Gerade bei großen Firmen sind die Reisekosten abrechnungstechnisch nicht immer ganz einfach zu durchschauen. Häufig gibt es Probleme, Mitarbeiter reichen die Belege nicht zeitig ein, die Angestellten sind mit der unterschiedlichen Behandlung von Fahrt-, Reise- und Verpflegungskosten überfordert und das Finanzamt möchte gerne alles genau aufgeschlüsselt haben. Das klassische Arbeitsessen sollte hierbei in steuerlicher Hinsicht betrachtet werden.
Betriebliche Besprechung vs. Bewirtung des Angestellten
Wenn der Arbeitsnehmer in einem Lokal bewirtet wird und dabei arbeitsrelevante Themen diskutiert, ist dies noch längst kein Arbeitsessen. Es kann dementsprechend auch nicht abgesetzt werden. Hier muss ganz klar differenziert werden. Steht die Einnahme des Mahls im Vordergrund, so muss der Arbeitslohn steuerpflichtig herangezogen werden.
Anders liegt der Sachverhalt jedoch, wenn es sich um eine angesetzte Besprechung handelt, welche in erster Linie dem betrieblichen Interesse dient. Hier ist es häufig so, dass die Besprechung nur zur Einnahme eines Arbeitsessens unterbrochen wird. Es würde einen zu großen Umstand bedeuten alle Leute erst nach Hause zu entlassen und anschließend wieder zusammenzukommen. Das Arbeitsessen ist die klassische Lösung.
Beispiele eines absetzungsfähigen Arbeitsessens
Der Arbeitnehmer darf von seinem Arbeitsessen keinen Vorteil erfahren. Entsprechend darf dieses nicht während der Freizeit stattfinden und den Wert einer gewöhnlichen Mahlzeit nicht übersteigen. Dazu zwei Beispiele:
- Angenommen ein kurzfristiger Arbeitseinsatz verlangt von mehreren Angestellten Überstunden. Dies könnte daran liegen, dass ein Projekt innerhalb der nächsten Tage abgewickelt werden muss. In diesem Fall ist es möglich zum Essen in ein nahegelegenes Restaurant auszuweichen und dort ein vorbestelltes Mahl einzunehmen. Um dieses Arbeitsessen zu rechtfertigen, sollte die Arbeitszeit auch in die gewöhnliche Essenszeit fallen.
- Ein negatives Beispiel kann in Form einer Belohnung vorgestellt werden. Wenn für die Erledigung eines Auftrages ein Arbeitsessen angesetzt wird, muss dieses versteuert werden. Einzig die Freigrenze in Höhe von 44 Euro kann bei dieser Art von Arbeitsessen zur Geltung kommen.
