Seit dem 01.01.2014 wurden die Reisekosten und deren Abrechnung neu geregelt. Die Reform sorgte für entscheidende Änderungen bei den Übernachtungskosten und Verpflegungspauschalen, außerdem wurde der bisher gebräuchliche Begriff „regelmäßige Stätte“ nun durch die Bezeichnung „erste Tätigkeitsstätte ausgetauscht. Insgesamt sind die Änderungen damit noch vergleichsweise klein, dennoch bleibt das Thema der Reisekosten und ihrer korrekten Abrechnung in den Köpfen präsent, sei es nun für Selbständige, Arbeitnehmer oder Unternehmen. Denn vieles gilt es zu beachten und Fehler werden in der Abrechnung meist schnell bestraft.
Durch technische Hilfen wird die Reisekostenabrechnung heutzutage zum Kinderspiel
Die Abrechnung von Reisekosten kann so manches Mal zur Belastungsprobe werden, denn ob es nun die Vorbereitung, die Genehmigung oder die letztendliche Abrechnung ist, vieles gilt es zu beachten und die Zeit vieler Arbeitnehmer und Unternehmer ist oft knapp oder kann besser investiert werden. Die effektivste Methode, um die stressigen und nicht selten auch einfach nervigen Formalitäten abzuwickeln, bietet mittlerweile der Software-Markt, denn hier stehen etliche Lösungen bereit, die den Nutzer entlasten sollen. Eine Optimierung der Prozesse steht dabei an oberster Stelle, wobei einerseits der Zeitaufwand und andererseits der Verwaltungsaufwand minimiert werden sollen. Ebenso bieten moderne Softwares meist ein hohes Maß an Transparenz und natürlich wird auch auf Genauigkeit und Korrektheit sehr viel Wert gelegt. Bei einer solchen Anwendung müssen die Nutzer außerdem darauf vertrauen können, dass das gewählte Programm eine entsprechende Rechtssicherheit aufweisen kann, aber auch die Funktionalität und eine schnelle, intuitive Bedienung erleichtern die Arbeit meist ungemein.
Abrechnung und Verwaltung mit Lexware
Eines der bekanntesten Tools dürfte hier sicherlich Lexware reisekosten sein, denn das erfolgreiche Unternehmen, dass in Sachen Buchhaltung, Rechnungswesen und vielen weiteren Unternehmens- und Branchenbereichen sogar Marktführer ist, kann auch hier mit einer effizienten Lösung punkten. Die leistungsfähige Desktop-Lösung integriert nicht nur das Reisekostenmanagement, sondern ebenfalls ein Fahrtenbuch mit KfZ-Verwaltung. Dabei versichert Lexware außerdem, dass sämtliche, Länder, Pauschalen und Währungen bereits automatisch in der Programmdatenbank hinterlegt sind. Die Version für das Jahr 2014 übernimmt dabei standardmäßig die Änderungen aus der Reisekostenreform, kann jedoch auch mit zahlreichen anderen Pluspunkten aufwarten. Dazu zählen unter anderem:
- Leichter Programmeinstieg dank praktischem Schritt für Schritt Assistenten, zusätzlich ist außerdem ein Leitfaden für die richtige Abrechnung enthalten
- Abrechnung wird durch Plausibilitätsprüfungen sicherer gestaltet
- Belegerfassung mit fortlaufender Belegnummerierung, zudem können entsprechende Belegsammelmappen angelegt und bei Bedarf gedruckt werden
- Automatisierte Dateneingabe, automatische Kontierung, Vorsteuer- und Kilometergeldberechnung
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„Lexware reisekosten ist […] exzellent ausgerüstet. Nützliche Eingabehilfen sorgen für einen hohen Bedienungskomfort und eine fehlerfreie Abrechnung.“ Zitat Business&IT
Welche Kosen sind überhaupt relevant für eine Abrechnung?
Die Reisekosten setzen sich generell aus einer Vielzahl von unterschiedlichen Positionen zusammen, die allesamt in der Abrechnung Erwähnung finden (können). Dazu gehören die Fahrtkosten, die Übernachtungskosten, der Verpflegungsmehraufwand und die Reisenebenkosten.
1. Fahrtkosten
Zu den Fahrtkosten zählen Fahrten von der Wohnung zur „ersten Tätigkeitsstätte“, die mit 30 ct. pro Entfernungskilometer abgerechnet werden können.
Bei Geschäftsreisen werden Aufwendungen für Hin- und Rückfahrt, Zwischenheimfahrten und Fahrten am Reiseziel fällig, die bei der Nutzung von öffentlichen Verkehrsmitteln oder Mietwagen mithilfe der Belegabrechnung nachzuweisen sind.
2. Übernachtungskosten
Die Übernachtungskosten sind die Kosten, die in Herberge, Hotel, Fremdenzimmer, Zweitwohnung oder Appartement entstehen. Nicht dazu gehören jedoch Kosten, die neben der Übernachtung anfallen, also zum Beispiel die Telefon- oder Fernsehnutzung, die Minibar oder eine zusätzliche Garage. Gegebenenfalls greifen hier jedoch die Reisenebenkosten.
3. Verpflegungsmehraufwand
Gerade in diesem Bereich hat sich aufgrund der Reform einiges geändert. Unter anderem gibt es hier nun nur noch zwei Pauschalen, früher waren es drei. Hierbei handelt es sich einerseits um die mehr als 8-stündige Reise und andererseits um die 24-stündige Abwesenheit. Ebenso haben sich die Regelungen bezüglich der An- und Abreisetage geändert. Grundsätzlich handelt es sich bei dem Verpflegungsmehraufwand jedoch um zusätzliche Kosten, die dadurch entstehen, dass sich eine Person aus beruflichen Gründen entweder außerhalb der Wohnung oder außerhalb der ersten Tätigkeitsstätte aufhält. Entsteht durch diesen Umstand eine Situation, in der der Betroffene sich nicht so günstig wie Zuhause verpflegen kann, werden Kosten für den Verpflegungsmehraufwand fällig. Dabei werden bestimmte Pauschalen genutzt, die meist nach einem gewissen Tagesgeld geregelt sind.
4. Reisenebenkosten
Unter diesem Punkt laufen alle denkbaren Nebenkosten, die bei einer Reise möglich sind. Unter anderem zählen dazu berufliche Telefongespräche, aber auch Parkgebühren, Stornokosten bei Flügen oder Umbuchungen können in diesen Bereich fallen. Damit die Kosten im Nachhinein auf der Abrechnung geltend gemacht werden können, ist jedoch in jedem Fall der belegmäßige Beweis anzuführen.
Wichtig: Entsprechende Belege dürfen zum Kopieren NICHT zerschnitten werden, denn so verlieren sie ihre Gültigkeit und werden demnach auch nicht mehr bei der Betriebsprüfung akzeptiert!
Bildnachweis:
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