Steuerfreie Reisekosten - Was ist möglich?Normaler Lohn und Gehalt müssen versteuert werden. Doch in Sachen Reisekosten ist das anders geregelt. Müssen Arbeitnehmer beruflich verreisen, so gibt es Reisekosten, die steuerfrei gewährt werden können. Aber was genau zählt da alles dazu? In welcher Höhe gibt es lohnsteuerfreie Erstattungen? Was müssen Arbeitgeber und Arbeitnehmer diesbezüglich wissen?

Fahrtkosten lohnsteuerfrei vom Arbeitgeber erhalten

Betrieblich veranlasste Fahrten zählen zu den Dienstfahrten und werden in der Regel von dem Unternehmen übernommen. Die Fahrtkosten, die aufgrund betrieblicher Fahrten entstehen, können von dem Betrieb als Betriebsausgaben zum Ansatz kommen. Nutzt der Arbeitnehmer sein eigenes Fahrzeug für die betrieblichen Wege, so kann der Arbeitgeber zwischen der Zahlung der Kilometerpauschale oder der realen Kosten wählen. Die Kilometerpauschale wird mit 0,30 Cent pro Kilometer veranschlagt, wenn mit dem Auto gefahren wurde. Für Fahrten mit dem Motorrad, Mofa oder Moped werden 0,20 Cent pro Kilometer als Berechnungsgrundlage genutzt. Die Kilometerpauschale wird in der Praxis überwiegend genutzt (siehe hierzu ergänzend Artikel zum Thema Fahrtkosten).

Sollen die tatsächlichen Fahrtkosten erstattet werden, so ist die Berechnung viel schwieriger. Es müssen die Gesamtkosten des Fahrzeugs bedacht werden. Es muss beispielsweise eine Nutzungsdauer von sechs Jahren hinsichtlich des Wertverlustes berücksichtigt werden. Als Wertverlust muss man in dem Fall also 16,66 Prozent von dem Fahrzeugkaufpreis veranschlagen. Diese Kosten müssen jedoch vom Arbeitnehmer nachgewiesen werden. Von den ausgerechneten Gesamtkosten müssen dann entweder die anteiligen Dienstfahrten angesetzt oder eine individuelle Kilometerpauschale verwendet werden. Die Kilometerpauschale berechnet sich aus den Gesamtkosten durch die Gesamtfahrleistung des Jahres. Ein Fahrtenbuch ist hierbei Pflicht.

Die einfachste Variante ist also, sich die Fahrten für betrieblich veranlasste Fahrten über die Kilometerpauschale erstatten zu lassen. Normalerweise gibt es entsprechende Fahrtkostenabrechnungsbögen, die ausgefüllt und beim Arbeitgeber eingereicht werden müssen. Noch einfacher wäre es natürlich, einen Betriebswagen für betriebliche Fahrten zur Verfügung zu haben. Denn da würden die Tankquittungen als Betriebsausgaben ohne großartigen Aufwand einfließen (siehe hierzu Artikel ‘Privat vs. Dienstlich: Wann lohnt sich der Firmenwagen?‘).

Neben den Kilometerpauschalen oder den tatsächlich erstatteten Fahrtkosten können von dem Arbeitgeber auch noch Kosten steuerfrei erstattet werden, die nicht vorhersehbar war. Hierzu zählen beispielsweise Kosten für Abschleppdienst nach Unfall oder Unfallschadenbeseitigung.

Steuerfreie Erstattung der Übernachtungskosten

Die Übernachtungskosten bei Auswärtstätigkeiten können in der Regel in unbegrenzter Höhe geltend gemacht werden. Hierbei ist ein steuerfreier Ersatz der Kosten möglich. Werden die Kosten nicht übernommen von dem Arbeitgeber, so können diese in der Steuererklärung als Werbungskosten zum Ansatz kommen. Ein Einzelnachweis über die entstandenen Übernachtungskosten ist Pflicht. Außerdem muss die Rechnung der Unterkunft auf den Steuerpflichtigen ausgestellt werden. Möglich ist es auch, einen lohnsteuerfreien Pauschbetrag in Höhe von 20 Euro im Inland zu erhalten. Bei Auslandstätigkeiten kann der Pauschbetrag höher ausfallen. Beachtet werden muss, dass Frühstückskosten nicht als steuerfreie Übernachtungskosten erstattet werden können. Diese müssen herausgerechnet und zu den Verpflegungsmehraufwendungen gezählt einsortiert werden. Falls das Frühstück nicht separat aufgelistet wurde, müssen 20 Prozent von den Hotelkosten abgezogen werden. Ergänzend hierzu empfehlen wir auch unseren Artikel Tipps zur Abrechnung der Übernachtungskosten einer Geschäftsreise.

Gewährung von Verpflegungsmehraufwendungen

Je nach Dauer einer Auswärtstätigkeit können lohnsteuerfreie Verpflegungsmehraufwendungen gewährt werden. Es gibt zwei Pauschalen, die von der Abwesenheitszeit abhängen. Übersteigt die Abwesenheit eines Arbeitnehmers an einem Tag acht Stunden, so gibt es (bei Reisen im Inland) 12 Euro als lohnsteuerfreie Verpflegungskosten. Bei einer Abwesenheit von 24 Stunden an einem Tag gibt es 24 Euro (bei Inlandsreisen) als steuerfreie Verpflegungspauschale (für Reisen ins Ausland gelten unterschiedliche Sätze, eine Liste für 2017 finden Sie hier). Beginnt die Reise beispielsweise am Montag um 12 Uhr mittags und endet am Dienstag um 16 Uhr, so gibt es für die beiden Tage jeweils 12 Euro steuerfrei. Würde der Arbeitnehmer erst am Mittwoch zurückkehren, würde es 48 Euro insgesamt geben. Das Thema ist allerdings komplexer, denn vom Arbeitgeber erhaltene Leistungen müssen in der Reisekostenabrechnung dann wieder gekürzt werden. Alle Informationen zum Thema Verpflegungsmehraufwendungen finden Sie auch in unseren Jahres-Artikel zum Verpflegungsmehraufwand mit allen Spesensätzen, Beispielen und den wichtigsten Tipps zum Thema – z.B. für 2017 oder für 2016.

Fazit zu den steuerfreien Reisekosten

Abschließend kann man sagen, dass die verschiedenen Kosten, die aufgrund einer Dienstreise anfallen, lohnsteuerfrei erstattet werden können. Es müssen allerdings die entsprechenden Pauschalen eingehalten werden.

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