Die Planung einer Geschäftsreise beschränkt sich nicht nur auf das eigentliche Hin und Her. Vielmehr muss die gesamte Reiseplanung als Prozess verstanden werden. Gerade in großen Unternehmen, wo häufig zu einer Geschäftsreise aufgebrochen wird, sind Organisation, Analyse, Steuerungsprozesse und die Prozessoptimierung zu beachten.
Welche Prozesse sind beim Travel Management durchzuführen?
Travel Management beschreibt das Vorgehen des Unternehmens eine Geschäftsreise zu planen und durchzuführen. Die Aufgaben sind vielfältig.
- Reisedienstleistungen –
Die Wahl des Verkehrsmittels sollte durchdacht sein. Von der Bahn, über den Mietwagen, bis hin zum Flugzeug stehen häufig mehrere Alternativen offen. Wer häufig auf dasselbe Fortbewegungsmittel zurückgreift, der kann durch Verhandlungsgeschick beim Reiseveranstalter bares Geld sparen. - Hotelbuchung – Ein ähnliches Vorgehen empfiehlt sich bei den Hotelketten. Werden immer dieselben Orte angelaufen, was durchaus realistisch sein kann, so sind spezielle Arrangements zu treffen, um den Preis zu drücken.
- Reisekostenabrechnung – Das Controlling für die Geschäftsreisen ist ein eigener Prozess für sich. Dies sollte nicht mal nebenbei gemacht werden. Ein Mitarbeiter, der die notwendige Expertise vorweisen kann, ist in der Lage diese Planstelle zu optimieren.
- Management des Fuhrparks – Große Firmen besitzen häufig einen eigenen Fuhrpark. Hier muss alles geordnet vorgehen. Die Fahrtenbücher sollten regelmäßig kontrolliert werden, um eine personengerechte Abrechnung erstellen zu können.
- Organisation – Im Gleichklang zur Fortbewegung können Meetings und Treffen, sowie Fortbildungen geplant werden. Durch diese Bündelung von Terminen können Kosten eingespart werden. Weiterhin ist es möglich auch touristische Angebote mit geschäftlichen Terminen zu mischen.
- Reiserichtlinien – Wenn noch nicht vorhanden, so gehört es zum Travel Management Reiserichtlinien aufzustellen. Sollten diese schon vorliegen, so können sie erweitert oder überarbeitet werden, sofern eine Notwendigkeit dazu besteht.
Der Travel Manager ist inzwischen ein eigenständiger Beruf, welcher die vorgestellten Aspekte und weitere Tätigkeiten abdeckt. In Reisebüroketten, in der Gastronomie, bei Veranstaltungsagenturen, Reiseabrechnungssystemen und auch bei Anbietern von Transportdienstleistungen kommt das Travel Management zum Einsatz.
