Wer geschäftlich häufig unterwegs ist, der bekommt meist einen Dienstwagen bewilligt. Mit diesem Privileg gehen aber auch Pflichten einher. Grundsätzlich ist es wichtig in einem Überlassungsvertrag Regelungen zu finden, welche das Verhältnis zwischen Fahrer und Arbeitgeber in Bezug auf den Dienstwagen regeln.

Werden keine exakten Aussagen über diese Vereinbarung getroffen, kommt es häufig zum Streit über diverse Kosten.

Welche Aspekte sollten im Überlassungsvertrag geregelt sein?

In einem Dienstwagenüberlassungsvertrag wird detailliert beschrieben, welche Verpflichtungen bei der Nutzung eines Firmenwagens zu erfüllen sind. Die pflegliche Behandlung des PKWs steht hier weit oben auf der Prioritätenliste. Damit soll gewährleistet werden, dass das Auto nicht anders behandelt wird, als ein privater PKW. Weitere Aspekte werden nachfolgend aufgelistet.

  • Privater Zweck: Firmenwagen ReisekostenabrechnungEs ist zu regeln in welchem privaten Bereich der Fahrer den Dienstwagen nutzen darf. Der tägliche Bedarf, wie das Einkaufen, ist häufig abgedeckt, sofern nur eine kurze Strecke zurückzulegen ist. Die Fahrt in den Urlaub ist hingegen nicht selbstverständlich. Sprit für Privatfahrten muss für gewöhnlich herausgerechnet werden.
  • Fahrzeugnutzung: Es ist festzuhalten, dass das Fahrzeug in erster Instanz für Dienstfahrten zuständig ist. Bei privater Nutzung ist der Umfang genau zu definieren. Zudem müssen die Fahrer festgelegt werden. Dürfen Familienangehörige den Wagen nutzen? Für gewöhnlich werden zudem Personen ausgeschlossen, die noch einen Führerschein auf Probe besitzen.
  • Spritkosten: Meist wird eine Tankkarte überlassen. Es ist eine Regelung niederzuschreiben, dass damit nur Kraftstoff für Arbeitsfahrten erworben werden darf. Alternativ kann die Nutzung auf den Dienstwagen beschränkt werden.
  • Verkehrstauglichkeit: Inspektionen zahlt das Unternehmen. Aber der Nutzer kann verpflichtet werden, sich um die Sicherheit und Fahrttauglichkeit zu kümmern.
  • Fahrtenbuch: Um steuerlich auf der sicheren Seite zu sein, sollten Fahrten in einem entsprechenden Buch festgehalten werden.
  • Beschädigungen: Übernimmt die Kaskoversicherung die Schäden nicht, da der Fahrer den PKW unsachgemäß geführt hat, so wird dieser in Haftung genommen. Der Schadensersatz ist zu entrichten, wenn grob fahrlässig gehandelt wurde. Bei leichter Fahrlässigkeit zahlt das Unternehmen. Bei mittlerer Fahrlässigkeit werden die Kosten geteilt. Bei Diebstahl ist die Polizei zu verständigen. Auch dies ist im Überlassungsvertrag festzuhalten.
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