Reisekosten gegenüber dem Arbeitgeber geltend machen – ein Ratgeber

Immer mehr Unternehmen richten ihre betriebliche Tätigkeit überregional aus. Selbst kleinere und mittelständische Unternehmen sind heute mit Dependancen in anderen Bundesländern, im europäischen Ausland oder sogar in Übersee vertreten. Mit einer herausragenden Idee und technischem Know-how kann man selbst als Betrieb mit wenigen Dutzend Mitarbeitern Marktführer werden. Eine Entwicklung, die Folgen hat – auch für viele Mitarbeiter.

In den vergangenen Jahren hat die Dienstreisetätigkeit deutlich zugenommen. Verzeichnete der Verband Deutsches Reisemanagement im Jahr 2004 noch rund 146 Mio. Geschäftsreisen, stieg deren Zahl innerhalb der letzten zehn Jahre deutlich an. 2014 verzeichnete der Verband eine Zahl von circa 171 Mio. Dienstreisen. Eine Steigerung um rund 17 Prozent.

Dienst- und Geschäftsreisen werden für Unternehmen wichtiger, um im nationalen sowie internationalen Wettbewerb mithalten zu können. Was bedeutet diese Entwicklung für den einzelnen Mitarbeiter – vor allem finanziell? Dürfen sich Betroffene ihre Reisekosten vom Arbeitgeber erstatten lassen? Und wenn ja, welche gesetzlichen Rahmenbedingungen gelten hier? Diese Fragen sind für Arbeitnehmer sehr wichtig und sollen deshalb nun beantwortet werden.

Dienstreise: Reisekostenerstattung vom Chef

Mitarbeiter gehen selten von sich aus einfach auf Dienstreise. In der Regel wird eine Geschäftsreise durch den Arbeitgeber angestoßen, der Mitarbeiter zu den verschiedenen Terminen delegiert. Das Vorliegen einer Dienstreise ist selbst dann schon erfüllt, wenn Arbeitnehmer außerhalb ihrer 1. Tätigkeitsstätte beruflich tätig werden. Damit wäre auch der Kundenbetreuer eines Softwareunternehmens oder eines Logistikbetriebs auf Dienstreise – selbst wenn er sich in seinem augenscheinlich alltäglichen Arbeitsumfeld bewegt.

Erstattungsfähige Kosten lassen sich im Allgemeinen in:

• Fahrtkosten
• Verpflegungskosten (Verpflegungsmehraufwand)
• Übernachtungskosten und die
• Reisenebenkosten

aufteilen. Beschäftigte haben auf deren Erstattung durch den Arbeitgeber keinen rechtsverbindlichen Anspruch, etwa im Sinne eines Bestellerprinzips. Vielmehr muss im Vorfeld – also am besten per Arbeitsvertrag – eine entsprechende Regelung zum Reisekostenersatz getroffen werden. Dazu hat der Arbeitsvertrag nicht zwingend Details zu regeln. Es kann ausreichen, wenn hierin auf einen geltenden Tarifvertrag mit entsprechenden Regelungen verwiesen wird.

Im Hinblick auf arbeitsvertragliche Vereinbarungen kann entweder nach dem Prinzip einer Erstattung tatsächlich angefallener Reisekosten vorgegangen werden, die über Belege wie Hotelrechnungen und Quittungen erstattet werden. Auf der anderen Seite ist der Griff zu Pauschalen üblich, die für Teilbereiche der Reisekosten feste Beträge vorsehen.

So gilt für:

Fahrtkosten (mit dem eigenen Pkw)	eine Pauschale von 30 Eurocent/Kilometer
Übernachtungen	eine Pauschale von 20 Euro/Übernachtung
Verpflegungsmehraufwand	eine nach der Abwesenheit gestaffelte Erstattung

Pauschalen für die Erstattung von Reisekosten

So gilt seit Januar 2014 für eine mindestens 24-stündige Abwesenheit eine Pauschale von 24 Euro (im Inland, 12 Euro für den An-/Abreisetag), bei auswärtigen Tätigkeiten von mindestens acht Stunden (aber ohne Übernachtung) eine Pauschale von 12 Euro. Diese Pauschalen beruhen auf den entsprechenden Regelungen im Einkommenssteuergesetz (EStG). Für Auslanddienstreisen ergeben sich länderspezifische Pauschalsätze zum Verpflegungsmehraufwand. Hier finden Sie alle Pauschalen zum Verpflegungsmehraufwand 2014 und eine Info zu der Reisekostenreform 2014.

Was tun, wenn der Arbeitgeber die Erstattung verweigert?

Viele Beschäftigte gehen davon aus, dass die Kosten für Dienstreisen durch den Arbeitgeber immer erstattet werden müssen. Dies zeigen auch entsprechende Diskussionen auf Gutefrage.net. Leider ist diese Ansicht falsch. Trifft der Arbeitsvertrag keine Regelung zur Frage der Erstattung, kann sich der Chef durchaus weigern. Allerdings muss eine Tatsache jedem Beteiligten bewusst sein: § 670 BGB (Bürgerliches Gesetzbuch) regelt, dass der Beauftragte einen Aufwendungsersatz verlangen kann. Ein Anspruch, der analog auch bei der arbeitsrechtlichen Frage nach einer Erstattung der Reisekosten zur Anwendung kommen kann.

Wie dieser aussieht, ist oft nicht ohne weiteres zu klären. Gesteht der Chef anderen Kollegen eine entsprechende Erstattungspraxis zu, können andere Beschäftigte im Rahmen der betrieblichen Übung bzw. den Gleichbehandlungsgrundsätzen davon ausgehen, dass für sie ähnliche Rahmenbedingungen gelten. In der Arbeitsrechtspraxis tauchen aber auch Verfahren auf, in denen durch Arbeitgeber die Haltung vertreten wird, dass Reisekosten im Rahmen der allgemeinen Vergütung gedeckt sind.

Bei einer Weigerung hinsichtlich einer Erstattung der Reisekosten wird es für alle Betroffenen schwierig, in deren Arbeitsverträgen keine expliziten Regeln verankert sind. Wie lassen sich die entstandenen Reisekosten dennoch zumindest teilweise ausgleichen?

Werbungskosten – die Reisekosten steuerlich geltend machen

Sofern Arbeitgeber die Kosten für eine Dienstreise nicht übernehmen, können Beschäftigte diese steuerlich geltend machen. An dieser Stelle fallen entstandene Reisekosten in die Rubrik Werbungskosten. Hier gelten einige Besonderheiten. Während bei den Fahrtkosten durch den Nachweis die tatsächlichen Kosten angesetzt werden können (andernfalls ist mit den geltenden Kilometerpauschalen zu arbeiten), greift diese Regel bei den Verpflegungsmehraufwendungen nicht. Hier gelten die entsprechenden Pauschalen als abzugsfähige Werbungskosten.

Hinsichtlich der Übernachtungskosten sind wieder die tatsächlichen Kosten abzugsfähig. An dieser Stelle gilt aber, dass Verpflegung und Übernachtung getrennt zu betrachten sind. In der Praxis durchaus ein Problem, da einige Hotelbetriebe nur Gesamtrechnungen für Übernachtungen inklusive Verpflegung erstellen. Beispiel: Übernachtet der Beschäftigte während einer zweitägigen Dienstreise im Hotel für 80 Euro je Nacht, sind Frühstückskosten in Höhe von 4,80 Euro abzuziehen – wenn die Rechnung keine Verpflegungskosten ausweist. Zuzüglich der geltenden Verpflegungspauschale von 24 Euro (12 Euro für den An- und Abreisetag) ergeben sich Werbungskosten von 99,20 Euro.

Wichtig: Reisekosten sind auch dann noch Werbungskosten, wenn Unternehmen diese ihren Beschäftigten nicht vollständig ersetzen. Hier wäre ein Ansatz aber nur noch für den Differenzbetrag denkbar.

Reisekosten in der Steuer – ein Überblick:

• Reisekosten sind bei mangelnder Arbeitgebererstattung Werbungskosten
• Ansatz der tatsächlichen Fahrtkosten mit Nachweis, ansonsten Kilometerpauschale
• Verpflegungsmehraufwand als Pauschale
• Übernachtungskosten können in tatsächlicher Höhe geltend gemacht werden. Für Arbeitnehmer gibt es auch eine (wenn auch für Deutschland sehr geringe) Übernachtungspauschale.

Dienstreisen immer im Arbeitsvertrag klären

Arbeitnehmer sind heute immer häufiger im Auftrag ihrer Chefs unterwegs. Dabei muss es nicht zwingend ein Kundentermin sein, auch Fortbildungen und Schulungen – zum Beispiel an neuen Produktionsmaschinen – können als Dienstreise gelten. Neben den reinen Fahrtkosten fallen hier schnell Verpflegungs- und Übernachtungskosten an. Leider sind Arbeitgeber, anders als oft angenommen, nicht per Gesetz zu deren Ersatz verpflichtet. Es ist generell sinnvoll, den Umgang mit Reisekosten im Arbeitsvertrag zu verankern. Empfehlenswert ist dies vor allem aufgrund des Umstands, dass über die Werbungskosten nicht die tatsächlichen Reisekosten geltend gemacht werden können, sondern teils nur als Pauschale. Eines gilt aber in jedem Fall: Ersetzt der Chef die Reisekosten, können sie nicht mehr als Werbungskosten gelten.

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