Business Package, Business Pauschale bei ReisekostenWer als Arbeitnehmer geschäftlich auf Reisen ist (also auf einer Dienstreise), der kann gleich im Vorhinein an einigen Stellen sicherstellen, dass die Reisekostenabrechnung optimal ausfällt. Ein Großer Hebel für die Optimierung (im Rahmen von Verpflegungsaufwendungen und Übernachtungskosten) der eigenen Reisekostenabrechnung kann mit dem Schlagwort „Business Package“ (häufig auch als Business Pauschale bezeichnet) beschrieben werden. In diesem Beitrag klären wir darüber auf, was man unter einem Business Package versteht und warum Arbeitnehmer bei der Buchung des Hotels auf die Buchung einer Business Pauschale achten sollten um bei der Reisekostenabrechnung optimal zu profitieren.

Der Kniff beim Business Package ergibt sich aus den Regelungen zu den unterschiedlichen Steuersätzen, die seit 2010 für Frühstück und Übernachtung gelten. Für die Übernachtung wird danach eine Mehrwertsteuer von 7% fällig, für Frühstück und weitere Nebenkosten (z.B. WLAN-Zugang oder Parkplatz) fällt eine Mehrwertsteuer von 19% an.

Wird bei Rechnungen von Hotels das Frühstück als einzelne, separate Leistung in der Rechnung ausgewiesen, so lassen sich die hier angesetzten Kosten nicht vollständig (und lohnsteuerfrei) durch den Arbeitgeber ersetzen. Viel mehr wird der in der Rechnung angesetzte Kostensatz für das Frühstück in vollem Umfang von der Pauschale zum Verpflegungsmehraufwand (siehe hierzu auch Tabelle zum Verpflegungsmehraufwand 2012, Tabelle zum Verpflegungsmehraufwand 2013, Tabelle zum Verpflegungsmehraufwand 2014, Tabelle zum Verpflegungsmehraufwand 2015, Tabelle zum Verpflegungsmehraufwand 2016) abgezogen und der Erstattungsbetrag schmälert sich.

Viele Hotels weisen das Frühstück daher mittlerweile (auf Nachfrage nach einem Business-Package-Arrangement) für Ihre geschäftlichen Übernachtungsgäste zusammen mit anderen Nebenleistungen (z.B. WLAN-Zugang) in einer einzelnen Sammelposition (als „Business Package“ oder „Business Pauschale“ bezeichnet) aus. Da die Frühstückskosten jetzt als Bestandteil der Reisenebenkosten gelten, können Sie nun erstattet werden. Damit trägt der Reisende nur noch seinen Eigenanteil in Höhe von 4,80 Euro für das Frühstück und erhält alle weiteren Kosten der Hotelrechnung lohnsteuerfrei ausgezahlt.

Wichtig: Der Arbeitnehmer sollte in jedem Fall darauf achten, dass die Rechnung des Hotels auf die Firmenadresse des Arbeitgebers ausgestellt wird. Nur so ist sichergestellt, dass der Arbeitgeber auch was mit der Hotelrechnung anfangen und diese in den Betriebsausgaben ansetzen kann.

Eine Auflistung an Nebenleistung die in einem Business-Package enthalten sein können:

  • Parkplatz
  • WLAN / Internetzugang
  • Shuttle-Services
  • Reinigungs- und Bügeldienste, auch Schuhputz-Services
  • Fitnessraum, Wellness-Bereich
  • Brief-, Post- und Faxdienste im Hotel
  • Nutzung weiterer spezieller Örtlichkeiten (Business- oder Büroräume) im Hotel

Es reicht übrigens normalerweise vollkommen aus, wenn die Hotelrechnung einen Sammelposten „Business Package“ enthält. Die einzelnen Nebenleistungen die zu dieser Business-Pauschale gehören brauchen normalerweise nicht separat benannt werden.

Business-Package, ein Beispiel

Hier ein Beispiel zur Veranschaulichung: Schlüsselt man die Kosten eines Hotelaufenthalts in 89 Euro für die Übernachtung, 14 Euro für das Frühstück, 8 Euro für den WLAN-Zugang und 6 Euro für den Parkplatz einzeln auf, so erstehen Gesamtkosten in Höhe von 117 Euro.

Würde das Frühstück als eigener Posten auf der Hotelrechnung auftauchen, so lassen sich folgende Kosten über die Reisekostenabrechnung zurück holen: Übernachtungskosten (=89 Euro), WLAN (=8 Euro) und Parkplatz (=6 Euro) rechnen. Das Frühstück lässt sich hier nicht anrechnung, hinzu kommt aber die Pauschale für den Verpflegungsmehraufwand (bei Aufenthalt über 24 Stunden sind das 24 Euro), so dass sich eine Gesamterstattung von 127 Euro ergibt.

Weist der Hotelier nun WLAN, Frühstück und Parkplatz aber in einem Sammelposten als „Business Package“ aus, werden diese Nebenleistungen gesammelt in der Rechnung mit einem Betrag von 28 Euro angesetzt. Der Reisende kann nun mit einer Erstattung seiner Übernachtungskosten (=89 Euro), der Kosten für die Business Pauschale (=28 Euro) und der Pauschale für den Verpflegungsmehraufwand abzüglich dem Eigenanteil von 4,80 Euro für das Frühstück (= in Summe 19,20 Euro) rechnen. Das macht eine Gesamterstattung in Höhe von 136,20 Euro.

Die Abrechnung von Verpflegungsleistungen im Rahmen eines Sammelpostens „Business Package“ ergibt für den Mitarbeiter also einen Vorteil in Höhe von 9,20 Euro bei der Reisekostenabrechnung.

Veröffentlicht in: Lexikon
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Kommentar

Yue Yao schrieb am 11. Januar 2014 um 15:03 Uhr:

Ihr Beispiel habe ich nicht verstanden. 89,- oder 80,- für Übernachtung? Wo kommt 19,20? Business Packet spart mir als Arbeitnehmer Geld?

Jan schrieb am 4. Februar 2014 um 14:32 Uhr:

Hallo, danke für den Hinweis. Da haben sich einige Fehlerchen in der Berechnung eingeschlichen gehabt. Dies wurde korrigiert!

Silvana Voigt schrieb am 21. Juli 2014 um 11:57 Uhr:

Hallo Jan,
bezüglich der Reisekosten mit ÜN+FS ist mir eine Sache etwas unklar, vielleicht kannst du mir hier weiterhelfen? Wenn unsere Firma die komplette Hotelrechnung (ÜN+FS) bezahlt und der AN den VMA abzgl. der 20% ausgezahlt bekommt, wie buche ich dann das Frühstück, was mit 7% ausgewiesen ist und ja eigentlich nicht mehr als BA abzugsfähig ist? Kann der Betrag dann auf „Reisekosten AN“ gebucht werden, da ja der VMA bereits um 20% gekürzt ist oder muss das FS auf „nicht abzugsf.BA“ gebucht werden?

Vielen lieben Dank!
LG Silvana

Jan schrieb am 21. Juli 2014 um 12:19 Uhr:

Hi. Puuh, wie das buchhalterisch zu erfassen ist kann ich dir leider nicht sagen :(

Marcel schrieb am 25. September 2014 um 11:01 Uhr:

Hallo Jan,

hab da auch noch ein kleines Problem. :-)
Ich habe eine Hotelrechnung mit ÜN und FS seperat ausgewiesen. Die 4,80€ Sachbezugswert wurden mir nun aber von der Hotelrechnung abgezogen anstatt von meiner Verpflegungspauschale. Hat mir ein Minus von 2,80€ beschert.
Frage, ist das so korrekt? Weil ich in allen Richtlinien diese Vorgehensweise nur im Zusammenhang gefunden habe, wenn das FS nicht aus dem Gesamtbetrag der Rechnung ersichtlich ist.

Vielen Dank schon mal.

Lg Marcel

lobu schrieb am 1. Oktober 2014 um 16:09 Uhr:

Hallo, also es gibt keine Verpflichtung des AG für die Zahlung von Verpflegungsmehraufwendungen und Übernachtungspauschalen, es sei denn es ist vertraglich vereinbart (AV oder TV).
Bei einer Auslandsreisen mit Übernachtung im Inland, darf der AG nur die inländische Übernachtungspauschale steuerfrei erstatten (auch bei vertraglicher Regelung). Anders ist es bei den Verpflegungsmehraufwendungen, da können die ausländischen Pauschalen steuerfrei vom AG erstattet werden. da der AG dazu nicht verpflichtet ist.

Dirk schrieb am 24. August 2016 um 20:42 Uhr:

Ist das Beispiel und deren Differenz so richtig?
Bin nun verwirrt, dass es
a) bei der Rechnung ohne Buisness-Packet keine Kürzung bei der Verpflegungsmehraufwendung gibt.
b) bei der Rechnung mit Pauschale der Tagessatz von 24€ entfällt.

Gehe davon aus, dass bei Rechnungen für Übernachtungen mit Frückstück das Frühstück aufgrund der unterschiedlichen Steuersätze immer separat aufgeführt ist. Entscheidend für die Abrechnung ist, ob das Frühstück ‚nur‘ separat oder als Buisness-Pauschale aufgeführt wird.
Auf der Seite heisst es: “ Wird bei Rechnungen von Hotels das Frühstück als einzelne, separate Leistung in der Rechnung ausgewiesen, so lassen sich die hier angesetzten Kosten nicht vollständig (und lohnsteuerfrei) durch den Arbeitgeber ersetzen. Viel mehr wird der in der Rechnung angesetzte Kostensatz für das Frühstück in vollem Umfang von der Pauschale zum Verpflegungsmehraufwand abgezogen und der Erstattungsbetrag schmälert sich.“
Meine Berechnung säh so aus, dass das Frühstück mal abgerechnet werden könnte und mal nicht. Somit ergibt sich bei mireine Differenz von 14€ !?