Das Ziel einer Reise ist nicht selten eine Konferenz, Tagung oder Fortbildung. Innerhalb eines Unternehmens sollte dabei auch an die Außendarstellung gedacht werden. Die Teilnehmer haben nicht selten eine längere Reise zurückgelegt, ihrer eigenen Firma muss für die Reisekosten zahlen und dementsprechend hat der Veranstalter die Pflicht, die Konferenz bestmöglich zu gestalten. Die nachfolgenden Tipps helfen bei der Einrichtung eines Konferenzraums, indem sich die Besucher wohlfühlen werden.
Fünf Tipps für die Einrichtung eines Konferenzraumes
Die Eirichtung eines Konferenzraums ist keine Kunst. Die Präsentation des Unternehmens und die Zweckdienlichkeit sollten im Vordergrund stehen.
- Ansprechende Arbeitsverhältnisse schaffen – Sind genügend Lampen vorhanden und erzeugen diese ausreichend Licht? Es ist ermüdend unter erschwerten Lichtverhältnissen zu arbeiten, zudem verringert es die Motivation. Ist der Einsatz eines Projektors gefragt, sollte eine Möglichkeit geschaffen werden, den Raum abzudunkeln. Pflanzen im Konferenzraum sorgen für eine lebendige Arbeitsatmosphäre.
- Das Unternehmen darstellen – Die Konferenz oder das Treffen wird seinen Sinn und Zweck haben. Dabei darf aber die Außendarstellung des Unternehmens nicht vergessen werden. Durch die Anwendung von Corporate Design werden das Logo und die Farben in den Konferenzraum integriert. Es gilt jedoch nicht zu übertreiben. Eine Überfrachtung mit bunten Farben und Mustern ist der Konzentration abträglich.
- Qualitative Einrichtung nutzen – Die Einrichtung im Konferenzraum selber ist schon ein wichtiges Kriterium. Die Tische sollten von gleicher Bauart sein und weder Dellen aufweisen, noch kippeln. Die Stühle müssen farblich und auch von der Höhe zu den Tischen passen.
- Bequemlichkeit gewährleisten – Die Konferenzstühle sollten einen hohen Sitzkomfort bieten. Nicht selten werden mehrere Stunden auf ihnen gesessen, oftmals über viele Tage. Auch das Bereitstelle von Getränken und die Planung der Essenspausen fällt unter den Bereich Bequemlichkeit.
- Für Ordnung sorgen – Zu Beginn einer Konferenz ist der Raum meistens ordentlich. Es sollte aber auch gewährleistet werden, dass der Konferenzraum in den Pausen oder nach Abschluss des Tages gereinigt und gelüftet wird. So wird auch der zweite Tag der Konferenz erfolgreich verlaufen.
