Bezahlung auf Dienstreisen im Ausland

Gerade wer geschäftlich Gebiete bereist, die außerhalb der Europäischen Union liegen, der sollte sich vor der Reise unbedingt Gedanken darüber machen, wie er seine Ausgaben im Ausland bezahlen will. Nicht immer ist es selbstverständlich, dass der nächste Geldautomat (wie in deutschen Städten üblich) gleich um die Ecke ist und nicht jedes Zahlungsmittel das wir aus Deutschland kennen wird im Ausland einfach so anerkannt. Wir haben uns daher einige Gedanken gemacht und wichtige Tipps zur Bezahlung mit verschiedenen Zahlungsarten auf Dienstreisen im Ausland in diesem Artikel für Sie zusammengefasst.

Barzahlung

Die Barzahlung ist immer noch das sicherste Mittel um Rechnungen im Ausland zu begleichen. Fährt man in ein fremdes Land, das nicht den Euro als Zahlungsmittel hat, so sollte man sich vorab unbedingt bereits einen kleineren Barbetrag wechseln lassen. Hierzu setzt man sich am besten mit seiner Hausbank in Verbindung oder sucht Wechselstellen auf. In Deutschland sind Wechselstellen eher schwer zu finden – versuchen kann man es aber an Flughäfen oder großen Bahnhöfen. Nicht immer ist der Geldwechsel in Deutschland günstiger als direkt in der Ziel-Destination, daher macht es vorab Sinn einmal Informationen über das Land einzuholen und zu überlegen, wie viel Geld man bereits in Deutschland einwechseln sollte und wieviel man dann lieber im Ausland einwechselt. Wichtig hierbei ist auch die Frage: Gibt es im Zielgebiet der Geschäftsreise überhaupt Wechselstuben oder muss man vielleicht an Standorten mit ohnehin hohen Wechselgebühren (z.B. an Flughäfen) sein Geld wechseln?

Versuchen Sie auch im Ausland immer für jede geschäftliche Zahlung einen Beleg / Quittung zu kriegen. Gerade in kleineren Geschäften außerhalb der EU kann das schon mal zu Schwierigkeiten führen, man sollte aber hartnäckig bleiben. In anderen Ländern ist das Aufbewahren von Belegen übrigens sogar sehr viel wichtiger als in Deutschland. In Italien beispielsweise soll es in der Vergangenheit auch schon vorgekommen sein, dass man beim Verlassen des Geschäfts von der Exekutive auf den Kaufbeleg mit richtig ausgewiesener Steuer angesprochen worden ist – kann man diesen nicht vorweisen, so kann dies unter Umständen böse Folgen haben.

Girokonto und EC-Karte

Fast alle Deutschen haben ein Girokonto mit passender Kontokarte. Damit man im europäischen Ausland über die Kontokarte auch Geld bekommen kann sollte man darauf achten, dass auf der Karte das Maestro-Logo abgebildet ist. Wer dieses Logo nicht auf seiner Karte findet, der sollte rechtzeitig (am besten 4-6 Wochen vor Reisebeginn) mit seiner Bank sprechen und eine neue Karte beantragen, ggf. ist sogar ein Wechsel des Girokontos notwendig – hier helfen dann Kontovergleiche wie der Kontovergleich auf girokonto.org um einen geeigneten, neuen Anbieter zu finden.

Wer außerhalb der Euro-Zone Geld mit der Kontokarte abheben will, der stößt schnell an die Grenzen des Möglichen (auch, wenn sich das Maestro-Logo auf der Karte befindet). Vor allem im asiatischen und im afrikanischen Raum kann man es hier schnell zu Problemen kommen.

Wer also in Länder außerhalb der EU-Zone reist, der sollte rechtzeig über eine Alternative zur EC-Karte nachdenken. Eine Kreditkarte kann hier durchaus sinnvoll sein…

Kreditkarte

Wer freiberuflich oder selbständig öfter im Ausland unterwegs ist, der sollte sich unbedingt überlegen, ob nicht eine Kreditkarte das richtige Zahlungsmittel auf Reisen ist. Mit einer Kreditkarte macht man sich etwas unabhängiger und die Kreditkarten der bekannten Unternehmen werden dabei an vielen Stellen als Zahlungsmittel akzeptiert (bzw. helfen zumindest beim Geldabheben am Automaten).
Wer als Angestellter viel im Ausland unterwegs ist, der sollte mit seinem Chef das Gespräch führen ob er nicht eine Kreditkarte vom Unternehmen gestellt bekommen kann. Hierzu muss in der Regel eine Vollmacht des Arbeitgebers ausgestellt werden, die seinen Angestellten zu Zahlungen bis zu einem gewissen Limit bevollmächtigt. Das Ganze braucht natürlich eine ganze Portion Vertrauen vom Arbeitgeber in seinen Angestellten. Vorteil: Man spart sich das Abrechnen von Auslagen und muss nicht mit eigenen Mitteln in Vorleistung gehen. Nachteil: Es entsteht Aufwand durch das Zusammensammeln von Belegen und das Abgleichen der monatlichen Kreditkartenabrechnung für den Arbeitnehmer.

Wichtig beim Thema Kreditkarte: Prüfen Sie vorab, welche Kreditkarten in welchen Ländern akzeptiert werden. Hier gibt es große Unterschiede. Kreditkarten die wir in Deutschland häufig verwenden, haben in anderen Ländern vielleicht einen geringeren Stellenwert. American Express beispielsweise findet in Deutschland sehr wenig „Anhänger“, in den USA ist die Karte aber sehr beliebt. Grundsätzlich lässt sich sagen, dass man mit Mastercard und Visacard nicht schlecht fährt (hier findet man auch eine Grafik, die zeigt dass in den letzten Jahren die Anzahl der ausgegebenen Mastercards und Visacards ungefähr auf einem ähnlichen Niveau lagen – mit viel Abstand zu allen anderen Kreditkartenmarken, ähnliches dürfte für die Akzeptanz gelten).

Rechnungen im Ausland und die Steuer

Ist man nach der Dienstreise wieder zurück in Deutschland, so bleibt die Frage: Wie gehe ich mit meinen Belegen und Reisekosten eigentlich buchhalterisch um? Für Unternehmer gilt hier: Die Rechnungen können als Betriebsausgabe angesetzt werden (sofern Sie glaubhaft zur Durchführung des Geschäftsbetriebs dienen), Vorsteuer darf aber nicht gezogen werden. Da die gezahlte Umsatzsteuer eben nicht in Deutschland entrichtet worden ist, kann man sich diese Steuern natürlich auch nicht in Deutschland zurückholen.

Wer die Vorsteuer erstattet bekommen möchte, der muss den Weg über das Land nehmen, in dem die Steuer abgeführt worden ist. Oft ist dies mit erheblichem zeitlichem und organisatorischem Aufwand verbunden und lohnt daher nur bei größeren Beträgen. Wer hier Informationen braucht, der kann sich hier mit dem Thema Vorsteuervergütung auseinandersetzen.