Reisekosten machen in einigen Unternehmen einen nicht zu unterschätzenden Anteil der Ausgaben aus. Umso wichtiger ist es, die Reisekosten zu reduzieren. Mitarbeiter, die in der Reisekostenabrechnung arbeiten wollen hingegen ihren Workflow steigern und Geschäftsreisende selber können im Bereich Planung und Abrechnung zulegen.

Gute Vorsätze aus Sicht des Unternehmens

Wer Reisekosten aus Firmensicht betrachtet, der sieht die Kosten und die Kapazitäten der Mitarbeiter im Fokus stehen.

  • Partner gewinnen: Neuer Weg, Neue WegeWer mit bestimmten Hotelketten, Mietwagen-Firmen oder Reisebüros in Kontakt steht, kann günstigere Angebote wahrnehmen. Sind bereits Partner vorhanden, müssen günstigere Konditionen geprüft werden.
  • Software einführen: Die Geschwindigkeit der Mitarbeiter in Bezug auf die Reisekostenabrechnung, kann durch eine entsprechende Software gesteigert werden.
  • Fortbildungen durchführen: Wenn eine neue Technik zum Einsatz kommt, sollten die Angestellten darin unterwiesen werden. Aber auch sonst können sich Fortbildungen bezahlt machen.

Gute Vorsätze aus Sicht des abrechnenden Mitarbeiters

Wer mit der anspruchsvollen Aufgabe betraut ist, die Reisekosten für das Unternehmen und die Kollegen abzurechnen, der kann sich folgende Neujahrsvorsätze fassen.

  • Wiederkehrende Schritte automatisieren: Wer ohne Programm auskommt, der kann sich wiederholende Arbeitsschritte vielleicht durch eine einfach Excel-Tabelle ausführen lassen.
  • Abrechnungen zeitnah erstellen: Häufig werden entsprechende Mitarbeiter noch mit weiteren Tätigkeiten betraut. Die Reisekostenabrechnung zeitnah zu erstellen hat den Vorteil, dass sich der Angestellte noch an jeden Aspekt der Dienstreise erinnert.

Gute Vorsätze aus Sicht des Geschäftsreisenden

Der Reisende selber ist in der Verantwortung sein Unternehmen zu vertreten. Gleichermaßen müssen die Ausgaben dokumentiert werden.

  • Belege konsequent sammeln und abheften: Wer entsprechend ausgestattet ist, der kann einen Teil der Dokumente unterwegs sammeln und gleich zur weiteren Bearbeitung aufbereiten. Dies spart im Anschluss Zeit.
  • Sich über Steuern und Abrechnungen informieren: Häufig sind die Kenntnisse der Reisenden begrenzt. Es gilt sich zu erkundigen, wo Aufwendungen erstattet werden können.
  • Stress reduzieren: Aus privater Sicht bedeuten Geschäftsreisen häufig viel Stress. Hier sollte sich über Methoden informiert werden, um diesen zu reduzieren.
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