Betriebsausgaben bei der ReisekostenabrechnungWie das Wort Betriebsausgabe formuliert, handelt es sich von der Kostenart herum Aufwendungen für das Unternehmen, für die Selbstständigkeit beziehungsweise für die Freiberuflichkeit. Rechtsgrundlage für Betriebsausgaben, die durch das Betreiben veranlasst werden, ist der § 4 Absatz 4 EStG, des Einkommensteuergesetzes. Für den Selbstständigen gilt der Grundsatz, dass er streng zwischen privat und betrieblich respektive gewerblich trennen muss. Er ist gehalten, separat von seinem Privatkonto ein eigenes Firmenkonto zu führen. Hier werden alle betrieblichen, die betriebsbedingten Einnahmen und Ausgaben verbucht. Betriebsausgaben sind finanzielle Aufwendungen, die im Zusammenhang mit der Gewinnerzielung im Betrieb anfallen. Sie müssen damit in einem unmittelbaren und auch sachlichen Zusammenhang stehen. Dann mindern sie das zu versteuernde Einkommen aus dem Gewerbebetrieb, aus der selbstständigen Arbeit oder aus der Land- und Forstwirtschaft. Die Summe der Betriebsausgaben wird von dem Gesamtbetrag der erzielten Einnahmen abgezogen. Was dann verbleibt, ist das zu versteuernde Einkommen, das sogenannte Einkommen vor Steuern. Die Betriebsausgaben senken die Steuerlast des Steuerpflichtigen. Dem gegenüber steht das Interesse des Finanzamtes, die Einkommensteuer möglichst genau zu berechnen, also nichts zu verschenken. Im Grunde genommen möchte keiner dem anderen etwas schenken; der Selbstständige nicht dem Staat, und der umgekehrt nicht seinen Bürgern. Vor diesem Hintergrund prüfen und bewerten die Finanzbehörden besonders bei den Betriebsausgaben sehr genau, ob die tatsächlich steuerabzugsfähig, also betriebsbedingt sind.

Im Grunde genommen ist die Definition einfach und klar. Alles was zum Betreiben des Unternehmens gehört, ist steuerabzugsfähig; alles andere hingegen nicht. Die Problematik liegt im individuellen Unternehmen, und dort bei einzelnen Arten und Anlässen für die entstandenen Ausgaben. Zum einen kann es strittig sein, ob sie betriebsbedingt sind oder nicht; zum anderen sind entstandene Ausgaben nur teilweise betriebsbedingt. In einem solchen Falle geht es um die Aufteilung der Ausgabensumme in die beiden Bereiche privat und betrieblich. Gesetzgebung und Rechtsprechung werden zur Thematik der Betriebsausgaben, beispielsweise bei Reisekostenabrechnungen, laufend aktualisiert. Trotzdem ergeben sich immer wieder neue Situationen, die erst- und insofern einmalig sind. Der Steuerpflichtige ist dabei im Hintertreffen. Er macht die Betriebsausgabe geltend, er erklärt sie also in seiner Steuererklärung. Das Finanzamt setzt die Steuer fest, es entscheidet somit auch über die steuerliche Anerkennung der Betriebsausgabe. Der dann folgende Steuerbescheid ist die Grundlage für die fällige Steuerzahlung. Der Steuerpflichtige ist zahlungspflichtig und muss sich nachträglich darum bemühen, die Steuerlast reduziert zu bekommen.

Betriebsausgaben: KontoauszugDer Selbstständige kann über seine Betriebsausgaben selbst entscheiden. Sie müssen lediglich in einem direkten betrieblichen Zusammenhang stehen. Dem Finanzamt hat kein Recht, inhaltlich zu prüfen oder zu bewerten, ob die EDV-Ausstattung zu aufwändig oder zu teuer war. Wenn sie betrieblich veranlasst ist und kein privater Zusammenhang besteht, dann ist das in Ordnung und steuerlich abzugsfähig. Allgemeine Betriebsausgaben fallen für jede Unternehmensführung an. Der Unternehmer erkennt sie auch daran, dass sie in jedem gängigen Kontenrahmen des Steuerberaters enthalten sind. Sogenannte besondere oder auch individuelle Betriebsausgaben sind unternehmensabhängig. Sie sind bei einem Bestattungsinstitut anders als in einer Rechtsanwalts- oder Steuerberatungskanzlei. In diesem Bereich liegen die Divergenzen, was ganz, teilweise oder gar nicht als eine steuerabzugsfähige Betriebsausgabe gilt. Das Finanzamt macht hier eine klare Abgrenzung. Sobald auch nur geringe Zweifel an der geltend gemachten Betriebsausgabe bestehen, wird sie nicht als solche anerkannt. Jetzt ist der Steuerpflichtige im Erklärungs- und Nachweiszwang. Das gilt beispielsweise bei der begrenzten Abzugsfähigkeit nach den §§ 4 und 5 EStG für Geschenke, Bewirtungen, Mehraufwendungen für Verpflegungskosten anlässlich von Geschäftsreisen oder für Buß- sowie Ordnungsgelder (also z.B. Knöllchen für falsches Parken).

Dem Selbstständigen sollte der Kausalzusammenhang zwischen dem Betreiben des Unternehmens und den dadurch verursachten Kosten bewusst sein. Das beginnt mit dem Anlass der Geschäftsreise. Das eine wird gerne mit dem anderen verknüpft oder vermischt. Entscheidend ist jedoch, was aus welchem Ursprung heraus geschieht. Wird an die notwendige Geschäftsreise ein freier Tag angehängt, oder ist das halbtägige Wochenendseminar der Aufhänger für das verlängerte gemeinsame Wochenende. In diesem Kontext sollten auch die im Verlaufe der Geschäftsreise anfallenden Kostenarten gesehen werden. Die Pauschalbeträge für die Tagesverpflegung sind mit maximal vierundzwanzig Euro pro Tag denkbar knapp (siehe FAQ zum Ansatz der Pauschalen zum Verpflegungsmehraufwand als Betriebsausgabe). Ein Geschäftsessen kann dabei helfen, den Tagesablauf angenehmer und betriebsbedingt kostengünstiger zu gestalten. Das muss dann aber sachlich und rechnerisch begründet sowie belegt werden.

Bei einer Geschäftsreise mit dem Firmenfahrzeug sind die belegten Ausgaben für den Kraftstoff eindeutige Betriebsausgaben. Die Kosten für die Unterkunft sind belegmäßig nachzuweisen. Der Unternehmer ist frei in seiner Entscheidung, ob er in einer kleinen Pension oder in einem Mehrsternehotel übernachtet. Wenn in der Übernachtungspauschale das Frühstück enthalten ist, dann muss es anteilmäßig heraus gerechnet, also vom Übernachtungspreis abgezogen werden. Ansonsten würde, zusammen mit der Verpflegungspauschale, der Frühstücksanteil als eine doppelte Betriebsausgabe geltend gemacht. Nebenkosten für Telefon (siehe hierzu Artikel zu Telefonkosten), Parkhaus, Transfer und dergleichen sind bei einem Belegnachweis abzugsfähige Betriebsausgaben. Für jede Kostenart muss der betriebsbedingte Zusammenhang herstellbar und nachprüfbar sein. Auf dem Weg mit einem Taxi zum Konferenzort oder zur Geschäftsbesprechung kann der mitgereiste Ehepartner auf eine kleinen Umweg zum Shopping in der Fußgängerzone abgesetzt werden, ohne dass die Betriebsbedingtheit der Taxi-Kosten dadurch fraglich wird. Die Anerkennung von Gebühren für Ordnungswiedrigkeiten für falsches Parken ist kaum durchsetzbar. Im Einzelfall muss überlegt werden, in welchem Verhältnis der Betrag im meistens zweistelligen Eurobereich zu dem Aufwand steht. Sofern die Begründung für diese eher niedrigen Kosten nicht hieb- und stichfest ist, gibt es keinen Anlass dafür, sie als betriebsbedingt anzuerkennen. Und je öfter solche Kosten im Erklärungszeitraum angefallen sind, umso schwieriger wird eine nachvollziehbare Begründung.

Betriebsausgabe: Einnahmen und AusgabenFür den Sachbearbeiter beim Finanzamt ist der Rechenweg denkbar einfach. Er stellt die beanstandeten, sprich als nicht steuerabzugsfähig anerkannten Betriebsausgaben mit Kostenart und Betrag in einer Excel-Tabelle zusammen. Die sich daraus ergebende Summe wird dem zu versteuernden Einkommen, also dem Einkommen vor Steuern hinzugerechnet. Behandelt werden diese Ausgaben wie Privatentnahmen. Dadurch erhöht sich das zu versteuernde Einkommen, und abhängig von der Höhe der beanstandeten Betriebsausgaben auch die Steuerlast. Alles, was auf dem Firmenkonto keine betriebsbedingten Ausgaben sind, wird automatisch als eine Privatentnahme gebucht und steuerlich auch so bewertet. In vielen Fällen ergibt sich das schon im Vorfeld, wenn der Steuerberater die EÜR, die Einnahmeüberschussrechnung erstellt und in diesem Zusammenhang die Ausgaben prüft sowie kontiert. Der Selbstständige hat dann zwar vor Wochen oder Monaten sein privates Konto geschont, indem er die Ausgabe über das Firmenkonto bezahlt hat. Doch im Endeffekt hat es nichts genützt. Er spürt diese einzelne Ausgabe zwar nicht direkt, aber doch mittelbar über die dadurch erhöhte Steuerzahlung. Die wird allerdings nur ganz selten in der Weise zerlegt, dass nachvollzogen und nachgerechnet wird, wie sie sich im Einzelnen zusammensetzt.

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Kommentar

Elisabeth Luchsbacher schrieb am 26. März 2015 um 20:19 Uhr:

Ich habe mein Gewerbe und Wohnsitz von Österreich wieder nach Deutschland verlegt.Mein Auftraggeber hat seinen Firmensitz in Innsbruck,er gibt mir die Aufträge,hat mich vor 2 monaten in die Schweiz zur Montage geschickt,ist er dazu verpflichtet mir Auslandskosten,oder eine Auslandspauschale zu zahlen?????

Jan schrieb am 27. März 2015 um 08:37 Uhr:

Was genau meinen Sie mit „Auslandspauschale“? Grundsätzlich ist sowas vor allem in den Verträgen/Angeboten zu definieren, die zwischen Ihnen und dem Auftraggeber bestehen. Ich glaube nicht, dass es eine generelle Pflicht zur Erstattung von Reisekosten durch den Auftraggeber gibt. Viel mehr liest man beim Suchen danach eher die Kommentare, dass der Auftragnehmer seine Reisekosten mit einzukalkulieren hat ….