Sachbezug bei der Lohnabrechnung oder GehaltsabrechnungDer Begriff „Sachbezug“ wird im wirtschaftlichen Leben für den Teil des Lohnes verwendet, den ein Arbeitnehmer nicht in Form von Geld erhält. Zu den Sachbezügen gehören zum Beispiel die Überlassung von betrieblichen Gegenständen zur privaten Nutzung, wie etwa ein Firmenfahrzeug, aber auch die regelmäßige Bereitstellung von Mahlzeiten oder eingeräumte Rabatte für Firmenprodukte. Der Sachbezug stellt ein Teil des Arbeitsentgeltes dar und unterliegt der Lohnsteuerpflicht. Genaue Vorschriften, welche Leistungen des Arbeitsgebers als Sachbezug zu werten ist und in welcher Höhe er dann zu versteuern ist, finden sich in den Lohnsteuerrichtlinien des Gesetzgebers. Die Finanzämter kontrollieren in ihren Lohnsteuerprüfungen regelmäßig, ob ein Sachbezug vorliegt und ob er ordnungsgemäß versteuert wurde.

Reisekosten und Sachbezüge

Viele Arbeitnehmer werden heute im Rahmen ihrer beruflichen Tätigkeit vom Arbeitsgeber damit beauftragt, Dienstreisen zu unternehmen. Die Arbeit auf einer Baustelle, die Erledigung einer Reparatur im Hause des Kunden, das Aufsuchen eines Geschäftspartners in einer anderen Stadt sind typische Anlässe für betrieblich veranlasste Fahrten. Die dabei entstehenden Kosten sind daher auch Betriebsausgaben für das jeweilige Unternehmen. Die Abrechnung solcher Aufwendungen erledigt der Arbeitnehmer häufig über eine sogenannte Reisekostenabrechnung. Dabei sind aber einige Besonderheiten zu beachten, denn nicht alle Kosten dürfen dem Reisenden unbegrenzt erstattet werden. Fahrtkosten, wie zum Beispiel Fahrkarten der Deutschen Bahn, Benzinaufwand oder Flugtickets dürfen ohne Beanstandungen erstattet werden. Wird für die Anreise ein privater PKW genutzt, dürfen die entstandenen Koten je Kilometer mit einer Pauschale angesetzt werden. Auch Übernachtungskosten dürfen übernommen werden. Stellt der Arbeitgeber jedoch eine kostenlose Unterkunft vor Ort, etwa ein Zimmer im Lehrlingswohnheim, ist dies ein Sachbezug. Kritisch schauen die Finanzbehörden bei allen Beträgen für Mahlzeiten in die Abrechnung der Reise. Sie argumentieren, dass diese zum Privatleben des Mitarbeiters gehören. Eine Übernahme der Rechnungen für Speisen und Getränke werten sie als Sachbezug und fordern zur Versteuerung als Lohnanteil auf. Im Gegenzug erlauben Sie den Unternehmen, ihren Mitarbeitern einen pauschalen Verpflegungsmehraufwand steuerfrei auszuzahlen. Die Höhe dieser Pauschale richtet sich nach der Zeit der Abwesenheit von der Wohnung.

Sachbezugswerte 2014

Für das Jahr 2014 wurden die Sachbezugswerte angepasst. Für das Frühstück beträgt der Sachbezugswert 2014 1,63 Euro und für Mittagessen und Abendessen ist der Sachbezugswert auf 3,00 Euro gestiegen.

Sachbezugswerte 2013

Die amtlichen Sachbezugswerte werden regelmäßig vom Gesetzgeber an die allgemeine Preisentwicklung angepasst. Steuerfrei erstattet werden darf im Jahr 2013 die Überlassung einer Unterkunft in Höhe von 216,00 Euro im Monat, wenn der Arbeitnehmer allein untergebracht wurde. Für die Verpflegung gilt ein Sachbezugswert von 224 Euro monatlich. Werden nur einzelne Mahlzeiten gewährt, so verteilen sich die Anteile wie folgt: Frühstück 20%, Mittag und Abend jeweils 40%. Der festgelegte Sachbezugswert für das Frühstück beträgt 1,60 Euro und für die beiden anderen Mahlzeiten jeweils 2,93 Euro täglich.

Häufigster Sachbezug auf Dienstreisen ist das Frühstück, meist inklusive der Übernachtung.
Für die Berücksichtigung bei der Reisekostenabrechnung gibt es mehrere Möglichkeiten:

  • Auf der Übernachtungsrechnung wird das Frühstück getrennt ausgewiesen. Dann kann der Arbeitgeber die Pauschale des Verpflegungsmehraufwandes um den Frühstücksbetrag kürzen. Da somit kein Sachbezug gewährt wird, unterbleibt eine Besteuerung. Der Arbeitnehmer erhält als Abgeltung für seinen Verpflegungsmehraufwand an diesem Tag nur noch den verminderten Betrag.
  • Auf der Rechnung für die Übernachtung steht „Übernachtung mit Frühstück“, zum Beispiel 100,00 Euro. Es ist nicht ausgewiesen, welcher Anteil auf die Mahlzeit entfällt. Nach der Prozentmethode berechnet sich der Verpflegungsaufwand für das Frühstück mit 24,00 Euro x 20 Prozent = 4,80 Euro. Die erstattungsfähigen Übernachtungskosten liegen also dann bei 95,20 Euro. Um den Wert des Frühstücks wird außerdem die Verpflegungspauschale gekürzt, der Arbeitnehmer erhält nur noch 19,20 Euro für diesen Tag (natürlich nur, wenn er 24 Stunden abwesend war).
  • Voraussetzung wie zuvor – Frühstück ohne Ausweis der tatsächlichen Kosten. Der Arbeitnehmer versteuert den Sachbezug mit dem amtlichen Wert in Höhe von 1,60 Euro, um diesen Betrag wird also sein Bruttolohn erhöht. Seine Übernachtungskosten, die er erstattet bekommt, betragen 98,40 Euro. Der Verpflegungsmehraufwand verringert sich ebenfalls um diesen Betrag auf 22,40 Euro. Diese Abrechnungsvariante ist also die deutlich günstigere für den Arbeitnehmer.

Zu beachten ist, dass die hier genannten Sätze für den Verpflegungsmehraufwand und den Sachbezug für alle Dienstreisen innerhalb Deutschlands gelten. Für das Ausland gelten andere Berechnungsgrundlagen, über die sich die Arbeitgeber im Vorfeld informieren sollten.

Für die Reisekostenabrechnung im Unternehmen sollte es festgelegte Richtlinien geben, welche Berechnungsmethode angewendet wird. Informieren Sie die Mitarbeiter, in welcher Form Belege und Rechnungen akzeptiert und dann erstattet werden.

Freigrenze für Sachbezüge: 44,00 Euro

Sachbezüge sind teilweise steuerfreiFür Sachbezüge, für die es keine amtlichen Sachbezugswerte gibt, gibt es eine Freigrenze in Höhe von 44,00 Euro monatlich. Damit eröffnen sich dem Arbeitgeber viele interessante Möglichkeiten, seinen Angestellten Sachprämien zu überlassen. Beliebtes Beispiel sind Tankquittungen. Aber auch Theaterkarten, Mitgliedsbeiträge in Fitness-Studios oder Sportvereinen oder Zuschüsse für die Fahrten zur Arbeit sind beliebt, um die Mitarbeitermotivation zu fördern und wertvolle Angestellte langfristig an das Unternehmen zu binden. Doch Vorsicht: Wird die Freigrenze in einem Monat überschritten, muss der gesamte Betrag als Sachbezug versteuert werden!

Die Abrechnung der Reisekosten liegt regelmäßig im Fokus der Prüfer des Finanzamtes. Dokumentieren Sie alle Reisen genau und gestalten Sie Ihre Abrechnungen transparent und nachvollziehbar.

Veröffentlicht in: Lexikon
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Kommentar

Eva schrieb am 13. Juni 2017 um 14:15 Uhr:

Sehr geehrte Damen und Herren,

folgende Frage:

Ein Mitarbeiter hat neu angefangen, nun war es so, dass er von weiter weg kommt und sich erst mal eine Wohnung suchen musste. Bis das soweit war hat der Arbeitgeber die Unterbringung im Hotel inkl. Frühstück bezahlt. Nun ist die Frage wie behandelt man diesen Sachbezug? Er hat ja die ganze Zeit an seiner ersten Tätigkeitsstätte gearbeitet und macht somit auch keine Reisekostenabrechnung.

Wie sollte man vorgehen?

Freundliche Grüße
E