Dienstwagen bei der ReisekostenabrechnungStellt ein Unternehmen seinen Mitarbeitern einen Firmenwagen oder einen Dienstwagen zur Verfügung, gibt es viele (vor allem steuerliche) Besonderheiten zu beachten. Auf diese Besonderheiten wollen wir in diesem Lexikonartikel eingehen.

Das Fahren eines hochwertigen Pkw ist häufig auch ein Mittel zur Motivation und Leistungssteigerung. Gerade bei leitenden Angestellten gehört der Firmenwagen heute fast zur Mindestanforderung an die zu besetzende Stelle. Bei einer Prüfung durch das Finanzamt wird dann oft darüber gestritten, ob der Firmenwagen auch privat genutzt wird und ob dafür Steuern entrichtet wurden. Um diese Diskussionen bereits im Vorfeld zu verhindern, sollten bei der Stellung des Firmenfahrzeuges alle wichtigen Regelungen schriftlich festgelegt werden.

Unterscheidung zwischen dienstlichen und privaten Fahrten

Die Nutzung eines firmeneigenen PKW für betriebliche Fahrten ist in der Regel völlig unproblematisch. Der hierfür entstehende Aufwand in Form von Benzin- bzw. Dieselverbrauch, anteilige Abschreibung, anteilige Steuern und Versicherung gilt als Kostenposition im Unternehmen. Es empfiehlt sich, die Fahrten im Fahrtenbuch des PKW zu vermerken. Solche Fahrtenbücher sind im Schreibwarenhandel erhältlich. Alle Nutzer des Fahrzeuges sollten schriftlich belehrt werden, welche Angaben zu erfassen sind: Datum, Ziel und betrieblicher Zweck der Fahrt, Kilometerstand bei Abfahrt und bei Ankunft, besondere Vorkommnisse und Name des Fahrers. Kontrollieren Sie regelmäßig, ob die Fahrtenbücher ordnungsgemäß geführt werden. Es dient dann auch zur Vorlage beim Finanzamt, wenn die Frage nach privaten Fahrten mit dem Firmenwagen aufkommt. Ein Fahrtenbuch muss immer in geschlossener Form geführt werden, ausgedruckte Tabellen einer Excel-Tabelle werden nicht anerkannt. Die Prüfer des Finanzamtes schauen sehr genau darauf, ob die Fahrtenbücher für die Dienstwagen zeitnah und lückenlos ausgefüllt werden und die Angaben sich auch mit den Tankbelegen, Reparaturrechnungen etc. decken.

Versteuerung privater Fahrten

Alle nicht betrieblich veranlassten Fahrten stellen keine Betriebsausgaben eines Unternehmens dar. Sie dürfen also den Gewinn des Betriebes nicht mindern und müssen extra ausgewiesen werden. Wird der Firmenwagen Mitarbeitern überlassen, so entsteht damit ein geldwerter Vorteil, der der Lohnsteuer des Angestellten zu unterwerfen ist. Als Geschäftsführer angestellte GmbH-Gesellschafter sind davon ebenfalls betroffen. Bei Einzelunternehmen und Personengesellschaften muss dieser geldwerte Vorteil dem Gewinn des Betriebes wieder hinzugerechnet werden und dann über die Einkommenssteuer ebenfalls versteuert werden. Eine Unterschlagung der privaten Nutzung der Fahrzeuge stellt also regelmäßig eine Steuerhinterziehung dar und wird entsprechend durch das Finanzamt verfolgt und auch geahndet.

Erste Methode der Berechnung der Privatnutzung: die Ein-Prozent-Regelung

Der Anteil der privaten Nutzung lässt sich mit dieser Methode relativ leicht ermitteln. Trotzdem wird diese Berechnung zur Zeit stark diskutiert, weil die Berechnungsgrundlage, nämlich der Bruttolistenpreis eines Fahrzeuges, vielen als ungerecht erscheint. Dieser Fahrzeugwert umfasst neben der Grundausstattung auch alle Sondereinbauten und die Vorsteuer. Auch wenn der Autohändler aufgrund besonderer Konditionen oder einer größeren Menge Rabatt eingeräumt hat, darf dieser nicht berücksichtigt werden. Der aktuelle Wert des Dienstwagens bleibt ebenfalls unberücksichtigt, so wird auch die Nutzung eines Gebrauchtfahrzeuges oder eines Autos mit einem Unfallschaden immer noch mit dem Bruttolistenpreis berechnet. Eine Besonderheit gibt es für Fahrten zwischen der Arbeitsstätte und der Wohnung – diese Entfernungskilometer müssen zusätzlich mit einem Satz von 0,03 Prozent des Listenpreises versteuert werden.

Eine Beispielrechnung dafür:
Ein Unternehmen stellt seinem Vertriebsleiter einen Audi A4 Avant als Firmenwagen zu Verfügung, mit dem er Kunden besucht oder Dienstreisen zu Messen und Ausstellungen unternimmt. In einem Zusatz zum Arbeitsvertrag ist festgelegt, dass er den PKW auch privat und für die Fahrten zu seiner Wohnung nutzen darf. Der Bruttolistenpreis beträgt 30.000 Euro. Die Entfernung zu seiner Wohnung wird mit 30 Kilometer ermittelt. Monatlich wird ein geldwerter Vorteil ermittelt, den er versteuern muss:

30.000 Euro x 1 Prozent = 300,00 Euro

Für die Entfernungskilometer beträgt der geldwerte Vorteil:

30.000 Euro x 0,03 Prozent x 30 Kilometer = 270 Euro

Monatlich muss er also 570,00 Euro zusätzlich als geldwerten Vorteil versteuern. Für das Unternehmen wichtig: Dieser geldwerte Vorteil unterliegt der Umsatzsteuer!

Zweite Methode: Das Fahrtenbuch

Firmenwagen ReisekostenabrechnungAls andere Möglichkeit der Kostenermittlung für die private Nutzung ist die Feststellung der tatsächlichen Kosten pro gefahrenen Kilometer erlaubt. Dazu ist das Führen des Fahrtenbuches jedoch zwingend notwendig! Aus der Buchhaltung lassen sich alle Kosten, die für dieses Fahrzeug anfallen, relativ leicht ermitteln. Eine Buchung auf eine Kostenstelle für dieses Fahrzeug erleichtert die Rechnung. Zu diesen Kosten gehören neben den Kraftstoffkosten auch die Reparaturen, die Steuern und die Versicherung und auch die Abschreibung. Dabei bitte beachten: alle Kosten müssen mit Umsatzsteuer berechnet werden, auch wenn eigentlich gar keine abzuführen ist, wie etwa bei dem Abschreibungsaufwand. Die so ermittelten Gesamtkosten werden dann durch die insgesamt im Jahr gefahrenen Kilometer geteilt und dann der Anteil für die privaten Kilometer ermittelt. Die Fahrten zur Arbeit gelten dabei immer als private Fahrten. Für die monatliche Aufteilung in der Lohnabrechnung ist es gestattet, die Kosten auf Basis der Vorjahreswerte zu berechnen.

Entscheidung zwischen den beiden Varianten

Für Firmenfahrzeuge für Mitarbeiter kann je nach den individuellen Bedingungen für jedes Auto gesondert entschieden werden, welche Methode gewählt wird. Selbständige, Freiberufler oder auch Landwirte dürfen die Ein-Prozent-Regelung nur anwenden, wenn das Fahrzeug zu mehr als 50 Prozent betrieblich genutzt wird. Das Führen eines Fahrtenbuches empfiehlt sich bei beiden Berechnungsvarianten, um bei Nachfragen des Finanzamtes die Fahrten belegen zu können.

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Kommentar

Stephan schrieb am 4. Mai 2014 um 15:04 Uhr:

Ich habe einen Firmenwagen zur freien privaten Nutzung. Beruflich benötige ich es nur selten ca. 3-8 mal pro Monat. Wie muß ich diese Fahrten versteuern oder aus der Versteuerung herausnahmen?

Thomas schrieb am 19. August 2014 um 20:08 Uhr:

Ich habe einen Firmenwagen mit privater Nutzung soweit so gut. Mein Arbeitgeber verlangt immer das Tanken mit der Firmenkarte auch im Urlaub.
Aber er zieht mir bei meinen Spesen die privat gefahren KM ab. Mit dem durchschnittsverbrauch und den Durchschittlichen Dieselkosten.
Ist das zulässig.

Axel schrieb am 8. August 2016 um 15:31 Uhr:

Ich habe einen Transporter im Betriebsvermögen meiner Firma (also kein Leasing). Meine mitarbeitende Ehefrau fährt ein privates Fahrzeug. Mein Steuerberater sagte vor Jahresfrist, ich brauche kein Fahrtenbuch zu führen, weil gleichzeitig der Privatwagen vorhanden wäre. Auch die 1%-Regelung bräuchte nicht angewandt zu werden, weil das Fahrzeug durch die Verbindung Privatwagen zu 100 % Prozent betrieblich genutzt würde. Kann ich von der Richtigkeit dieser Aussage ausgehen?