Große und mittlere Unternehmen lassen häufig zu viele Ausgaben bei den Reisekosten zu. Exakte Planung, Schulungen und Vorgaben können diese Kosten jedoch verringern. Die nachfolgenden sechs Tipps geben einen Einblick in diverse Methoden, um Reiseausgaben zu verringern.
So können die Ausgaben für Reisekosten minimiert werden!
Unternehmen sind häufig bemüht, mehr Geld einzunehmen. Dabei ist es im Rahmen der Gewinnmaximierung ratsam auch die Ausgaben genau zu kontrollieren. Bei den Reisekosten kann auf folgende Arten gespart werden.
- Abteilungen koordinieren:
Große Unternehmen sind in Abteilungen oder Etagen unterteilt. Angenommen es findet eine Veranstaltung statt, welche mit dem Dienstauto bereist wird, so sollten die Abteilungen koordiniert werden. Es macht keinen Sinn, wenn aus jeder Etage zwei Personen mit einem Auto fahren. - Reisekostenbeauftragte einstellen: In jedem Unternehmen sollte ein Mitarbeiter für die Reisekosten verantwortlich sein. In kleinen Unternehmen kann dies neben der eigentlichen Tätigkeit erledigt werden. In größeren Unternehmen lohnt es sich meist einen eigenen Mitarbeiter für diesen Zweck abzustellen. Durch geschicktes Handeln bei Hotelketten, mit Fluggesellschaften oder Autovermietungen kann ordentlich gespart werden.
- Kosten-/Nutzen Rechnung: Oftmals ist es zudem sinnvoll die Kosten einer Geschäftsreise mit dem Nutzen zu überprüfen. Ist dieser untergeordnet, so muss die Reise vielleicht abgesagt werden.
- Alternativen prüfen: Sollen diverse Mitarbeiter zu einer Schulung geschickt werden, so ist zu prüfen, ob nicht ein ähnliches Angebot in der eigenen Stadt oder Umgebung durchgeführt wird. So können die Strecke der Reise und damit die Dauer der Fahrt, sowie die verbundenen Kosten reduziert werden.
- Reiserichtlinie erlassen: In einem solchen Dokument werden Regeln festgehalten. Dabei kann auch enthalten sein, wie hoch die Ausgaben während der Reise ausfallen dürfen. Es ist zudem wichtig, die Reiserichtlinie den Mitarbeitern schon bei der Beantragung der Geschäftsreise zugänglich zu machen.
- Technik nutzen: Nur um ein Gespräch mit mehreren Personen zu führen, kann auch auf eine Konferenzschaltung zurückgegriffen werden. Gerade mit regelmäßigen Geschäftspartnern ist das Einrichten eines solchen Systems häufig kostengünstiger, als regelmäßige Reisen.
