Egal ob bei kleinen, mittleren oder großen Unternehmen, die Reisekosten gehen zu Lasten des Arbeitgebers. Allerdings werden diese Ausgaben in vielen Fällen von den Arbeitnehmern vorgestreckt. Natürlich gibt es Möglichkeiten die Kosten direkt dem Arbeitgeber zuzuführen. Weiterhin sollten Regeln für die Rückzahlung, im Fall der Auslage, festgehalten werden.
Der Arbeitnehmer muss keine Kosten auslegen
Kosten entstehen durch die Übernachtung in einem Hotel, durch den verfahrenen Sprit und auch für den Mietwagen selber. Essen kostet Geld, ebenso das Präsent für den Geschäftspartner. Auf der Reise geht der Arbeitnehmer häufig in Vorleistung. Dazu ist er jedoch nicht verpflichtet.
Dementsprechend besteht kein Zwang irgendwelche Kosten auszulegen. Der Arbeitgeber ist hingegen in der Pflicht die Dienstreise zu organisieren. Dazu zählt auch der finanzielle Aspekt. Der Geschäftsreisende kann daher auf das notwendige Bargeld oder eine Kreditkarte, welche auf die Firma ausgestellt ist, bestehen.
Natürlich ist auch der reisende Mitarbeiter in der Pflicht. Er muss die Kosten nachweisen. Dies wird für gewöhnlich in der Reisekostenrichtlinie festgehalten. Dort steht auch geschrieben, welche Ausgaben das Unternehmen übernimmt. Unterschieden wird zwischen einer Pauschalen und einer Kostenerstattung.
Da die Ausgaben vom Arbeitnehmer auf der Geschäftsreise freiwillig geleistet werden, gibt es keine Höchstgrenze. Allerdings kann auf die Zumutbarkeit verwiesen werden. Ab einer bestimmten Höhe sollte zumindest ein Vorschuss von Seiten des Arbeitgebers gezahlt werden. Die Erstattung der Beträge wird für gewöhnlich in der Abrechnungsperiode durchgeführt. Hierbei handelt es sich entweder um den Monatsersten oder den 15.
Wird das Geld nicht ordnungsgemäß überwiesen kann der Arbeitnehmer, welcher jetzt Forderungen gegenüber seinem Arbeitgeber hat, eine Mahnung schreiben. Darin ist eine Frist von ungefähr zwei Wochen zu setzen. Bestenfalls ist die nächste Abrechnungsperiode in der Frist enthalten.
Im Zweifel ist es immer ratsam das Gespräch mit den Verantwortlichen zu suchen. Dies gilt sowohl für unsachgemäße, als auch für nicht überwiesene Forderungen.
„Auf der Reise geht der Arbeitnehmer häufig in Vorleistung. Dazu ist er jedoch nicht verpflichtet.“
Gibt es hierzu ein Gestz oder einen Paragraphen?
Moin,
muss dann überhaupt eine Reisekostenabrechnung gemacht werden, wenn der AG die Kosten mittels Firmenkreditkarte übernimmt? Sind Pauschalen anzusetzen, abzuziehen, etc? Wenn ja, wie?
Hi! Wenn wirklich alles (Frühstück, Mittag, Abendessen, Fahrtkosten, Übernachtung, Nebenkosten) via Firmenkreditkarte gezahlt wurde und der Arbeitgeber keine Abrechnung wünscht, dann ist die Reisekostenabrechnung nicht notwendig. Wenn aber z.B. gewisse Mahlzeiten nicht finanziert worden sind (oder ausfielen), dann macht eine Abrechnung sind und die Pauschalen können angesetzt werden.