Reisenebenkosten Parkschein / Ticket zum ParkenGrundsätzlich können Reisekosten bei einer beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit anfallen. Zu den abzugsfähigen Reisekosten gehören Fahrtkosten, Verpflegungsmehraufwendungen, Übernachtungskosten und Reisenebenkosten. Arbeitnehmer können sich Reisekosten als steuerfreie Ersatzleistungen vom Arbeitgeber erstatten lassen. Ersetzt der Arbeitgeber diese Leistungen nicht, können Reisekosten beim Lohnsteuerjahresausgleich als Werbungskosten geltend gemacht werden. Unternehmer können Reisekosten als Betriebsausgabe gewinnmindernd in Abzug bringen. Hierbei werden Reisekosten den Verwaltungs- und Vertriebskostenstellen zugeordnet.

Im Zuge der Reisekostenreform gelten ab dem 01.01.2014 neue Regelungen des steuerfreien Arbeitgeberersatzes hinsichtlich Fahrtkosten, Verpflegungspauschalen sowie Übernachtungskosten. Weitgehend unberührt bleiben bei der Reisekostenreform die Reisenebenkosten.

Reisenebenkosten sind sämtliche Aufwendungen, die durch eine Reise entstanden sind, welche nicht den Fahrtkosten, Verpflegungskosten oder Übernachtungskosten zugeordnet werden können.

Zu den wichtigsten Reisenebenkosten gehören:

  • Kosten für die Nutzung von Mietwagen, Taxis oder öffentlichen Verkehrsmitteln
  • Kosten für den Transport und die Aufbewahrung von Gepäck (zum Beispiel Schließfächer)
  • Kosten für die Nutzung von Straßen, Autobahnen oder Fährlinien (zum Beispiel Mautgebühren)
  • Kosten für Parkplätze oder Garage
  • Eintrittskosten zu geschäftlichen Anlässen
  • Versicherungsbeiträge für Gepäck und Unfallversicherungen, die sich auf Auswärtstätigkeiten beschränken
  • Trinkgelder
  • Telefonkosten
  • Schadensersatz für den Verlust oder die Beschädigung von Gegenständen, welche im überwiegend betrieblichen Interesse des Arbeitgebers auf eine Dienstreise mitgenommen wurden

Reisekostenabrechnung: Reisenebenkosten zum Beispiel TaxiReisenebenkosten kann der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer bis zur Höhe der tatsächlich entstandenen Aufwendungen lohnsteuerfrei ersetzen. Der Arbeitnehmer muss entsprechende Unterlagen vorlegen, die der Arbeitgeber als Beleg zum Lohnkonto aufzubewahren hat. Gibt es keine Belege, empfiehlt es sich, nach jeder Auswärtstätigkeit einen Eigenbeleg anzufertigen, auf welchem Tag, Ort, Art und Betrag der entsprechenden Aufwendungen zu verzeichnen sind. Regelmäßig wiederkehrende Reisenebenkosten können zur Vereinfachung über einen repräsentativen Zeitraum von drei Monaten im Einzelnen nachgewiesen und dann in der Folgezeit mit dem täglichen Durchschnittsbetrag angesetzt werden.

Nicht zu den Reisenebenkosten gehören zum Beispiel Verwarnungs- und Bußgelder, die auf einer Dienstreise verhängt werden; Anschaffungskosten für Bekleidung, Koffer oder Ausrüstungsgegenstände; Kosten für Tageszeitung, persönliche Telefongespräche, Minibar oder Massagen.

Bei Hotelrechnungen ist zu beachten, dass diese zwar die Übernachtungskosten gesondert ausweisen, jedoch sonstige Serviceleistungen mit den Verpflegungskosten häufig zusammen ausgewiesen sind. Die nicht zu ermittelnden Verpflegungskosten sind hieraus mit 20% für Frühstück bzw. 40% für Mittag- oder Abendessen zu kürzen. Der verbleibende Teil ist als Reisenebenkosten zu betrachten.

Bei dem Verlust oder der Beschädigung von Gegenständen auf einer Dienstreise kann der Schadenersatz nur erfolgen, wenn es sich um solche privaten Gegenstände des Arbeitnehmers handelt, die ansonsten der Arbeitgeber zur Verfügung stellen müsste. Zum Beispiel das private KFZ des Arbeitnehmers oder der PC, nicht hingegen private Wertsachen, Bargeld oder bürgerliche Kleidung des Arbeitnehmers. Eine bloße Behauptung des Arbeitnehmers, dass sich der Schaden auf einer Dienstreise ereignete, reicht hier jedoch nicht aus. Bei Diebstählen ist eine polizeiliche Anzeige erforderlich. Bei sonstigen Schäden müssen Unterlagen vorliegen, welche eventuelle Schadenersatzansprüche beim Schadensverursacher ausschließen. Der steuerfreie Ersatz ist weiterhin beschränkt auf die Kosten zur Behebung des Schadens bzw. des fiktiven Buchwertes des gestohlenen oder zerstörten Gegenstandes.

Telefonkosten, Reise-Nebenkosten bei den ReisekostenPrivate Telefongespräche können nach einer BFH-Rechtssprechung berücksichtigt werden, wenn sie während einer mindestens einwöchigen beruflichen Auswärtstätigkeit entstanden sind. Aufgrund längerer beruflicher Abwesenheit von mindestens einer Woche werden die eigentlich privaten Kosten zu beruflich veranlassten Mehraufwendungen, weil notwendige private Angelegenheiten aus der Ferne nur telefonisch geregelt werden können. Der BFH hat nachgewiesene Kosten für ein Telefonat pro Woche anerkannt.

Bei gemischt veranlassten Reisen konnten Arbeitnehmer bislang ihre Ausgaben (zum Beispiel für Fachtagungen, Messen oder Besuchen von Geschäftspartnern) als Werbungskosten geltend machen, wenn private Motive eine ganz untergeordnete Rolle spielten. Durch ein Grundsatzurteil des BFH müssen Kosten auch dann anerkannt werden, wenn ein Aufenthalt aus privaten Gründen verlängert wird oder wenn sich Beruf und Freizeit miteinander vermischen. In diesem Fall kann der Reiseaufwand anteilig geltend gemacht werden. In der Regel verläuft die Aufteilung des beruflichen und des privaten Anteils über eine Zeitkomponente. Beispiel: Ein Angestellter verbringt 5 Tage im Ausland, wovon er an 3 Tagen beruflich unterwegs ist – er kann somit 3/5 seiner Reisekosten als Werbungskosten ansetzen. Jedoch darf der berufliche Anteil der Reise keine untergeordnete Rolle spielen. Das heißt, wenn ein Angestellter 14 Tage Urlaub im Ausland macht, wovon er sich einen Nachmittag mit einem Geschäftspartner trifft, kann er seine Kosten nicht anteilig absetzen. Weiterhin muss der Arbeitnehmer hierzu den jeweiligen beruflichen Anteil dokumentieren. Er muss also festhalten, an welchen Tagen und in welchem zeitlichen Umfang eine berufliche Veranlassung vorlag. Dies lässt sich zum Beispiel mit Lehrgangs- und Seminarunterlagen oder mit einem Einladungsschreiben eines Kunden oder Lieferanten zu einem Geschäftstreffen dokumentieren. Wichtig hierbei ist, dass die entsprechenden Dokumentationen den Inhalt, die Dauer und die Teilnehmerzusammensetzung der jeweiligen Fortbildung enthalten.

Grundsätzlich können Reisekosten vom Arbeitgeber über die tatsächlichen Beträge oder über Pauschalbeträge abgerechnet werden. Fahrtkosten können über eingereichte Beförderungsrechnungen oder über die Kilometerpauschale, Verpflegungskosten über Bewirtungsbelege für Geschäftsessen oder eine Verpflegungspauschale und Übernachtungskosten durch Einreichung einer Hotelrechnung oder über eine Übernachtungspauschale steuerfrei ersetzt werden. Hingegen gibt der Gesetzgeber keine Pauschale für Reisenebenkosten vor. Diese Kosten sind zwangsläufig durch entsprechende Belege nachzuweisen.

Veröffentlicht in: Lexikon
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Kommentar

Müller schrieb am 25. September 2015 um 08:14 Uhr:

Hallo,

ich wollte mal fragen, da die ich ja Spesen/Tagegeld vom Arbeitgeber bekomme, muß ich nach 3 Monaten auch Steuern darauf zahlen.

Sind diese auch Krankenversicherungspflichtig?

Danke für die Info im voraus.

MfG

Müller

Claudia schrieb am 19. Juli 2017 um 14:37 Uhr:

Bei einer Dienstreise nach Köln mit dem Flieger musste ich für das 2. Gepäckstück (Beautycase-Inhalt meine Kosmetikartikel) zusätzlich 75 € bezahlen. Darf mein Arbeitgeber mir das steuerfrei erstatten???