Reisekosten, Reisekostenabrechnung bei Dienstreisen im AuslandSobald ein Mitarbeiter auf Geschäftsreise geht, entstehen auch außergewöhnlich Kosten für z. B. die Unterkunft. Dies gilt, auch wenn der Arbeitnehmer woanders als an seinem gewöhnlichen Arbeitsplatz tätig ist wie etwa auf einer Messe.

Bei Reisen ins Ausland gibt es (im Rahmen der Reisekostenabrechnung) einige Besonderheiten, die beachtet werden müssen. Diese sollen im folgenden Artikel genauer erörtert werden.

Was kann und was kann nicht abgerechnet werden?

Abgerechnet können allgemeine Reisekosten wie z. B. Fahrkarten, Benzinkosten usw., Übernachtungskosten und die Kosten, die die Verpflegung fordern. Nicht abgerechnet können Kosten für Souvenirs für die Familie daheim, Vergnügungskosten wie z. B. das Pay-TV-Abo im Hotel usw.

Ist der Arbeitgeber verpflichtet, Reisekosten zu erstatten?

Im Grunde besteht für den Arbeitgeber die Verpflichtung, die Reisekosten seiner Mitarbeiter zu erstatten. Allerdings kann diese Verpflichtung anhand von Dienstanweisungen, Tarifverträge, Betriebsvereinbarungen etc. anders geregelt sein. Zudem muss die Verhältnismäßigkeit gegeben sein. Luxushotels und Limousinen Services werden weder von Arbeitgebern noch vom Finanzamt anerkannt. Sofern die Auswahl aufgrund einer Anweisung vom Chef geschieht, liegt die Sachlage natürlich anders. Trifft die Wahl der Arbeitnehmer muss er darauf achten nicht über die Stränge zu schlagen.

Wichtig ist es in jedem Fall, eine korrekte Abrechnung abzugeben. Überzogene und falsche Abrechnungen können eine Kündigung nach sich ziehen.

Welche Pauschalen und Kostensätze existieren?

Für Geschäftsreisen ins Ausland gelten andere Pauschalen und Kostensätze als für welche im Inland. Diese Pauschalen variieren von Land zu Land, einheitliche für Geschäftsreisen ins Ausland existieren nicht. Diese Pauschalen werden jährlich überprüft und ggf. angepasst. Nachzulesen sind diese unter Publikation beim Bundesministerium für Finanzen.

Aber welche Übernachtungs- und Verpflegungspauschalen gelten wann?

Für die Reisekostenabrechnung gelten jeweils die Pauschalbeträge, die der Reisende für 24 Uhr Ortszeit erreicht. Bei eintägigen Auslandsreisen ist der letzte Ort, wo der Reisende tätig war, ausschlaggebend für die Reisekostenabrechnung. Bei Ländern, die in der Übersicht des Bundesfinanzministeriums nicht aufgelistet sind, gelten die Pauschalbeträge für Luxemburg gültig. Hier haben wir die Pauschalen für das Jahr 2018 für Sie zusammengefasst, die Pauschalen für 2017 gibts hier und die Pauschalen 2016 finden Sie hier.

Tatsächlich entstandene Ausgaben für Übernachtungen können mittels der entsprechenden Belege abgesetzt werden. Ansonsten greifen die Pauschalbeträge. Allerdings können auch Kürzungen erfolgen. Sobald ein Hotel einen Paketpreis für seine Leistungen in Rechnung stellt, was z. B. Übernachtung und Frühstück beinhaltet und der Betrag für die Mahlzeit nicht extra ausgewiesen werden kann, wird der Betrag des Verpflegungsmehraufwandes folgendermaßen gekürzt:

  • Für das Frühstück werden bei einer Abwesenheit von 24 Stunden 20 % der vollen Verpflegungspauschale angezogen.
  • Für das Mittag- bzw. Abendessen werden bei einer Abwesenheit von 24 Stunden 40 % abgezogen.

Der prozentuale Abzug erfolgt jeweils von am Unterkunftsort gültigen Pauschalen für den Verpflegungsmehraufwand und nur bei einer Abwesenheitsdauer von mindesten einem vollen Tag.

Wird eine Geschäftsreise mit dem Privatfahrzeug angetreten und durchgeführt kann eine Kilometerpauschale pro gefahrenen Kilometer geltend gemacht werden. Sollte man noch Kollegen mitnehmen erhöht sich dementsprechend der Pauschalbetrag.

Ebenfalls ist es möglich, die individuellen Fahrzeugkosten als Grundlage zu nehmen. Allerdings muss dazu vorab einen Kilometersatz berechnet werden, der sich aus der Abschreibung des Fahrzeugs, Zinsen, Fahrzeugsteuern, Reparaturen, Wartung, Versicherung und Treibstoff pro Jahr zusammensetzt. Dieser Jahreswert wird dann durch die gefahrenen Kilometer im gleichen Zeitraum geteilt. Dieser Aufwand lohnt sich allerdings eher für sehr teure Fahrzeuge. Diese Berechnung muss selbstverständlich der Reisekostenabrechnung beigefügt werden.

Sofern die Reise mit einem Firmenfahrzeug stattfindet, entfallen die Möglichkeiten als Privatperson Ausgaben geltend zu machen.

Welche Belege müssen aufgehoben werden?

Prinzipiell ist festzuhalten: wann die Reise angetreten wurde, wann diese endete und wohin die Reise ging. Am besten ist es vorerst alle Belege und Quittungen sich geben zu lassen bzw. aufzuheben. Insbesondere Tickets für Bahn und Flug usw., Hotelbelege, Taxibelege, Belege von öffentlichen Verkehrsmitteln, Restaurantbelege und auch Belege über sonstige Ausgaben wie Telefonate (siehe hierzu Artikel mit allen Informationen zu Telefonkosten) etc. sollten gründlich verwahrt werden. Wobei Hotelpauschalen auch ohne Belege ausgezahlt werden. Diese Pauschale, welche unterschiedlich hoch ausfällt, ist sowohl steuer- als auch sozialversicherungsfrei. Beträge, die über diese Pauschale gehen, müssen allerdings versteuert werden und sind ebenso sozialversicherungspflichtig.

Falls es nicht möglich ist, extra Belege für Telefonate etc. zu erhalten, ist es alternativ auch möglich einen Eigenbeleg zu verfassen. Dieser sollte die genauen Angaben über die Zeit, den Gesprächspartner (Name, Adresse, Firma) und die entstandenen Kosten beinhalten. Anschließend muss dieser datiert und unterschrieben werden.

Zusätzlich müssen bei Auslandsreisen weitere genaue Angaben festgehalten werden.

Erfolgte die Reise per Flugzeug, ist festzuhalten, wann die Anreise zum Flughafen bei Hin- und Rückflug begonnen hat. Es ist zu beachten, dass der Flughafen bereits als Ausland angesehen wird. Bei einer Reise per Zug sollte der Zeitpunkt festgehalten werden, wann, sowohl bei der Hin- als auch bei der Rückfahrt die Landesgrenze überschritten wurde. Ebenso verhält es sich mit der Reise per Auto. Allerdings wird hier der genaue Kilometerstand beim Antritt und Ende der Fahrt im Fahrtenbuch festgehalten.

Lohn- und Sozialabgaben

Sofern der Arbeitgeber die Reisekosten nicht vollkommen erstattet, ist es für den Arbeitnehmer möglich, bis zur festgelegten Obergrenze diese steuerlich geltend zu machen. Diese können in der Steuererklärung als Werbungskosten angegeben werden. Aufgrund dessen wird dann das zu versteuernde Einkommen sinken. Die Höhe der Erstattung hängt dabei maßgeblich vom persönlichen Steuersatz ab.

Im vollen Umfang können die Reisekosten wie z. B. Gepäckkosten, Parkgebühren usw. steuerlich geltende gemacht werden. Allerdings nur, wenn der Arbeitgeber diese nicht steuerfrei erstattet hat. Um sicher zu sein alle Daten, Fakten und Belege beisammen sind, sollte alles schriftlich festgehalten werden. Am besten erstellt man eine Abrechnung der Dienstreise mit allen Angaben wie z. B. auch, wohin die Reise ging, warum, Informationen über die Fahrtstrecke und Mitfahrer usw. Diese Abrechnung sollte man vom Arbeitgeber bestätigen lassen.

Allerdings ist die Steuererstattung lediglich eine Notlösung. Günstiger ist es für den Arbeitnehmer, wenn der Arbeitgeber alle Kosten übernimmt, wie folgendes Beispiel zeigt.

Beispiel: Celina Rosenthal bewerkstelligte eine Dienstreise mit einem Kostenumfang von 550 Euro. Ihr Arbeitgeber hat lediglich 150 Euro der Kosten übernommen. Das heißt, Celine Rosenthal bleibt auf 400 Euro Reisekosten vorerst sitzen. Nun hat sie die Möglichkeit diesen Restbetrag steuerlich geltend zu machen. Ihr persönlicher Steuersatz beträgt 35 % inkl. Kirchensteuern und Solidaritätszuschlag. Dadurch ergibt sich die vereinfachte Rechnung: 35 % * 400 Euro = 140 Euro. Das bedeutet, dass Frau Rosenthal lediglich 140 Euro ihrer übrigen 400 Euro Reisekosten erstattet bekommt und den Rest von 260 Euro selber tragen muss.

Die größten Irrtümer

Ohne Unterschrift ist eine Reiskostenabrechnung nicht gültig. Das stimmt so nicht, da Reisekostenabrechnungen formfrei sind.

Ohne entsprechende Belege kann keine Reisekostenabrechnung erfolgen. Das stimmt so nicht, der Arbeitnehmer kann auch durch Eigenbelege die Reisekosten darlegen. Nur Unternehmer und Selbstständige haben dadurch Nachteile.

Jede geschäftliche Reise ist eine Geschäftsreise. Auch das stimmt so nicht tägliche Fahrten zur Arbeitsstelle und zurück gelten beispielsweise nicht als Geschäftsreisen.

Oftmals wird fälschlicherweise davon ausgegangen, dass auf Bewirtungsbelegen wie z. B. Restaurantquittungen Angaben über die bewirteten Personen und der Arbeitgeber der bewirteten Person aufgeführt sein müssen. Diese Angaben können aber auch später separat vom Geschäftsreisenden niedergeschrieben und der Quittung beigefügt werden.

Sofern der Mitarbeiter eingeladen wird, so werden die Verpflegungspauschalen gekürzt. Diese Vorgehensweise wird vom Gesetzgeber nicht vorgeschrieben, entsprechende Regelungen in Unternehmen sind aber auch nicht verboten. Bei Rückreisen gelten die Pauschalen der Länder, die durchreist werden. Auch diese Annahme ist falsch. es gilt die Pauschale zur Berechnung zu nehmen wo der letzte Arbeitseinsatz stattgefunden hat. Als Beispiel: Der Geschäftsreisende kehrt aus Groß Britannien zurück und durchquert auf der Rückreise die Niederlande. Als Pauschale sind dann die Beträge von Groß Britannien zu nehmen, da der Arbeitnehmer dort tätig war.

Eine Reisekostenabrechnung ist vom Prinzip her gar nicht so kompliziert. Nur die richtigen Pauschalen anzuwenden, sollte mit Bedacht erfolgen. Schnell kann da mal etwas schief gehen. Zudem sollten die Pauschalen immer wieder überprüft werden, ob diese auch noch tatsächlich so stimmen, wie man sie kennt. Oftmals werden diese geändert bzw. angepasst.

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Kommentar

Wagner schrieb am 2. November 2013 um 14:30 Uhr:

Auslandsreise : Start Samstag – Ankunft 19h später, da Langstreckenflug – also Ankunft Sonntag im Hotel des Ziellandes. Beginn Arbeit Montag 8:00 Uhr – 18:00, so bis Freutag, Rückflug Freitagabend – Ankuft 19h später, Samstag.
Dass das Unternehmen den Flug und Hotel und Verpflegung bezahlen muss, ist klar, aber wie werden die beiden Tage die durch Flugzeit verloren gehen, in der Reisekostenabrechnung behandelt?

Jan schrieb am 2. November 2013 um 16:26 Uhr:

Das Unternehmen muss tatsächlich nicht bezahlen. Es gibt keine gesetzliche Vorschrift die Unternehmen zur Übernahme von Reisekosten verpflichtet. Die meisten Unternehmen übernehmen aber natürlich. Für die Frage liest man immer wieder die folgenden Sätze: Die Reise beginnt spätestens am Flughafen. Bei Flugreisen gilt ein Land in dem Zeitpunkt als erreicht, in dem das Flugzeug dort landet; Zwischenlandungen bleiben unberücksichtigt. Bei Flugreisen, die sich über mehr als zwei Kalendertage erstrecken, ist für die Tage, die zwischen dem Tag des Abflugs und dem Tag der Landung liegen, das für Österreich geltende Tagegeld maßgebend.

Viete schrieb am 17. Januar 2014 um 16:48 Uhr:

Wie werden die Mahlzeiten berechnet wenn der letze Reisetag keine 24Std gebauert hat? Bei einem steuerlichen Tagegeld von 28Euro wurden 13.60Euro für ein Mittagessen einbehalten – mehr als 40%

Bei einem steuerl. Tagegeld von 41Euro wurden für die gleiche Mahlzeit auch wieder 13.60Euro abgezogen

Ist das richtig? Ich bin verwirrt…

Nino schrieb am 11. Februar 2014 um 09:18 Uhr:

Hallo,

wie verhält sich die Berechnung der Reisekosten wenn ich in Deutschland von der Arbeitsstätte starte und z.B nach Italien fahre?

welche Reisekosten für welches Land kann ich abrechnen.

die Auslöse für Italien oder die für Deutschland?

Christian Wußler schrieb am 17. Februar 2014 um 22:41 Uhr:

Hallo,

ich Reise immerwieder für ein paar Stunden (zwischen 2 und 8 Stunden) in die SChweiz. Ab wann gilt der schweizer Verpflegunskostensatz gültig?

Olaf Tempelmeier schrieb am 10. März 2014 um 11:13 Uhr:

Hallo,

Sie schreiben in dem Artikel zu den prozentualen Abzügen:

„Der prozentuale Abzug erfolgt jeweils von am Unterkunftsort gültigen Pauschalen für den Verpflegungsmehraufwand und nur bei einer Abwesenheitsdauer von mindesten einem vollen Tag.“

D.h. lese ich so, dass erst Abzüge bei Mehraufwänden für Reisen/Tage >24h erfolgen.

Das habe ich bisher nirgendwo anders gelesen. An anderen Stellen wird immer auch beschrieben das bereits bei Reisen, die nicht volle Tage dauern (z.B. Reisen, die zwei Tage dauern und nur eine Übernachtung inkl. Frühstück beinhalten) dann von der Pauschale des zweiten Tages 20% der vollen Tagespauschale für das Frühstück abgezogen werden.

Das würde ja ihrer Aussage widersprechen.
Kann es sein, dass Sie sich da verschrieben haben ?
Wenn nicht dann brauch ich mal die Quelle die diese Interpretaton zulässt ;o)

MfG
Olaf

Michael Maisch schrieb am 6. Juni 2014 um 16:48 Uhr:

Hallo,

meine Frage dreht sich um das Thema Auslandsreise, bzw. Übernachtung im Ausland.
Wenn ich als Freiberufler eine Dienstreise in die Schweiz unternehme und dort zwei Nächte privat, also ohne anfallende Hotelkosten übernachte, kann ich dann die geltenden Übernachtungspauschalen trotzdem als Werbungskosten geltend machen?
Vielen Dank für Ihre Antwort.

Jan schrieb am 6. Juni 2014 um 16:59 Uhr:

Hallo Herr Maisch, soweit ich informiert bin gilt die Übernachtungspauschale nur für Arbeitnehmer. Unternehmer (Selbständige, Freiberufler, …) müssen seit 2008 die tatsächlichen Kosten nachweisen und dürfen diese Pauschale nicht ansetzen ….. Ist aber wie gesagt mein „Kenntnisstand“. VG, Jan Stanetzki

Hering Hans Juergen schrieb am 18. Juni 2014 um 11:36 Uhr:

Zu Übernachtungspauschale
Ich habe bemerkt dass viele Betriebe die Arbeiter das Zimmer im Hotel selbst bezahlen lassen.(Den Leuten die Hotelkosten erstatten) Bei der Steuerabrechnung aber die Hotelpauschale einsetzen.
Dabei entsteht ein gewisser Diferenzbetrag der praktisch unversteuert als abgerechnetes Schwarzgeld in die Taschen des Unternehmers fließt.

Didier schrieb am 13. November 2014 um 19:29 Uhr:

Hallo, ich bin für ein deutsches Unternehmen in Frankreich und Luxemburg und Belgien als Außendienst Mitarbeiter tätig. Mein Arbeitgeber zahlt mir nur die für Deutschland geltenden Pauschalen. Er will von Auslandspauschalen nichts wissen und meinte, ich könne den Differenzbetrag von der Steuer zurückholen, was für mich keine Nachteile hätte. Meine Frage ist also, muss ich das einfach so annehmen oder darf ich den richtige Auslandsatz verlangen? wenn ja, darf ich es auch Rückwirkend verlangen da er mir letztes Jahr gar nichts gegeben hat.

LG Didier

Jan schrieb am 14. November 2014 um 09:19 Uhr:

Hallo! Ich glaube in den FAQs wird die Frage mitbeantwortet.

Ulrike Grenzer schrieb am 19. Februar 2015 um 18:17 Uhr:

macht das Finanzamt Probleme bei der Abrechnung wenn Ehepartner die beide in der selben Firma arbeiten zusammen auf Dienstreise gehen?

Jan schrieb am 22. Februar 2015 um 12:32 Uhr:

Ist ja vor allem die Frage, ob man das ohne Zweifel nachweisen kann (z.B. Arbeitgeberbescheinigung)….

Karl schrieb am 16. Juli 2015 um 05:18 Uhr:

Hallo,
ich habe folgende Frage:Ich bin ueber meine Firma fuer 2 Jahre abgeordnet nach Asien.Mein gesetzliches Tagegeld betraegt 48 Euro.Ich bin in Deutschland nicht mehr gemeldet und mein Wohnort ist Singapur.
Gesetzlich habe ich 30 Urlaubstage.Meine Firma uebernimmt das Tagegeld nicht mehr bei Antritt meines Urlaubs,selbst wenn ich diesen in Singapur verbringe.Ich dieses rechtens?Oder besteht weiterhin der Tagesgeldanspruch?

Jan schrieb am 16. Juli 2015 um 09:52 Uhr:

Hallo Karl, puh – dafür bist du hier glaube ich an der falschen Stelle …. Ich kann zumindest nicht adhoc drauf antworten!

Seeger Ulrike schrieb am 29. September 2015 um 14:38 Uhr:

Hallo,
wie verhält sich die Berechnung einer mehrtägigen Auslands-Dienstreise, wo der Einsatzort sich im Ausland, die Übernachtungen aber in Deutschland stattgefunden haben? (Grenzgebiet)
Die Hotelrechnung aus Deutschland liegt vor, kann
trotzdem die Übernachtungspauschale für das Ausland abgerechnet werden?

Verena schrieb am 10. Dezember 2015 um 10:19 Uhr:

Ich hätte eine Frage bzgl. Flugtickets.
Müssen Flugtickets (nicht Belege) auch zu der Reisekostenabrechnung beigelegt werden? Dies soll als Beweis, dass der Flug in Anspruch genommen wurde, dienen.

Jan schrieb am 10. Dezember 2015 um 11:50 Uhr:

Hallo Verena, Ich glaub das kommt auch n bissel auf den Arbeitgeber an… Wir haben das Jahre lang so bei Bahntickets gemacht (Stempel musste drauf sein). Mittlerweile reicht nur noch der Ausdruck des Online-Tickets und das auch ohne Stempel…

Thomas schrieb am 13. März 2016 um 13:44 Uhr:

Hab da mal einen wichtige Frage wenn mich mein Arbeitgeber ins Ausland schickt und ich dann vor Ort kündige, muss dann der Arbeitgeber meinen Rückflug zahlen?
Danke schon mal für die Antwort….

Jan schrieb am 14. März 2016 um 10:43 Uhr:

Hallo Thomas, puh. Das ist ja nur am Rande eine Frage der Reisekostenabrechnung, sondern geht mehr ins Arbeitsrechliche. Hier solltest du auf jedenfall einen Profi hinzuziehen. Ich kann dir hier nicht helfen!

Chris Cruz schrieb am 17. August 2016 um 14:15 Uhr:

Ich habe eine Frage zu langen Flugreisen.
Beispiel: Ich starte Sonntag Nachmittag in Deutschland und fliege nach Japan. Dann ist meine Ankunft Montag Nachmittag (Japanischer Zeit. Für diese zeit bekomme ich ganz nochmal die Tagespauschale. Steht mir aber nicht auch die Übernachtungspauschale zu? Immerhin fliege ich ja auch über Nacht und kann auch kein Hotel abrechnen.
Danke

Joe Wiegand schrieb am 31. August 2016 um 17:03 Uhr:

Ich habe eine Frage: Wenn ich am Montag von D nach CH fahre so gilt der Tagessatz CH(8-24Std.). Ich übernachte in CH, habe am Dienstag dort Termine, fahre am Abend weiter nach D, habe dort am Mittwoch noch Termine und fahre am Mittwoch abend zurück. Welcher Spesensatz gilt nun für Dienstag?

Stefan schrieb am 5. Februar 2017 um 13:00 Uhr:

Hallo, ich habe eine Frage zu Sonderwünschen. Ich bin auf Geschäftsreise möchte jedoch im Zielland ebenfalls mein Urlaub verbringen. Ich buche also meinen Flug etwas anders als es die Geschäftstermine verlangen. Mitreisende meiner Firma buchen ganz normal. Mein Flug ist um 400 € teurer wie der der Mitreisenden Kollegen. Des weiteren kommt meine Freundin gleich mit, sie schläft in meinem Zimmer. Die Zimmerkosten steigen dadurch im Vergleich zu einer Einzelbuchung um 64 € pro Tag. Wer muss in beiden Fällen die Differenz zahlen?
Des weiteren ist es so das ich Flugangst habe wäre hier eine wesentlich teurere Fahrt per Auto eine mögliche Alternative die der Arbeitgeber zahlen muss?

Danke

Stefan

Henning schrieb am 17. Februar 2017 um 16:00 Uhr:

Ich wohne in D und bin in CH teilzeitbeschäftigt. Die Einsatzorte sind stets andere. Kann ich für jede Abwesenheit >8 Std. die schweizer Pauschale ansetzen und die Summe als Werbungskosten steuerlich geltend machen ?

rita henss schrieb am 21. Februar 2017 um 10:55 Uhr:

guten tag,
inwiefern betreffen die neuerungen ab 2014/2017 freiberufler? können wir als solche noch auslandspauschalen abrechnen in sachen unterkunft & verpflegung oder müssen es anbieter-belege sein?
und wie ist es bei inlandsreisen?

ihre infos scheinen sich nur auf arbeitnehmer im angestelltenverhältnis zu beziehen – oder …?
beste grüsse r.h.