Hotelzimmer und Übernachtung als ReisekostenDienstreisen gehören bei vielen Arbeitnehmern zur beruflichen Tätigkeit. Zu den hier anfallenden Kosten gibt es in Deutschland eine komplizierte Rechtslage, die sich auch immer wieder verändert. Jedes Unternehmen vereinbart mit seinen Arbeitnehmern, welche Reisekosten es übernimmt. Häufig gibt es dafür interne Richtlinien, nach denen dann die Reisekostenabrechnungen erstellt werden. Dazu gehören auch die Kosten für die Übernachtungen. Für die Abrechnung der Übernachtungskosten im Rahmen einer Dienstreise gibt es verschiedene Möglichkeiten zur Abrechnung. So können die tatsächlichen Kosten angesetzt werden oder eine Übernachtungspauschale, die vom Gesetzgeber jährlich neu festgelegt wird.

Möglichkeiten der Abrechnung für Unterkunftskosten

1. Die Übernachtungspauschale: Der Arbeitgeber erstattet seinen Mitarbeitern die Kosten in Höhe der Übernachtungspauschale. In Deutschland beträgt sie für das Jahr 2016 pro Tag 20 Euro. Die Auszahlung ist für den Mitarbeiter steuerfrei, das Unternehmen darf sie jedoch nicht als Betriebskosten absetzen. Eine steuerfreie Erstattung der Pauschbeträge ist nicht möglich, wenn dem Arbeitnehmer die Unterkunft vom Arbeitgeber oder eines Dritten (auch teilweise) unentgeltlich gestellt worden ist. Für Übernachtungen im Ausland gelten andere Pauschalen (die Liste der aktuellen Pauschalen finden Sie unten im Text), die vom Bundesfinanzministerium jährlich veröffentlicht werden. Sie unterscheiden sich von Land zu Land, teilweise gibt es auch für einzelne Städte festgelegte Pauschalen. Für London zum Beispiel wurde die Übernachtungspauschale in diesem Jahr auf 160 Euro angehoben, im restlichen Großbritannien liegt die Pauschale bei 119 Euro. Für die Reisekostenabrechnung kann bei jeder Dienstreise neu entschieden werden, ob die Übernachtungspauschale angewendet wird. Damit ergeben sich echte Lohnvorteile, wenn der Mitarbeiter eine günstige Unterkunft gefunden hat und eine höhere Pauschale vom Unternehmen erstattet bekommt. Informationen darüber, wie hoch die Pauschale für das Reiseziel ist, können Sie direkt unserer Tabelle unten im Text entnehmen. Die Übernachtungspauschale darf jedoch nur angewendet werden, wenn auch tatsächlich Kosten angefallen sind. Stellt der Arbeitsgeber oder jemand anderes eine kostenlose Unterkunft zur Verfügung, darf auch keine Pauschale angesetzt werden!

Reisekosten Zelten bei der Reisekostenabrechnung
2. Ansatz mit den tatsächlichen Kosten der Übernachtung: Der Arbeitgeber übernimmt die Kosten für die Unterkunft in tatsächlicher Höhe. Die Übernachtungskosten gelten dann als Betriebsausgabe für den Betrieb. Für den Mitarbeiter fallen keine Lohnsteuer oder Sozialabgaben an.

3. Keine Kostenübernahme durch das Unternehmen: Keine Firma ist dazu verpflichtet, die Übernachtungskosten zu übernehmen, es besteht kein rechtlicher Anspruch darauf. Arbeitnehmer sollten die Belege gut aufheben, sie können als Werbungskosten in der Lohnsteuererklärung berücksichtigt werden. Auswirken werden sie sich jedoch nur, wenn die Werbungskostenpauschale bereits ausgeschöpft wird.

Mahlzeiten während der Dienstreisen

Entsprechend der Dauer der Abwesenheit der Reisenden von ihrer Wohnung können Pauschalen für den Verpflegungsmehraufwand berücksichtigt werden. Oft enthalten jedoch die Übernachtungskosten bereits das Frühstück. Wird diese Mahlzeit vom Unternehmen erstattet, muss die Pauschale um diesen Betrag gekürzt werden. Außerdem wird er in der Lohnsteuerabrechnung des Arbeitnehmers berücksichtigt. Um dem Abhilfe zu schaffen, sollte man im Hotel nach einem Business Package fragen.

Steuerliche Besonderheiten

Die Abrechnung der Reisekosten wird inzwischen von den Unternehmen auch eingesetzt, um die Motivation und die Leistung von Mitarbeitern zu honorieren und zu fördern. Die Ausgaben stellen für die Betriebe steuerlich absetzbare Betriebskosten dar, die Arbeitnehmer werden nicht mit zusätzlichen Lohnsteuern oder Sozialabgaben belastet. Hierdurch ergeben sich steuerlich interessante Gestaltungsmöglichkeiten von Zuwendungen und Boni. Siehe auch Artikel zum Thema Sachbezüge.

Übernachtungspauschalen für Gewerbetreibende/Selbständige?

Seit 01.01.2008 gilt (auch rückwirkend), dass die Übernachtungspauschalen nicht durch Selbstständige und Gewerbetreibende genutzt werden können. Hier sollten also unbedingt die Originalbelege aufbewahrt und als Betriebsausgabe angesetzt werden.

Tabelle, Übernachtungspauschalen im Ausland

Die Übernachtungspauschale für Deutschland beträgt im Jahr 2013 20 Euro. Für das Ausland hat der Gesetzgeber andere Pauschalen definiert.

In dieser Tabelle haben wir für Sie die derzeit (2013) gültigen Übernachtungspauschalen zusammengefasst. Wie bereits zuvor erwähnt kann es durchaus sein, dass es in einigen Ländern unterschiedliche Übernachtungspauschalen für unterschiedliche Regionen gibt. Um an oben genanntes Beispiel anzuknüpfen: Ein Hotelzimmer in London wird vermutlich teurer sein als im Rest des Landes. Der Gesetzgeber begegnet dieser Tatsache, in dem er für London einen eigenen Pauschalsatz ausschreibt.

LandÜbernachtungspauschale in Euro
Ägypten50
Äthiopien175
Äquatorialguinea226
Albanien110
Algerien190
Andorra82
Angola265
Antigua + Barbuda85
Argentinien125
Armenien90
Aserbaidschan120
Australien (Canberra)158
Australien (Sydney)186
Australien (Rest)133
LandPauschale für eine Übernachtung in Euro
Bahrain70
Bangladesch75
Barbados110
Belgien135
Benin90
Bolivien70
Bosnien + Herzegowina70
Botsuana105
Brasilien (Brasilia)160
Brasilien (Rio de Janeiro)145
Brasilien (Sao Paulo)120
Brasilien (Rest)110
Brunei85
Bulgarien72
Burkina Faso100
Burundi98
LandPauschale für eine Übernachtung in Euro
Chile130
China (Chengdu)85
China (Hongkong)170
China (Peking)115
China (Shanghai)140
China (Rest)80
Costa Rica60
Côte d’Ivoire145
LandPauschale für eine Übernachtung in Euro
Dänemark150
Dominica80
Dominikanische Republik100
Dschibuti160
LandPauschale für eine Übernachtung in Euro
Ecuador55
El Salvador75
Eritrea58
Estland85
LandPauschale für eine Übernachtung in Euro
Fidschi57
Finnland136
Frankreich (Paris, auch: Hauts-de-Seine, Seine-Saint-Denis, Val-de-Marne)135
Frankreich (Straßburg)89
Frankreich (Lyon)83
Frankreich (Marseille)86
Frankreich (Rest)81
LandPauschale für eine Übernachtung in Euro
Gabun135
Gambia70
Georgien80
Ghana130
Grenada105
Griechenland (Athen)125
Griechenland (Rest)132
Großbritannien (London)160
Großbritannien (Rest)119
Guatemala90
Guinea110
Guinea-Bissau60
Guyana90
LandPauschale für eine Übernachtung in Euro
Haiti111
Honduras115
LandPauschale für eine Übernachtung in Euro
Indien (Chennai)135
Indien (Kalkutta)120
Indien (Mumbai)150
Indien (Neu Delhi)130
Indien (Rest)120
Indonesien110
Iran120
Irland90
Island105
Israel175
Italien (Mailand)156
Italien (Rom)160
Italien (Rest)126
LandPauschale für eine Übernachtung in Euro
Jamaika145
Japan (Tokio)153
Japan (Rest)156
Jemen95
Jordanien85
LandPauschale für eine Übernachtung in Euro
Kambodscha85
Kamerun130
Kanada (Ottawa)105
Kanada (Toronto)135
Kanada (Vancouver)125
Kanada (Rest)100
Kapverdische Inseln55
Kasachstan100
Katar170
Kenia135
Kirgisistan70
Kolumbien55
Kongo (Republik)113
Kongo (Demokratische Republik)155
Korea (Demokratische Volksrepublik)90
Korea (Republik)180
Kosovo65
Kroatien57
Kuba80
Kuwait130
LandPauschale für eine Übernachtung in Euro
Laos67
Lesotho70
Lettland80
Libanon120
Libyen100
Liechtenstein82
Litauen100
Luxemburg102
LandPauschale für eine Übernachtung in Euro
Madagaskar83
Malawi110
Malaysia100
Malediven93
Mali125
Malta90
Marokko105
Mauretanien89
Mauritius140
Mazedonien95
Mexiko110
Moldau, Republik100
Monaco52
Mongolei84
Montenegro95
Mosambik80
Myanmar45
LandPauschale für eine Übernachtung in Euro
Namibia85
Nepal72
Neuseeland98
Nicaragua100
Niederlande115
Niger70
Nigeria220
Norwegen182
LandPauschale für eine Übernachtung in Euro
Österreich92
Oman120
LandPauschale für eine Übernachtung in Euro
Pakistan (Islamabad)150
Pakistan (Rest)70
Panama110
Papua-Neuguinea90
Paraguay61
Peru140
Philippinen90
Polen (Warschau, Krakau)90
Polen (Rest)70
Portugal (Lissabon)95
Portugal (Rest)95
LandPauschale für eine Übernachtung in Euro
Ruanda135
Rumänien (Bukarest)100
Rumänien (Rest)80
Russische Föderation (Moskau, außgenommen Gästewohnungen Deutsche Botschaft)135
Russische Föderation (Moskau, Gästewohnungen Deutsche Botschaft)0
Russische Föderation (Moskau, angemietete Gästewohnungen Deutsche Botschaft)135
Russische Föderation (St. Petersburg)110
Russische Föderation (Rest)80
LandPauschale für eine Übernachtung in Euro
Sambia95
Samoa57
São Tomé (Príncipe)75
San Marino77
Saudi-Arabien (Djidda)80
Saudi-Arabien (Riad)95
Saudi-Arabien (Rest)80
Schweden165
Schweiz (Genf)174
Schweiz (Rest)139
Senegal130
Serbien90
Sierra Leone82
Simbabwe135
Singapur188
Slowakische Republik130
Slowenien95
Spanien (Barcelona, Madrid)150
Spanien (Kanaren)90
Spanien (Palma de Mallorca)125
Spanien (Rest)105
Sri Lanka118
St. Kitts + Nevis100
St. Lucia105
St. Vincent + Grenadinen110
Sudan120
Südafrika (Kapstadt)90
Südafrika (Rest)80
Südsudan134
Surinam75
Syrien140
LandPauschale für eine Übernachtung in Euro
Tadschikistan50
Taiwan110
Tansania165
Thailand120
Togo80
Tonga36
Trinidad + Tobago145
Tschad151
Tschechische Republik97
Türkei (Izmir, Istanbul)100
Türkei (Rest)70
Tunesien80
Turkmenistan87
LandPauschale für eine Übernachtung in Euro
Uganda130
Ukraine85
Ungarn75
Uruguay70
Usbekistan60
USA (Atlanta)115
USA (Boston)190
USA (Chicago)95
USA (Houston)110
USA (Los Angeles)135
USA (Miami)120
USA (New York City)215
USA (San Francisco)110
USA (Washington D.C.)205
USA (Rest)110
LandPauschale für eine Übernachtung in Euro
Vatikanstaat160
Venezuela207
Vereinigte Arabische Emirate, VAE145
Vietnam97
LandPauschale für eine Übernachtung in Euro
Weißrussland109
LandPauschale für eine Übernachtung in Euro
Zentralafrikanische Republik52
Zypern90
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Kommentar

Benno Lindel schrieb am 5. Februar 2014 um 12:38 Uhr:

zu: Übernachtungspauschale für Selbständige
Vorsicht: Böse Falle

Leider zeigt Ihr Beitrag zu o.g. Thema nicht, dass rückwirkend seit dem 1.1.2008 die Sätze für die Übernachtunsgpauschale für Selbständige und Unternehmer nicht mehr gelten. Bei dieser Gruppe akzeptiert das FA nur noch Rechnungsbelege!!

Jan schrieb am 5. Februar 2014 um 12:41 Uhr:

Hallo Herr Lindel, danke für den Hinweis, allerdings wird ja im Gesamtartikel nur von Arbeitnehmern gesprochen. Wenns da zu Unklarheiten gekommen ist, werde ich das nochmal in einem Absatz hinzufügen.

Benno Lindel schrieb am 5. Februar 2014 um 12:47 Uhr:

zu: Übernachtungspauschale

Wow, das ging ja flott. Vielen Dank für die Klarstellung, dass Selbständige + Unternehmer diese Pauschal nicht mehr ansetzen können.

elke mönch schrieb am 6. Februar 2014 um 09:07 Uhr:

Hallo,
für die Dauer der Flugreise darf keine Übernachtungspauschale angerechnet werden. Wie verhält es sich wenn der Mitarbeiter die ganze Nacht im Zug sitzt ? Ist das gleich ?
Danke und Gruß

Benno Lindel schrieb am 7. Februar 2014 um 18:33 Uhr:

Als Selbständiger habe ich in den Jahren 2009 – 2011 Übernachtungspauschalen angegeben, ohne zu wissen, dass das seit 1.1.2008 für Selbständige nicht mehr gilt. Kann ich das mit Eigenbelegen “heilen”??

Jan schrieb am 7. Februar 2014 um 20:33 Uhr:

Hallo, ich bin kein Steuerberater und kann zu solchen Fragen nicht wirklich was sagen. Meiner Meinung nach (und das ist wirklich meine persönliche Meinung – keine Beratung und völlig ohne Haftung) sind Eigenbelege dann ein Mittel, wenn kein Beleg vorhanden ist oder wenn dieser (in Ausnahmefällen) verloren ist. Da jetzt Pauschalen via Eigenbeleg abzurechnen glaub ich ist nicht des Rätsels Lösung erst recht nicht, wenn es um eine vielzahl von Übernachtungen geht. Wenn Eigenbelege erstellt werden können, dann ist ja der Reisezeitraum und das Hotel bekannt, ich würde eher versuchen die Hotels anzuschreiben und eine Rechnungskopie anzufordern…. Ggf. kann man damit schon viel erschlagen. Ansonsten ist das eindeutig eine Frage für den Steuerberater.

Benno Lindel schrieb am 8. Februar 2014 um 12:44 Uhr:

Übernachtungspauschale
Die unterschiedliche Behandlung von Selbständigen und Angestellten in dieser Angelegenheit widerspricht doch dem gesetzlichen Gleichheitsgrundsatz. Weiß jemand, ob da bereits eine Klage läuft? Oder hat jemand aus diesem Kreis “Lust” dagegen vorzugehen?

elke mönch schrieb am 10. Februar 2014 um 08:14 Uhr:

Hallo,
für die Dauer der Flugreise darf keine Übernachtungspauschale angerechnet werden. Wie verhält es sich wenn der Mitarbeiter die ganze Nacht im Zug sitzt ? Ist das gleich ?
Danke und Gruß

Lucas schrieb am 12. Februar 2014 um 11:22 Uhr:

Hallo,
ich stöbere jetzt seit fast 2 Stunden auf Euren Seiten zum Thema steuerfreie Bezüge.
Ich bin Thüringer und muss jetzt für ca. 1 Jahr zum Firmenstammsitz nach Hessen zur Schulung. Welche Optionen würden da für mich in Frage kommen, da ja offensichtlich einige Bezüge nur für zeitlich begrenzte Einsätze am selben Ort gelten.
Für ein paar Tipps wäre ich sehr dankbar.
Gruß, Lucas

Ricco Lehmann schrieb am 24. Februar 2014 um 09:36 Uhr:

Hallo,
mein Arbeitgeber fordert rückwirkend zum 1.1.2014 einen Beleg/Eigenbeleg bei Pauschalübernachtungen, mit Namen und Adresse bei wem und wo übernachtet wurde. Er behauptet die Gesetzeslage habe sich zum 1.1.2014 dahingehend geändert.
Ist dem so? Fordert das Finazamt diese Daten?

Danke und Gruß

Christian Grey schrieb am 28. Februar 2014 um 20:06 Uhr:

1. Wenn ich in London eine Übernachtungsmöglichkeit für 160€ finde, muß der AG diese kosten ersetzen?

2. In meinem Arbeitsvertrag steht, das ich mir ein Unterkunft für bis zu 80€ nehmen kann. Darf dann das Zimmer in London nicht teurer sein, obwohl vom Gesetz her in London 160€ gelten?

Gruß!

Mail auch an ibizaborabora@yahoo.de

Danke

Pele schrieb am 7. März 2014 um 16:41 Uhr:

Hallo, bei uns zahlt der Arbeitgeber nicht die volle Übernachtungspauschale aus. Als Beispiel: Tunesien laut Tabelle 80€ Übernachtungspauschale. Unser Betrieb bezahlt nur 24€. Ist das Legal?

Jan schrieb am 8. März 2014 um 14:49 Uhr:

Hallo, grundsätzlich sollte da nichts dagegensprechen …. Der Rest wird dann eben entsprechend über die Steuererklärung abgerechnet.

Christoph Helm schrieb am 15. April 2014 um 14:16 Uhr:

Hallo.
Ich habe gerade für einen unserer Monteure eine Reise in die Schweiz abgerechnet. Habe für drei Übernachtungen Mi. – Sa. die pauschale Kürzung von 20% vom Tagessatz (48,-€) fürs Frühstück abgezogen. Unser System (Lexware Reisekosten Pro) berechnet jetzt allerdings für das Dritte Frühstück (Samstag) statt 9,60 € nun 14,40 € Pauschale Kürzung Mahlzeiten. Bei Leware hängt man wieder nur in der Warteschleife. Hat jemand eine Idee warum???
Hab schon alles durchforstet nach Infos, aber nix gefunden :-(
Danke für eure Hilfe!!!

Helga Bargatzky schrieb am 2. September 2014 um 10:15 Uhr:

Guten Tag,
wenn die Übernachtungspauschale gewählt wird, muss berücksichtigt werden, ob der Reisende ein Frühstück erhalten hat oder nicht? Konkret: Reise in die Niederlande, die Übernachtungspauschale beträgt 115 Euro. Muss man hiervon das Frühstück abziehen oder ist das bei der Übernachtungspauschale nicht erforderlich? Gruß
Helga Bargatzky

E. Raab schrieb am 28. Februar 2015 um 23:34 Uhr:

Bin am 2.1.14 um 15h nach Österreich gefahren und am 4.1.14 8h wieder zurückgefahren. Habe also 2 Übernachtungen in Österreich. Wie ist es hier mit An- und Abreisetag? Kann ich hier 1 oder 2 Übernachtungen geltend machen?

Jan schrieb am 1. März 2015 um 10:02 Uhr:

Hi, 2x An-/Abreise zu 12 Euro + 1 Tag ganztägig zu 24 Euro für die Verpflegung (ggf. kürzen, wenn der AG Mahlzeiten bezahlt hat) und 2x die Übernachtungspauschale (falls der AG nichts gezahlt hat und das die sinnvollste Anrechnung ist).

Thomas Rawe schrieb am 1. Juni 2016 um 16:16 Uhr:

Hallo,
was zählt für die Abrechung der Übernachtungspauschale? Der Einsatzort/-land (z. B. Schweiz) oder der Übernachtungsort/-land (z.B. Österreich.

Mit freundlichen Grüßen
Thomas Rawe

Hanseat schrieb am 1. Februar 2017 um 07:46 Uhr:

Da kann ich nur froh sein, dass meine Reisen in den letzten acht Jahren immer von meinen AGs übernommen wurden.
Diese ewige Rennerei mit Belegen und der Lohnsteuererklärung würden mich wahnsinnig machen. Noch dazu müsste ich mit so viel in Vorkasse gehen, dass sich das Arbeiten schon fast nicht mehr lohnen würde.

Voigt schrieb am 18. April 2017 um 17:55 Uhr:

Hallo, bei uns zahlte der Arbeitgeber nicht die volle Übernachtungspauschale aus. Als Beispiel: China(im übrigen) laut Tabelle 113€ (2016)Übernachtungspauschale. Unser Betrieb bezahlt nur 80€.Da ich die Steuererklärung selber mache weiß ich nicht wo ich diesen Differenzbetrag eintragen soll.