Reisekosten sind ein immer wiederkehrender Prozess innerhalb von Unternehmen. Je größer die Firma, desto häufiger müssen zumeist Reisen angetreten werden. Dabei kann es sich um Kundengespräche, Fortbildungen oder Seminare handeln. Die Abrechnung wird zumeist zentral durchgeführt.
Aktuell sollen noch immer über 35 Prozent der Unternehmen ihre Mitarbeiter die Vorschriften und Regeln manuell erledigen lassen. Ein Blatt Papier oder eine Excel Tabelle, sowie ein Taschenrechner sind die einzigen Hilfen. Diese Information geht aus der VDR-Geschäftsreiseanalyse 2015 hervor.
Je kleiner das Unternehmen, desto häufiger wird manuell abgerechnet
Die Automatisierung der Reisekosten nimmt immer konkretere Formen an. Während ein Großteil der Großunternehmen schon auf diverse Softwarelösungen setzt, hinken die kleinen Firmen noch hinterher. Bei Unternehmen bis 250 Mitarbeitern sind es noch 65 Prozent wo mit Papier und Stift abgerechnet wird.
Insgesamt kann jedoch ein Fortschritt erkannt werden. 2014 wurde eine ähnliche Erhebung durchgeführt. Als Ergebnis waren es immerhin 56 Prozent der Firmen, wo eine automatisierte Abrechnung erfolgte. Ein Jahr später hat sich die Anzahl auf 64 Prozent erhöht. Dies bezieht sich auf die Erfassung. Bei der Reisekostenabrechnung in Firmen über 500 Mitarbeiter wird zu 38 Prozent ein Tool genutzt. Kleine Unternehmen nutzen Software zu 31 Prozent.
Automatisierte Prozesse können Kapazitäten einsparen!
Das Reisekostenrecht ist Änderungen unterworfen und die Mitarbeiter in den Unternehmen sind nicht selten überfordert. Um die Fehlerquote zu reduzieren, kann eine Software helfen. Diese setzte während der Reise an, wenn die Ausgaben erfasst werden. Bereits vor dem Antritt der Geschäftsreise können Daten eingegeben und schlussendlich nach erfolgtem Ausflug vervollständigt werden.
Zudem sollten die Daten der Buchungen mit den Rechnungen abgeglichen werden. Dieses Vorgehen haben bereits 86 Prozent der Unternehmen integriert. Überall, wo Korrekturen noch möglich sind, kann auch Geld eingespart werden. Denn in großen Unternehmen, wo die Ausgaben für Reisekosten schnell mal die Millionen Euro überschreiten, handelt es sich nicht nur um „Peanuts“.
