DienstreiseDienstreisen gehören zum betrieblichen Alltag jedes Unternehmens. Die Anlässe für Dienstreisen können vielfältig sein. Beispielsweise kann eine Reise nötig sein, damit die Geschäftsführung mit Partnern über eine engere Zusammenarbeit verhandeln kann. Ebenso besuchen Vertriebsmitarbeiter Kunden und verhandeln über neue Aufträge, oder Monteure führen Wartungsaufträge oder sonstige Dienstleistungen aus. Arbeitnehmer aus dem Bereich Marketing führen bisweilen Dienstreisen aus, um den Messestand des Betriebes zu betreuen. Im Laufe eines Jahres summieren sich die Reisekosten eines Unternehmens. Nur wenige große Unternehmen beschäftigen eigene Mitarbeiter damit, die Reisen vorzubereiten, Unterkünfte und Tickets zu buchen oder die Reisen hinterher abzurechnen. Oft wird die Organisation den reisenden Mitarbeitern selbst überlassen. So entgeht dem Arbeitgeber die Möglichkeit, auf die Reisegewohnheiten seiner Angestellten Einfluss zu nehmen. Abhilfe kann hier eine firmeninterne Reiserichtlinie schaffen, die für alle Mitarbeiter verbindlich ist.

Vorteile der Reiserichtlinie

Reisekosten: Reiserichtlinie senkt Kosten und steigert EffizienzEine Reiserichtlinie fasst die Vorgaben der Geschäftsführung für die Planung, die Durchführung und die Abrechnung von Geschäftsreisen für alle Mitarbeiter zusammen. Dabei kann es für einzelne Gruppen von Mitarbeitern durchaus auch unterschiedliche Regelungen geben. Eine solche Richtlinie ist somit ein wichtiges Controlling-Instrument im Unternehmen. Sie bildet die Grundlage für die Erstattung von Reisekosten an die Angestellten und dient auch dazu, Sparpotenziale aufzudecken und Kostenreduzierungen umzusetzen. Dabei müssen nicht nur die einzelnen Posten der Reisen betrachtet werden, sondern auch der Arbeitsaufwand für die Buchung der Reisen und deren Abrechnung. Die Reisekostenrichtlinie sorgt für Transparenz bei Buchungen und Abrechnungen. Gleichzeitig wird sichergestellt, dass steuerliche Aspekte berücksichtigt werden, zum Beispiel bei der Dokumentation von Belegen.

Gestaltung der Reiserichtlinie

Betriebsrat bei Reiserichtlinie einschaltenDie Einführung einer Reiserichtlinie kann von der Unternehmensführung angeordnet werden. Diesbezüglich kann die Unternehmensführung von ihrem Direktionsrecht Gebrauch machen. Allerdings berührt die Richtlinie auch Sachverhalte, die dem Mitbestimmungsrecht des Betriebsrates unterliegen. Es empfiehlt sich daher, die Mitglieder des Betriebsrates schon bei der Erarbeitung der Reiserichtlinie zu beteiligen.

Eine Reiserichtlinie muss unter der Berücksichtigung der firmeninternen Bedingungen für jedes Unternehmen neu erarbeitet werden. In der Praxis hat sich die Zweiteilung einer Reiserichtlinie bewährt. Im Basisteil sollten die grundsätzlichen Bestimmungen festgelegt werden. Dazu gehören zum Beispiel der Geltungsbereich der Richtlinie (nur Deutschland oder auch im Ausland) oder welches Recht angewendet wird, wenn das Unternehmen auch im Ausland Niederlassungen hat. Hier sollten grundsätzliche Regelungen definiert werden, wie etwa:

  • Wann liegt eine Dienstreise vor?
  • Wann ist es eine Auslandsreise?
  • Wo ist die regelmäßige Arbeitsstätte?
  • Welche Vorgaben gibt es für die Abrechnung der Reisekosten?
  • Wer genehmigt die Dienstreise?

Im zweiten Teil der Richtlinie, der meist als Anhang bezeichnet wird, können dann nähere Bestimmungen festgehalten werden. Diese können für einzelne Mitarbeitergruppen spezifisch ausgearbeitet werden, oder bei sich ändernden rechtlichen oder steuerlichen Bedingungen problemlos angepasst werden. Beispiele dafür sollen im nächsten Abschnitt betrachtet werden.

Festlegungen im Anhang der Reiserichtlinie

a) Genehmigung der Reise
Im Basisteil der Reiserichtlinie kann das Unternehmen regeln, dass eine Erstattung von Reisekosten nur nach Vorlage einer Genehmigung erfolgen soll. Möglich ist auch, diese Genehmigung erst ab Erreichen einer bestimmten Kostengröße zu verlangen. Im Anhang wird diese Richtlinie dann präzisiert. Zum Beispiel, dass ein bestimmtes Formular für den Reiseantrag ausgefüllt und, dass es von einem Vorgesetzten gegengezeichnet werden muss. Der Reisende sollte auch das zu besuchende Unternehmen beziehungsweise den Grund der Reise angeben. Hier lohnt sich auch die Frage danach, welche Alternativen es zu einem Besuch gäbe (zum Beispiel Telefonkonferenz). Die Anträge auf Dienstreisen sind nicht für alle Mitarbeiter sinnvoll. Für einen Wartungsmonteur, dessen Hauptaufgabe es ist, täglich mehrere Kunden zu besuchen und vorhandene Anlagen zu betreuen, müssen andere Regelungen gelten. Je nach Form der Reiseorganisation kann der genehmigte Antrag auch dazu genutzt werden, die Buchungen für die Reise vorzunehmen.

b) Die Reisevorbereitung
Unternehmen, in denen die Mitarbeiter bisher selbst ihre Reise vorbereitet haben, sollten diese Regelung überdenken. Häufig bietet es sich an, diese Aufgaben einem Reisebeauftragten zu überlassen oder sie sogar an ein Reisebüro auszulagern. So würde der jeweilige Mitarbeiter entlastet. Desweiteren könnten sich deutliche Kostenvorteile ergeben. Ein beauftragtes Reisebüro kann seine Einkaufsvorteile, die es bei Buchungen von Hotels, Flügen oder Bahntickets erhält, an seine Kunden weiterreichen. Ebenso könnte ein Mitarbeiter des Unternehmens, der sich auf Reisebuchungen spezialisiert, die günstigsten Reisemöglichkeiten erarbeiten. Durch dessen entwickelte Routine lassen sich somit günstige Buchungsmöglichkeiten online nutzen oder gezielte Verhandlungen mit Partnern erledigen.

c) Die Wahl der Verkehrsmittel
Das Unternehmen kann vorgeben, mit welchem Verkehrsmittel die Dienstfahrten anzutreten sind. In verkehrsgünstig gelegenen Regionen bietet sich die Fahrt mit der Bahn an. Häufig Reisenden könnte das Unternehmen eine Bahncard zur Verfügung stellen. Für Angestellte sollte eine Fahrt in der 1. Klasse von der Erstattung ausgeschlossen sein. Die Übernahme von Kosten für die Sitzplatzreservierung sollte separat aufgeführt werden. Ist eine Weiterfahrt zum Kunden notwendig, können die Nutzung eines Taxis oder eines Mietwagens gestattet werden. Dabei sollte die Größe eines Mietwagens begrenzt werden (zum Beispiel: „Mieten eines Wagens der Golfklasse“).

Auch die Nutzung von Flugzeugen ist innerhalb Deutschlands möglich. Allerdings sollten die Auflagen dafür genau benannt werden. Für alle Flüge ist die Flugklasse („Economy“ oder „Business“) freizugeben.

Stellt das Unternehmen dem Reisenden einen Firmenwagen für die Dienstreise zur Verfügung, sollte der Hinweis auf das Führen des Fahrtenbuches nicht fehlen.

Dienstreisen können auch mit dem privaten Fahrzeug des Mitarbeiters vorgenommen werden. In den Reiserichtlinien muss dann festgelegt werden, in welcher Höhe die Fahrtkosten pauschal übernommen werden. In der Regel orientieren sich die Unternehmen am Kilometersatz, der auch von den Finanzämtern erkannt wird. Zur Zeit liegt dieser bei 0,30 € je gefahrenem Kilometer. Niedrigere Erstattungen sind aber auch möglich. Festzuhalten sind auch Regelungen, ob die Pauschale steigt, wenn mehrere Kollegen mitgenommen werden.

Unfälle oder Beschädigungen am Mietwagen, am Firmenfahrzeug oder auch am eigenen PKW sind sofort der zuständigen Abteilung mitzuteilen. Eine Übernahme von Bußgeldern erfolgt generell nicht.

d) Übernachtungskosten
Für die Übernahme von Übernachtungskosten empfiehlt sich das Nennen einer Höchstgrenze, zum Beispiel „85,00 Euro je Übernachtung bei Reisen innerhalb Deutschlands“. Gleichzeitig muss angeführt werden, ob Frühstückskosten ersetzt werden. Diese Richtlinie sollte auch aufgenommen werden, wenn die Hotelbuchungen zentral im Unternehmen vorgenommen werden. Nur so gibt es eine klare Aussage zur Übernahme von Übernachtungskosten, wenn der Mitarbeiter überraschend seinen Besuch verlängern muss und vor Ort zur Suche nach einer Unterkunft gezwungen wird.

e) Bewirtungskosten
Das Bewirten von Gästen oder Mitarbeitern sollte nur einem begrenzten Mitarbeiterkreis vorbehalten bleiben. Da hierfür besondere steuerliche Bedingungen gelten, sollten die wichtigsten Regelungen aufgeführt werden (Bewirtungsquittung ist nur mit einem Kassenbeleg gültig, Namen der Anwesenden und detaillierte Angabe des Bewirtungsgrundes, Trinkgeld ist vom Ober gegenzuzeichnen…). Die Höhe des erstattungsfähigen Trinkgeldes sollte genau definiert werden.

f) Verpflegungskosten
Gemäß den geltenden rechtlichen Bestimmungen können Unternehmen den Mehraufwand für die Verpflegung auf Dienstreisen den Angestellten pauschal steuerfrei erstatten. Die Höhe der Pauschale ist von der Abwesenheitsdauer von der Wohnung des Arbeitnehmers abhängig. Der Arbeitgeber kann jedoch auch weniger erstatten als gesetzlich erlaubt. In der Reisekostenrichtlinie wird genau aufgeführt, in welcher Höhe das Unternehmen den Verpflegungsmehraufwand übernimmt, zum Beispiel:
„Bei Abwesenheit 8 bis 24 Stunden: 12 Euro,
bei Abwesenheit mehr als 24 Stunden: 24 Euro“
Nicht fehlen sollte der Hinweis, dass auch Mahlzeiten, die vom Arbeitgeber kostenlos bereitgestellt worden sind, auf der Reisekostenabrechnung angegeben werden müssen. Diese unterliegen der Lohnsteuerpflicht und müssen daher bei der Lohnabrechnung berücksichtigt werden. Um den Wert eines Frühstücks, welches auf der Hotelrechnung angeführt wird und das Unternehmen bezahlt, wird die Verpflegungspauschale gekürzt (siehe hierzu ergänzend auch den Artikel zum Verpflegungsmehraufwand).

g) Reisenebenkosten
Hierunter fallen Parkgebühren, Reservierungen, Kosten für ein Visum oder andere Gebühren. Unter welchen Bedingungen sie erstattet werden, sollte aufgeführt werden.

h) Reisekostenabrechnung
Nach Abschluss der Dienstreise müssen die Kosten abgerechnet werden. Dafür sollte den Angestellten ein Formular zur Verfügung gestellt werden, in dem sie alle notwendigen Angaben eintragen müssen. Unternehmen sind berechtigt, für die Abrechnung eine Frist einzuräumen, um eine zeitnahe Kostenerfassung zu ermöglichen. Häufig werden die Reisekosten auch für die Kundenrechnungen benötigt. Für den Mehraufwand der Verpflegung kann die Pauschale herangezogen werden. Alle anderen Kosten müssen durch Belege nachgewiesen werden. Mitarbeiter sollten dazu verpflichtet werden, sich Rechnungen auf den Namen des Unternehmens ausstellen zu lassen. Das gilt vor allem für jene Belege, deren Betrag höher als 150,00€ ist. Nur dann wird der Vorsteuerabzug möglich. Alle Reisekosten werden nur durch Überweisung auf das Konto des Mitarbeiters erstattet, natürlich unter Abzug eines Vorschusses.

i) Reisekostenvorschüsse
Vorschüsse für Reisen sollten nur in Ausnahmefällen gewährt werden. Für die Abrechnung ist es häufig günstiger, häufig reisende Mitarbeiter mit Kreditkarten der Firma auszustatten. Eine solche Kreditkarte kann für die Reisebuchung und für Zahlungen vor Ort genutzt werden. Der Umlauf von Bargeld verringert sich und der Abrechnungsaufwand ist deutlich geringer.

Diese Aufzählung zu den Festlegungen in der Reiserichtlinie ist nicht vollständig, sondern dient als Anregung. Die Umsetzung im Unternehmen muss unter den konkret vorliegenden Bedingungen erfolgen.

Die Einführung der Reiserichtlinie im Unternehmen

Reiserichtlinie, Prozess im Unternehmen einführenAn der Erarbeitung der Richtlinie sollten verschiedene Abteilungen des Unternehmens beteiligt werden. Dazu zählen das Controlling und die Buchhaltung, das Personalwesen, die Rechtsabteilung, die verantwortliche Stelle für die Vorbereitung und Buchungen der Reisen und Mitglieder des Betriebsrates. Bisherige Gepflogenheiten sollten berücksichtigt werden und alle Regelungen so verständlich wie möglich formuliert werden. Nur wenn die Richtlinie eine breite Zustimmung findet, wird sie im Unternehmen akzeptiert und erfolgreich umgesetzt werden können.

Die Richtlinie sollte anschließend allen Mitarbeitern bekannt gemacht werden, sowie die Konsequenzen aus der Nichteinhaltung benannt werden. Nach einem „Probelauf“ über ein bis zwei Monate, in dem sich durchaus noch Änderungen ergeben können, wird die Richtlinie ab einem festgelegten Stichtag umgesetzt. Kontrolliert wird die Umsetzung häufig durch die Abrechnung der Reisekosten. Hier lohnt es sich, einen konkreten Ansprechpartner für die Mitarbeiter zu benennen, an den sie sich bei Rückfragen wenden können. Gleichzeitig sollten die Zuständigkeiten für die Aktualisierung der Richtlinien bei sich ändernden rechtlichen Bedingungen festgelegt werden.

Die Einführung einer Reiserichtlinie bedeutet für kleinere und mittlere Unternehmen einmalig einen großen Aufwand. Sie sichert aber Transparenz in der Abrechnung und bietet ein großes Einsparpotenzial.

Veröffentlicht in: Allgemein

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