Vor, während und nach der Geschäftsreise gibt es zahlreiche Aufgaben, welche die eigene Aufmerksamkeit verlangen. Bei den Vorgesetzten macht es einen guten Eindruck, wenn wirklich Alles zur Zufriedenheit erledigt wird. Im eigenen Interesse sollte die Zeit bestmöglich genutzt werden. Checklisten stellen hier eine echte Arbeitserleichterung dar. Dies soll an drei Beispielen aufgezeigt werden.
Beispiel 1 – Checkliste zur Planung der Geschäftsreise!
Eine Checkliste ist einfach eine Auflistung von Punkten, die beim Erfüllen abgehakt werden können. Das Erstellen dieser Übersicht geht schnell von der Hand und kann gegebenenfalls erweitert werden. Wichtig ist jedoch, die Punkt abzuarbeiten.
- Wichtige Arbeiten vor der Abreise erledigen
- Kostenvergleich der Transportmittel
- Wichtige Dokumente zurechtlegen
- Koffer packen
- Flug buchen oder Bahnticket kaufen
- Auf welchen Gleisen wird umgestiegen
- Ankunft planen: Wie erreiche ich das Hotel?
- Einen Babysitter organisieren
- Private Dinge erledigen
Beispiel 2 – Checkliste während der Geschäftsreise!
Checklisten helfen bei der Strukturierung der Arbeiten. Wer seine Notizen liest, der ist gleich wieder im Arbeitsvorgang drin und vergisst auch nichts.
- Sich mit Geschäftspartnern treffen
- Seminar vorbereiten
- Akten nochmals durchschauen
- Fragen, die gestellt werden sollen
- Kontakte aufbauen
- Zuhause anrufen und dem Ehepartner von der sicheren Ankunft berichten
- Den Chef auf dem Laufenden halten
Beispiel 3 – Checkliste nach der Geschäftsreise!
Die Dienstreise ist abgeschlossen und jetzt kehrt wieder Ruhe ein? Falsch! Denn jetzt hat sich die ursprüngliche Arbeit auf dem Schreibtisch gesammelt. Diese muss möglichst strukturiert werden. Eine Checkliste kann dabei helfen.
- Liegengebliebene Arbeiten sichten
- Einteilung in „sofort erledigen“, „schnellstmöglich erledigen“ und „später erledigen“
- Wichtige Telefonate führen
- E-Mails beantworten
- Dem Chef von der Rückkehr berichten
Checklisten ähneln sich in ihrer Art und Weise häufig. Daher macht es Sinn sich eine Vorlage anzulegen. Zudem werden bestimmte Punkte häufiger genannt. Diese können auf der Vorlage vermerkt sein, so dass sie nicht immer erneut notiert werden müssen. Erledigte Arbeiten sollten abgehakt werden.
