Telefonkosten bei der ReisekostenabrechnungReisekosten gehören zu den betriebsbedingten Ausgaben eines Unternehmens. Sie setzen sich aus mehreren Kostenarten zusammen, zu denen unter anderem die Telefonkosten gehören. Zur Wahrnehmung von geschäftsbedingten Terminen muss der Unternehmer den Geschäftssitz seines Unternehmens verlassen. Dort hat er für die Telefonkommunikation einen Festnetzanschluss, den sogenannten beruflichen oder Dienstanschluss. Wenn der ausschließlich für betriebliche Zwecke genutzt wird, dann sind die anfallenden Telefonkosten inklusive der Grundgebühr in voller Höhe betriebsbedingte Ausgaben.

Während einer Geschäftsreise muss, oftmals auch den konkreten Reiseanlass betreffend, betrieblich telefoniert werden. Dazu gibt es mehrere Möglichkeiten. Eine davon ist das Telefonieren mit dem eigenen Mobiltelefon, einem Handy. Eine andere Möglichkeit ist die Benutzung des Festnetzanschlusses der Unterkunft, in der sich der Geschäftsreisende aufhält. Das ist in aller Regel das Hotel mit einer Telefonanlage. Die Hotelzimmer sind mit einem Selbstwähltelefon ausgestattet. Alle ausgehenden Telefongespräche werden in der sogenannten Telefonzentrale des Hotels detailliert erfasst und registriert. Dazu gehören die angewählte Rufnummer, die Gesprächsdauer sowie die vom Hotel berechneten Telefonkosten. Die sind deutlich höher als die Gesprächseinheiten selbst. Der Hotelgast finanziert mit dem erhöhten Preis der Telefoneinheiten indirekt die Telefonanlage mit. Ob darüber hinaus dem Hotel ein Verdienst verbleibt, ist nicht bekannt und für den Geschäftsreisenden auch nicht von Belang. Beim Auschecken bezahlt er im Rahmen der Hotelrechnung die Telefonkosten. Für ihn stellt sich jetzt die Frage, ob die angefallenen Telefonkosten eine betriebsbedingte Ausgabe waren, oder ob sie als Privatentnahme verbucht werden, sofern sie über das Firmenkonto beglichen worden sind.

Telefonkosten, Weltweit: Handy und FestnetzDer Unternehmer muss gegenüber dem Finanzamt in diesem Falle die steuerabzugsfähige Betriebsbedingtheit der Telefonkosten nachweisen, weil er nicht über seinen Firmenanschluss telefoniert hat. Der Nachweis wird durch detaillierte Angaben über den Gesprächspartner erbracht; das sind sein Name und seine Rufnummer. Im Grunde genommen sind es dieselben Angaben, die beim heimischen Geschäftsanschluss in dem Einzelverbindungsnachweis aufgeführt werden. Da der Selbstständige seine Arbeitszeit frei entscheiden kann, bestehen auch bei zeitlich späteren oder späten Telefonaten keine Zweifel an ihrem geschäftlichen Zweck. Über die steuerabzugsfähige Anerkennung entscheidet nicht die Höhe der Kosten, sondern einzig und allein der Nachweis darüber, dass sie betriebsbedingt gewesen sind. Es gehört auch zur unternehmerischen Freizeit zu entscheiden, ob über den Hotelanschluss ein teures Auslandsgespräch geführt wird. Die auf diese Weise zahlen- und belegmäßig nachweisbaren Telefonkosten sind sogenannte Reisenebenkosten und insofern betriebsbedingte Ausgaben. Der selbstständige Unternehmer begleicht sie im Rahmen der Hotelrechnung entweder mit seiner Firmenkreditkarte oder in bar aus der Firmenkasse. Sie werden, wie es heißt, direkt im Unternehmen verbucht.

Für den Arbeitnehmer, also den Unselbstständige Mitarbeiter, gibt es mehrere Wege für die Reisekostenabrechnung. Möglich ist die Benutzung einer Firmenkreditkarte, die Abrechnung eines zuvor erhaltenen Bargeldvorschusses oder das Verauslagen der Reisekosten. In allen Fällen muss er eine Abrechnung erstellen, in der die bezahlten respektive verauslagten Ausgaben im Einzelnen aufgeführt werden. Das ist die umgangssprachliche Reisekostenabrechnung. Unter den Reisenebenkosten werden die Telefonkosten aufgeführt, die in derselben Weise nachgewiesen werden müssen wie von dem Selbstständigen. Wenn es nicht nur berufliche, sondern auch private Telefonate gewesen sind, dann sollten die separat ausgewiesen und auch privat bezahlt werden. Eine Alternative, die in der Buchhaltung allerdings nicht gern gesehen wird, ist die anschließende Kürzung der Reisekostenabrechnung um den Anteil der privaten Telefonkosten. Die werden in dem Sinne verrechnet. Sie wurden zunächst über das Firmenkonto respektive die Firmenkasse bezahlt und werden anschließend bei der Reisekostenerstattung wieder abgezogen.

Der Unternehmer ist frei in seiner Entscheidung, wo und wie er arbeitet. Er hat bei der örtlichen Gemeinde sein Gewerbe mit einer festen Adresse angemeldet. Ihm obliegt die unternehmerische Entscheidung über die Notwendigkeit einer Geschäftsreise. Die damit verbundenen betriebsbedingten Aufwendungen wie Telefonkosten sind steuerabzugsfähig, und zwar zusätzlich zu den laufenden Kosten des Festnetzanschlusses am heimischen Firmensitz. Das Betriebsfinanzamt prüft ausschließlich, ob und dass die Telefonkosten betriebsbedingt gewesen sind.

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