Die Reisekostenabrechnung ist für den betroffenen Mitarbeiter, sowie für den bearbeitenden Angestellten oftmals unangenehm. Häufig fehlen wichtige Bestandteile, es wurde vergessen etwas einzureichen oder bestimmte Kosten sind gar nicht aufgeführt oder abgerechnet worden. In diesem Sinne ist es wichtig, schon im Vorfeld zu wissen, was alles zu einer ordentlichen Reisekostenabrechnung gehört. Mit den passenden Angaben kann schließlich auch die Sachbearbeitung zügig vorankommen. Nachfolgend werden acht Faktoren genannt, welche bei der Reisekostenabrechnung bedacht werden sollten.
Acht wichtige Bestandteile der Reisekostenabrechnung
Um ein vollständiges Bild der Reise und der Reisekosten für das Unternehmen abzuliefern, sollten folgende Bestandteile bedacht werden.
- Personenangaben: Wer ist gereist? Wohin ging die Reise? Welchen Zweck hatte die Geschäftsreise? Die Reisekosten müssen eindeutig zugeordnet werden können.
- Reisedauer: Gerechnet wird hier der Zeitpunkt der Abfahrt, bis zur Ankunft am Wohnort.
- Fahrtkosten: Stehen häufig im Zusammenhang mit der Reisedauer. Für den Zug gibt es ein Ticket, beim Auto wird häufig ein Fahrtenbuch geführt. Ansonsten können auch Tankbelege verlangt werden.
- Verpflegungsmehraufwand: Hier wird in Pauschalbeträgen gerechnet.
- Übernachtungspauschale: Die Übernachtung wird grundsätzlich ohne das Frühstück berechnet.
- Sachbezugswerte: Dabei kann es sich um eine Mahlzeit handeln, die kostenfrei vom Arbeitnehmer gewährt wurde. Es entsteht somit ein geldwerter Vorteil für den Arbeitnehmer. Wichtig ist die Unterscheidung zwischen dem Verpflegungsmehraufwand und den Sachbezugswerten für Mahlzeiten.
- Belege über Bewirtung: Die grundsätzliche Bewirtung muss in die Reisekostenabrechnung mit einfließen. Ein Geschäftsreisender sollte daher entsprechend Belege verlangen.
- Reisenebenkosten: Weitere absetzungsfähige Kosten während der Reise, müssen ebenfalls belegt werden.
Das Unternehmen muss die Betriebsausgaben erfassen können. Dazu zählen auch die Ausgaben, welche auf einer Geschäftsreise getätigt werden. Die Reisekostenabrechnung schafft hier Übersicht. Zudem tritt der Angestellte oftmals in Vorleistung und kann über die Belege beweisen, welche Kosten er erstattet bekommt. Die Reisekostenabrechnung ist damit für das Unternehmen und den Geschäftsreisenden gleichermaßen wichtig.
