Bewirtungsaufwendungen, FormularDie rechtlichen Grundlagen für die Begriffsbestimmung sowie die steuerrechtliche Einordnung der Bewirtungskosten bilden §5 des Einkommensteuergesetzes, die Einkommensteuerrichtlinie sowie die Hinweise und Empfehlungen des Bundesfinanzhofes.

Danach versteht man im Steuerrecht unter Bewirtungskosten jene Kosten, die im Zusammenhang mit dem Verzehr von Speisen, Getränken und anderen Genussmitteln entstehen. Dazu gehören auch die unmittelbar damit verbundenen Nebenkosten, wie beispielsweise Trinkgeld oder eine Garderobengebühr. Dabei ist es nicht maßgeblich, ob die Bewirtung in fremden oder eigenen Räumen des Unternehmens stattfindet. Maßgebend ist allein die Tatsache, dass die Speisen, Getränke und Genussmittel zum sofortigen Verzehr bestimmt sind und dass die Verköstigung im Vordergrund steht. Besuche in Nachtclubs oder Bars können aus diesem Grund nicht als Bewirtungskosten geltend gemacht werden, da die Bewirtungskosten im Verhältnis zur Gesamtrechnung den eher geringeren Teil ausmachen.

Ebenfalls nicht zu den Bewirtungskosten zählen die in den Unternehmen üblichen Gesten der allgemeinen Höflichkeit, wie etwa die Tasse Kaffee, die dem Besucher angeboten wird, oder Mineralwasser und Kekse bei einer betrieblichen Beratung. Diese Kosten sind im Rahmen der Werbekosten direkt als Betriebskosten abziehbar. Auch Produkt- und Warenverkostungen auf Messen, beim Kunden oder Hersteller sowie bei Zwischenhändlern sind gleichfalls keine Bewirtungskosten. Auch hier liegt direkt ein Werbeaufwand vor.

Das deutsche Steuerrecht unterscheidet zwischen nicht abzugsfähigen, teilweise abzugsfähigen und in voller Höhe abzugsfähigen Bewirtungskosten. Entscheidend für die Beantwortung der Frage, ob und in welcher Höhe Bewirtungskosten steuerlich geltend gemacht werden können, sind sowohl Anlass als auch Angemessenheit der Bewirtung und der damit entstandenen Aufwendungen. Für die Bewertung der Angemessenheit werden branchenübliche Kosten sowie die Größe des Unternehmens, längerfristiger Umsatz und Gewinn und die Bedeutung des Repräsentationsaufwandes für den Geschäftserfolg herangezogen. Übersteigen die Bewirtungskosten diese Grenze, wird sie nur in der Höhe angerechnet, die als angemessen angesehen wird.

Der Anlass der Bewirtung kann überwiegend privater Natur oder betrieblich bedingt sein. Bei Vorliegen betrieblich bedingter Bewirtungskosten ist weiterhin zu prüfen, inwieweit darüber hinaus eine geschäftliche Veranlassung der Bewirtung vorliegt.

Bewirtungskosten als nicht abzugsfähige Betriebskosten

Nicht abzugsfähig sind alle privat veranlassten Bewirtungskosten. Sie werden den Kosten der allgemeinen Lebensführung zugeordnet und können nicht steuermindernd gelten gemacht werden. Liegt gleichzeitig auch eine geschäftliche Veranlassung vor, so werden die Finanzämter prüfen, inwieweit eine Abzugsfähigkeit gegeben ist. In der Steuerrichtlinie wird jedoch ausdrücklich darauf hingewiesen, dass keine Betriebsausgaben vorliegen, wenn der Unternehmer Geschäftsfreunde im eigenen Haus bewirtet. Auch eine Geburtstagsfeier in einem Restaurant kann steuerlich nicht geltend gemacht werde.

Für die Bewertung, ob es sich um ein privates oder dienstliches Essen handelt, können folgende Kriterien herangezogen werden:

  • Wer tritt als Gastgeber auf?
  • Wer bestimmt die Gästeliste?
  • Wer ist als Gast geladen?
  • An welchem Ort findet die Veranstaltung statt?
  • Welchen Charakter trägt die Veranstaltung?

Bewirtungskosten als teilweise abzugsfähige Betriebskosten

Kosten von Geschäftsessen, BewirtungZu dieser Gruppe der Bewirtungskosten gehören solche, die betrieblich bedingt und geschäftlich veranlasst sind. Als typisches Beispiel gilt das Essen mit Geschäftsfreunden. Zu den Geschäftsfreunden zählen potentielle Kunden sowie Lieferanten, Kollegen, Handelsvertreter, Steuer- und Rechtsberater, Pressevertreter und Vertreter der Öffentlichkeit sowie Besucher des Unternehmens. Der Begriff der Geschäftsfreunde erstreckt sich auch auf deren Begleitpersonen.

Diese Kosten können jedoch nicht in voller Höhe geltend gemacht werden, da der Unternehmer selbst ebenfalls an diesen Geschäftsessen teilnimmt. Als Betriebskosten anzurechnen sind daher nur 70% der tatsächlichen Kosten.

Voraussetzung für die Abzugsfähigkeit ist neben dem geschäftlichen Anlass das Vorliegen eines ordnungsgemäßen Nachweises der Bewirtungskosten, für den folgende Angaben zwingend vorgesehen sind:

  1. Der Anlass der Bewirtung ist genau zu benennen. Hier reichen allgemeine Angaben, wie z.B. Geschäftsessen oder Arbeitsgespräch, nicht aus.
  2. Die Namen der bewirteten Personen sind anzugeben. Dies entfällt nur in dem Fall, in dem es dem Unternehmer nicht mehr zugemutet werden kann, alle Namen zu erfassen (z.B. bei einer Betriebsbesichtigung durch eine große Anzahl von Teilnehmern).
  3. Unterschrift des Gastgebers.

Diesem Beleg ist eine korrekte Rechnung des Restaurants beizufügen, die maschinell erstellt sein und folgende Angaben enthalten muss:

  • Name und Anschrift des Restaurants
  • Tag der Bewirtung
  • genaue Bezeichnung der verzehrten Speisen und Getränke (auch hier reichen allgemeine Angaben nicht aus)
  • Rechnungsbetrag in einer Summe, einschließlich Mehrwertsteuer und Nachweis des Mehrwertsteuersatzes
  • Ausstellungsdatum der Rechnung (unabhängig davon, ob die Rechnung am Tag der Bewirtung ausgestellt wird oder nicht)
  • Da Trinkgelder ebenfalls geltend gemacht werden können, müssen sie auf der Rechnung verzeichnet und vom Empfänger abgezeichnet sein.

Nicht ordnungsgemäß erstellte und abgerechnete Belege führen dazu, dass die Bewirtungskosten in ihrer gesamten Höhe nicht mehr abzugsfähig sind.

Bewirtungskosten, in voller Höhe abzugsfähig

Zu 100% sind alle Bewirtungskosten den Betriebsausgaben zuzurechnen, die betrieblich bedingt sind, bei denen jedoch kein geschäftlicher Anlass vorliegt. Zu ihnen zählen vor allem die Kosten für die Bewirtung der eigenen Arbeitnehmer sowie die damit verbundenen Nebenkosten.

Vorsteuerabzug bei Bewirtungskosten

Der steuerpflichtige Unternehmer kann die im Rahmen der Bewirtung angefallene Vorsteuer im vollen Umfang geltend machen. Dies bezieht sich auch auf die Kosten, die nur teilweise als Betriebsausgaben abgerechnet werden können sowie auf unangemessene Bewirtungskosten. Das heißt, unabhängig davon, in welcher Höhe die jeweiligen Kosten der Bewirtung anerkannt werden, kann die Vorsteuer in jedem Fall zu 100% geltend gemacht werden.

Vom Trinkgeld darf allerdings keine Vorsteuer abgezogen werden.

Steuerliche Auswirkungen auf den Bewirteten

Bewirtungskosten stellen also für den Unternehmer, der die Rolle des Gastgebers inne hat, immer einen Aufwand dar, der sich unter den oben erläuterten Umständen gewinnreduzierend auswirken kann. Wie verhält sich steuerrechtlich aber die Sache bei den bewirteten Personen?

Bewirtungskosten, BewirtungsbelegFür Gäste einer privaten Feier bzw. des Geschäftsessens ergeben sich keine steuerrechtlichen Konsequenzen. Anders jedoch ist die Bewirtung der eigenen Arbeitnehmer eines Unternehmens zu betrachten. In diesen Fällen ist zu prüfen, inwieweit die Bewirtung als Sachbezüge zu werten ist, der dem Arbeitslohn hinzugerechnet werden muss. In diesem Fall unterliegt die Zuwendung, die der Arbeitnehmer im Rahmen der Bewirtung erhält, der Lohnsteuerpflicht. Maßgeblich für die Beurteilung des geldwerten Vorteils ist vor allem die Tatsache, ob der Arbeitnehmer dafür, dass er seine Arbeitsleistung zur Verfügung stellt, eine objektive Bereicherung erhält. Gewährt beispielsweise ein Unternehmer seinen Arbeitnehmern regelmäßig ein verbilligtes Essen in einer Betriebskantine, so ist davon auszugehen, dass ein geldwerter Vorteil vorliegt.

Ausnahmen von dieser Regelung sind nur dann zulässig, wenn ein überwiegend eigenes betriebliches Interesse des Arbeitgebers an der Bewirtung seiner Arbeitgeber vorliegt. Dazu gehören die Mahlzeiten, die der Arbeitgeber im Rahmen einer geschäftlich veranlassten Bewirtung gewährt oder die kostenlose Mahlzeit anlässlich eines außerordentlichen Arbeitseinsatzes. In diesen Fällen steht das betriebliche Interesse eindeutig vor dem des einzelnen Arbeitnehmers. Voraussetzung dafür ist jedoch, dass der Wert der Mahlzeit die Höchstgrenze der Aufmerksamkeit (§19 EStG) nicht überschreitet. Diese liegt derzeit bei 40 Euro pro Monat und Arbeitnehmer. Grundsätzlich sind auch herkömmliche Betriebsveranstaltungen, wie Weihnachtsfeier oder Betriebsausflug, kein Arbeitsentgelt, wenn die hierfür festgelegten Höchstbeträge von derzeit 110 Euro (inkl. Mehrwertsteuer) je Veranstaltung bei maximal zwei Veranstaltungen pro Jahr nicht überschritten werden.

Bewirtung im Ausland

Bewirtungskosten, die außerhalb Deutschlands entstanden sind, können ebenfalls als Betriebsausgaben geltend gemacht werden. Auch hier verlangen die Finanzämter maschinell erstellte Belege, es sei denn, der Unternehmer weist nach, dass ein solcher Beleg nicht ausgestellt werden konnte.

Da für im Ausland gezahlte Mehrwertsteuer kein Vorsteuerabzug möglich ist, wird der Bruttobetrag in der anrechenbaren Höhe den Betriebskosten zugeordnet.

Veröffentlicht in: Lexikon
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Kommentar

Carmen schrieb am 10. Februar 2015 um 11:53 Uhr:

Hilfe…. Reisekostenabrechnung vom Chef (gilt als Arbeitnehmer)
Mein Chef war mit 2 Kollegen auf der Messe. Nun habe ich die Belege auf dem Tisch. Zum einen die Hotelrechnung aller Übernachtungen des Chefs und der Kollegen inkl. Frühstück und 3x Mittagessen. Diese Rg wurde über Kreditkarte des Chefs beglichen. Ausserdem habe ich Restaurantrechnungen. Die Restaurantrechnungen buche ich 30%70% da hier auch Lieferanten und Kunden eingeladen wurden. Wie buche ich die Hotelrechnung? Insbesondere Frühstück und Mittagessen? alles auf die Reisekostenabrechnung vom Chef? Ich hoffe, mir kann jemand weiterhelfen!
Achso, die 2 Kollegen haben eine Verpflegungspauschale bekommen