Die Abrechnung der Reisekosten ist bisweilen mit Problemen verbunden. Betriebsprüfer decken viele Fehler auf, die insbesondere darin begründet sind, dass bei der Übernachtung mit 7 Prozent Umsatzsteuer und bei Frühstück innerhalb des Hotels mit 19 Prozent gerechnet werden muss. Es gibt jedoch einfache und zweckdienliche Tipps, um dem Finanzamt keinen Grund zum Klagen zu geben.
Tipps und Tipps zur Erfassung der Reisekosten
Wer die gesetzlichen Pauschalen ausnutzt, der kann bei der Abrechnung nicht viel verkehrt machen. Wird eine Reise als Auswärtstätigkeit deklariert, so können Erstattungen in Bezug auf die Reisekosten in Höhe von 20 Euro geltend gemacht werden. Dieser Betrag wird pauschal pro Person angesetzt und benötigt dabei keinen Nachweis.
Sollten die Kosten nachweislich höher ausfallen oder müssen abgegrenzt werden, so empfiehlt sich eine andere Vorgehensweise. Nicht selten wird auch eine betriebliche Reise mit dem Ehepartner durchgeführt. Geschlafen wird in einem Doppelzimmer. Dieses darf jedoch nicht abgesetzt werden, da nur ein Teilnehmer dieser Zimmeraufteilung dem Unternehmen zugeordnet werden kann. Ein Einzelzimmer, wie es normalerweise notwendig gewesen wäre, ist jedoch erstattungsfähig. Wenn sich mehrere Personen, auch der gleichen Firma, ein Zimmer teilen, muss der Betrag in der Abrechnung anteilig aufgeführt werden.
Tipps und Tricks zur Erfassung der Verpflegung
Ein Hotelfrühstück kann pauschal mit 4,80 Euro beziffert werden. Dieser Betrag muss jedoch von den Nebenkosten der Hotelrechnung abgezogen werden, sollte für das Frühstück keine gesonderte Rechnung vorhanden sein.
Alternativ können die Mahlzeiten bis zu Kosten in Höhe von 40 Euro entweder in vollem Umfang aufgeführt und bis zur Verpflegungspauschale steuerfrei berechnet werden. Oder der Wert des Sachbezugs wird angesetzt. In diesem Fall wird die Mahlzeit vollständig lohnsteuerpflichtig behandelt.
Frühstückskosten im Hotel werden aus diesem Grund häufig gesondert ausgewiesen. Das Hotelpersonal muss aber oftmals darauf hingewiesen werden. Entsprechend sollten auch die Mitarbeiter darüber in Kenntnis gesetzt werden.
Wie sieht es aus bei einer Doppelzimmerbuchung für eine Person bei einer Geschäftsreise? Kann diese auch steuerlich geltend gemacht werden? oder könnte so eine Buchung zu Problemen führen?
Hallo Mareike, kommt drauf an, gegen wen man abrechnet: Wenn man das mit dem Arbeitgeber vorab bespricht, warum sollte das nicht gehen?