Verpflegungspauschale, Reisekosten und ReisekostenabrechnungWenn der Arbeitgeber nicht die Kosten für Verpflegung und/oder Übernachtungen auf Dienstreisen übernimmt, kann der so entstehende Verpflegungsmehraufwand geltend gemacht werden. Hier greift die Verpflegungspauschale (Verpflegungspauschbetrag), die sich nach Reiseland und Reisedauer richtet.

Am 14. Dezember 2016 wurde die Verpflegungspauschale für das Jahr 2017 festgesetzt. Wir informieren Sie rund um diese aktuelle Pauschale. Eine detaillierte Tabelle mit den aktuellen Pauschbeträgen für das Jahr 2017 für alle Länder finden Sie hier.

Verpflegungspauschale für Mehraufwendungen

Wer noch kein routinierter Geschäftsreisender ist, verfällt leicht dem Irrglauben, die Verpflegungspauschale würde sämtliche Kosten für die Verpflegung auf Dienstreisen decken. Doch die Abrechnung der tatsächlichen Verpflegungskosten ist nicht einmal dann möglich, wenn ein Beleg vorliegt. Nicht umsonst heißt die Verpflegungspauschale auch Verpflegungsmehraufwand. Bevor man also auf der nächsten Dienstreise nach Herzenslust kulinarische Köstlichkeiten genießt und sich im teuersten Hotel am Platz einquartiert, sollte man bedenken, dass nur Mehraufwendungen, die durch Auswärtstätigkeiten notwendigerweise entstehen, pauschal ersetzt werden.

Die Verpflegungspauschale nach der Reisekostenreform

Wurden zu diesem Zweck vor dem Jahr 2014 noch drei verschiedene Verpflegungspauschalen unterschieden, so sind seit der Reisekostenreform neue Richtlinien gültig und man unterscheidet nur noch zwei Pauschalen:

  1. Die Verpflegungspauschale für Abwesenheiten von Tätigkeitsstätte und Wohnung zwischen acht und 24 Stunden: Diese Pauschale findet auch für den Anreise- und Abreisetag von Geschäftsreisen Anwendung, die Übernachtungen einschließen.
  2. Die Verpflegungspauschale für ganztägige Abwesenheiten: diese Pauschale greift bei mehrtägigen Dienstreisen für die Kalendertage, an denen der Geschäftsreisende von 0 – 24 Uhr auswärtig tätig war.

Damit die Pauschale geltend gemacht werden kann, muss es sich nachweislich um einen beruflich veranlassten Verpflegungsmehraufwand handeln, den der Arbeitnehmer selbst zu tragen hatte. Übernimmt auf der Reise der Arbeitgeber die Verpflegung, wird die Verpflegungspauschale gekürzt. Wie diese Kürzungen im Detail aussehen, können Sie hier erfahren.

Ob und in welchem Fall eine Dienstreise vorliegt, für die die Verpflegungspauschale geltend gemacht werden kann, wird übrigens durch den Begriff der ersten Tätigkeitsstätte geregelt. Steuerlich wird mittlerweile nämlich nicht mehr zwischen Dienstreise, Einsatzwechseltätigkeit oder Fahrtätigkeit unterschieden.

Begrenzter Auszahlungszeitraum

Wenn Sie sich geschäftlich länger als drei Monate an ein und demselben Ort, außerhalb der normalen Tätigkeitsstätte aufhalten, dann gilt dies vor dem Fiskus nicht mehr als Dienstreise. Hier greifen andere Möglichkeiten, Mehraufwendungen steuerlich geltend zu machen. Jedoch führt schon eine Unterbrechung des Aufenthalts von mindestens vier Wochen zu einem neuen Beginn der drei monatigen Frist. Die Ursache für die Unterbrechung spielt dabei keine Rolle. Auch Urlaubs- oder Krankentage können hier geltend gemacht werden.

Geschäftsreisen innerhalb Deutschlands

Für die Berechnung der Verpflegungspauschale werden grenzüberschreitende Dienstreisen von Dienstreisen innerhalb Deutschlands unterschieden. Für Reisen innerhalb Deutschlands wurden auch für das Kalenderjahr 2017 keine Preisanpassungen der Verpflegungspauschale vorgenommen. Weiterhin gilt:

Dauer der DienstreiseBetrag in Euro
Mindestens 24 h24 € / Tag
Ab 8 bis 24 h bzw. An- und Abreisetag12 € / Tag

Die Pauschale für Übernachtungen auf Dienstreisen innerhalb Deutschlands beträgt 20 Euro pro Nacht. Die Übernachtungspauschale für Geschäftsreisen im Inland ist sehr gering. Dies wirft immer wieder Fragen auf, auf die wir an anderer Stelle ausführlicher eingehen. Einen Erklärungsversuch für die geringen Übernachtungspauschalen in Deutschland finden Sie in unseren FAQs. Grundsätzliche Informationen zur Übernachtungspauschale finden Sie hier.

Die Verpflegungspauschale für Geschäftsreisen im Ausland

Grundsätzlich gelten für Auslandsdienstreisen dieselben Regelungen wie für Geschäftsreisen im Inland – auch hier unterschiedet man eintägige und mehrtägige Auswärtstätigkeiten und es gilt die Drei-Monats-Frist.

Doch die Lebenshaltungskosten in Deutschland unterscheiden sich von denen anderer Länder. Daher gibt es auch für viele Länder individuelle Verpflegungspauschalen, die sich zum Teil deutlich von der Verpflegungspauschale für Inlandsgeschäftsreisen unterscheidet.

Teilweise werden sogar für einzelne Regionen oder Städte in ein und demselben Land verschiedene Pauschalen angesetzt. Dies ist durchaus sinnvoll. Bei einer Geschäftsreise in die Metropole New York wird man schließlich mit höheren Lebenshaltungskosten konfrontiert als bei einem dienstlichen Aufenthalt in Appleton, Wisconsin.

Im Gegensatz zur Verpflegungspauschale bei Dienstreisen im Inland haben sich die Pflegepauschalen im Vergleich zu den Vorjahren teilweise stark geändert. Bei rund 50 Ländern wurde die Verpflegungspauschale den Preisentwicklungen angepasst. Besonders profitieren davon USA-Reisende: hier ist ein deutlicher Aufwärtstrend der Pauschale für alle Regionen zu erkennen. Bei der Übernachtungspauschale sticht vor allem der Anstieg des Pauschbetrags für Monaco hervor. Dieser steigt von 52 auf 180 Euro – also um das 3,5-fache!

Für Griechenland, Ungarn und Serbien geht es hingegen mit der Pauschale bergab. Andere Länder wiederum wurden neu unterteilt. So gelten in diesem Jahr beispielsweise erstmals eigene Sätze für die chinesische Stadt Kanton.

In unserer Tabelle für die Verpflegungspauschale 2017 haben wir ausführlich und detailliert die Spesensätze in verschiedenen Ländern und Regionen aufgeführt.

Für Länder, die nicht in der Tabelle erfasst werden gilt übrigens in der Regel die für Luxemburg festgelegte Verpflegungspauschale. Bei Übersee- und Außengebieten, die nicht extra aufgeführt wurden, müssen Sie den Pauschbetrag des jeweiligen Mutterlandes ansetzen.

Für das Ansetzen der verschiedenen Pauschbeträge der Länder bzw. Regionen und Städte gelten folgende Regeln: Bei eintägigen Dienstreisen ins Ausland – also Reisen, die am gleichen Tag beginnen und Enden – wird der Pauschbetrag des letzten Tätigkeitsortes im Ausland geltend gemacht. Dies ist auch dann der Fall, wenn der Arbeitnehmer zuvor oder danach oder gar überwiegend im Inland tätig geworden ist. Wenn ein Land für eine Dienstreise lediglich durchquert wird, dann gilt dieses Land nicht als Tätigkeitsort.

So weit so gut. Etwas komplizierter wird es, wenn mehrtägige Reisen in verschiedene Staaten stattfinden. Für die Ermittlung der Pauschalen am An- und Abreisetag sowie an den Zwischentagen gilt mit Bezug auf § 9 Absatz 4a Satz 5 2. Halbsatz EStG vor allem Folgendes:

  • Bei der Anreise vom Inland in das Ausland oder vom Ausland in das Inland ist die Verpflegungspauschale des Ortes maßgebend, der vor 24 Uhr Ortszeit erreicht wird. (Anreisepauschale)
  • Bei der Abreise vom Ausland in das Inland oder vom Inland wird die Verpflegungspauschale des letzten Tätigkeitsortes angesetzt. (Abreisepauschale)
  • Für die Zwischentage wird die Verpflegungspauschale des Ortes angesetzt, den der Dienstreisende vor 24 Uhr Ortszeit erreicht.

Schließt sich an den Tag der Rückkehr von einer Auswärtstätigkeit im Ausland in die Heimatstadt oder zur ersten Tätigkeitsstätte eine weitere Auswärtstätigkeit an, dann wird für diesen Tag die höhere Verpflegungspauschale angesetzt.

Besonderheiten bei Flug- und Schiffsreisen

Für Flugreisen gibt es ebenfalls noch einmal besondere Regelungen. Wenn Sie innerhalb eines Tages eine Flugreise vom Inland ins Ausland oder vom Ausland ins Inland unternehmen, gilt die Anreisepauschale des Ziellandes. Erfolgt die Ankunft am Zielort erst am Tag nach dem Abflug, gilt die Abreisepauschale des Abfluglandes und die 24-Stunden Pauschale des Ziellandes. Bei Flugreisen mit Ankunft am Zielort nach mehr als zwei Tagen, gilt für die Tage, die zwischen Abflug und Ankunft liegen, der Pauschbetrag für Österreich. Weitere Informationen und Beispiele zur Abrechnung dienstlicher Flugreisen finden Sie hier.

Bei Schiffsreisen ist zu beachten, dass für die Tage der Einschiffung und Ausschiffung die für den jeweiligen Hafenort gültige Pauschale angesetzt wird. Bei am selben Tag beginnenden und endenden Fährfahrten ist die Verpflegungspauschale am Ankunftsort maßgebend. Wenn sich eine Schiffsreise über mehr als zwei Kalendertage erstreckt, dann müssen Sie den Pauschbetrag von Luxemburg ansetzen.

Die Verpflegungspauschale in der Praxis

Anhand zweier Beispiele wollen wir zusammenfassend die Anwendung der Reisekostenpauschale für Dienstreisen im Inland und im Ausland für das Jahr 2017 verdeutlichen:

Beispiel 1: Dienstreise im Inland
Herr Willi Lohmann geht im Auftrag seines Arbeitgebers für drei Tage auf eine Geschäftsreise von seinem Heimat- und Arbeitsort Frankfurt am Main nach München. Die Reise beginnt am ersten Tag um 18:30 Uhr. Den zweiten Tag verbringt Herr Lohmann den ganzen Tag mit den Kunden in München, wobei der Kunde ihn noch zu einem Mittagessen einlädt. Am Vormittag des dritten Tages hat Herr Lohmann noch einen geschäftlichen Termin und gönnt sich vor der Abreise noch ein schnelles Mittagessen im Hotel, das er auf die Hotelrechnung setzen lässt, die der Arbeitgeber begleicht. Gegen 16:00 Uhr des dritten Tages kommt Herr Lohmann wieder in Frankfurt an.

Für die Verpflegungspauschale ergibt sich daraus folgendes:

  1. Tag: Dieser Tag gilt als Anreisetag. Daher können 12 € als Verpflegungspauschale abgerechnet werden.
  2. Tag: Für diesen Tag kann eine ganztägige Abwesenheit geltend gemacht werden. Herr Lohmann kann 24 € absetzen. Das Mittagessen muss Herr Lohmann nicht von der Pauschale kürzen, da er von einem Dritten eingeladen wurde.
  3. Tag: Dieser Tag gilt als Abreisetag bei einer Abwesenheit von mehr als acht Stunden. Die Verpflegungspauschale für diesen Tag beträgt demnach 12 €. Allerdings wird dieser Betrag aufgrund des Mittagessens, das der Arbeitgeber mit der Hotelrechnung bezahlt um 40 % der gültigen Ganztagspauschale gekürzt. Es verbleibt eine Verpflegungspauschale von 2,40 € für den dritten Tag.

In der Summe kann Herr Lohmann demnach 12 € + 24 € + 2,40 € = 38,40 € als Verpflegungspauschale geltend machen.

Beispiel 2: Dienstreise ins Ausland
Einige Zeit später ist Herr Lohmann für seinen Arbeitgeber im Ausland unterwegs. Zunächst bricht er am Montagabend um 22:00 Uhr nach Brüssel auf. Er erreicht Belgien um 2:00 Uhr nachts. Am Dienstag ist er den ganzen Tag mit Kundengesprächen in Brüssel beschäftigt. Am Mittwoch fährt er weiter zu einem Geschäftstermin, der in Amsterdam stattfindet. Er erreicht Amsterdam gegen 14:00 Uhr. Er ist bis Donnerstag um 13:00 Uhr in der niederländischen Hauptstadt tätig. Anschließend reist er zurück nach Frankfurt am Main, wo er gegen 18:00 Uhr ankommt. Die Hotelkosten übernimmt wieder der Arbeitgeber.

  1. Tag: Herr Lohmann kann für den Montag nur die inländische Verpflegungspauschale ansetzen, da er Belgien erst nach 24:00 Uhr erreicht. Herr Lohmann kann demnach 12 € abrechnen.
  2. Tag: Für den Dienstag greift die Verpflegungspauschale für Belgien für den gesamten Kalendertag. Herr Lohmann kann 41 € abrechen.
  3. Tag. Für den Mittwoch ist die Verpflegungspauschale für die Niederlande zugrunde zu legen, denn dort traf Herr Lohmann vor 24:00 Uhr Ortszeit ein. Herr Lohmann kann 46 € abrechnen.
  4. Tag: Für den Donnerstag greift die Verpflegungspauschale für Abreisetage für die Niederlande, da Herr Lohmann noch bis 13:00 Uhr vor Ort tätig war. Herr Lohmann kann 31 € abrechnen.

In der Summe kann Herr Lohmann 12 € + 41 € + 46 € + 31 € = 130 € als Verpflegungspauschale geltend machen.

Ein Formular zur Abrechnung der Reisekosten zur Einreichung beim Arbeitgeber stellen wir Ihnen kostenlos zur Verfügung. Im Formular für die Reisekostenabrechnung zum Download können Sie schnell und übersichtlich Kosten für Transportmittel, Übernachtung und Verpflegung aufführen.

Verpflegungspauschale geltend machen

Arbeitgeber sind nicht verpflichtet, die Verpflegungspauschalen zu erstatten – zumindest nicht, solange dies nicht vertraglich festgehalten wurde. Damit kann der Arbeitgeber die Zahlung verweigern oder auch nur zum Teil für die Pauschale aufkommen. Mehr Informationen zu diesem Thema finden Sie hier. Wenn der Arbeitgeber nicht zahlt kann man die Pauschale immer noch steuerlich absetzen. Bei der Anfertigung der Steuererklärung können die Reisekosten als Werbungskosten geltend gemacht werden. Der Nachteil hierbei ist, dass die Reisekosten sich nur indirekt auf die Steuer auswirken, weil sie lediglich das zu versteuernde Einkommen senken. Zudem müssten die von Arbeitnehmer selbst aufgebrachten Kosten für Dienstreisen so hoch sein, dass sie die vom Finanzamt angesetzte Pauschale für Werbungskosten von 1000 € überschreiten, um sich überhaupt bemerkbar zu machen. Mehr Informationen hierzu finden Sie unter Einkommensteuererklärung optimieren .

Weitere hilfreiche Informationen zu Spesen und Tagegeld 2017, sowie Rechenbeispiele finden Sie auch auf den Webseiten des Bundesfinanzministeriums.

Wenn Sie einen Überblick über die Verpflegungspauschalen der letzten Jahre benötigen, werden Sie unter folgenden Links fündig:

Veröffentlicht in: Lexikon
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Kommentar

Fr. Vlamings schrieb am 12. Mai 2017 um 11:55 Uhr:

Sonntag 14-5 18:30 Abflug nach Hongkong von Frankfurt
15-5 17:00 Ankunft Hongkong
15-5 gleich weiterreise nach China Shenzen (=China allgemein)

Welche pauschale?

Und Welche pauschale für:

18-5 reise ungefähr 17:00 von China-algemein zur Hongkong
18-5 23:00 Flug nach Frankfurt
19-05 Ankunft Frankfurt

Danke im voraus für ihren hilfreiche Antwort

VG
Hester Vlamings