Freiberufler und Selbstständige gehen häufig in ihrer Arbeit auf. Was sie machen, machen sie gerne. Aber es gibt einen Teil der Arbeit, welcher fast allen Selbstständigen nur wenig Freude bereitet. Gemeint ist das Sammeln der Belege, das Ausdrucken von Rechnungen und die Überweisungen – kurz gesagt: Die Buchhaltung. Alles halb so schlimm, wenn ein korrektes Ablagesystem für den Aktenordner vorhanden ist. In diesem Fall lässt sich die Buchführung spielend meistern.
Tipps und Tricks für die Ablage von Steuerbelegen
Die Ablage nach Registerblättern in einem Ordner wird den meisten Selbstständigen bereits ein Begriff sein. Dennoch kommen viele mit ihrer Korrespondenz durcheinander, heften zu viel oder zu wenig ab und finden anschließend Nichts mehr wieder. Mit unseren Tipps kann Ordnung ins System gebracht werden.
- Bezeichnungen für Registerkarten:
- Korrespondenz: Finanzamt, Erinnerungen, Mahnungen und Sonstiges gehören hier hinein.
- Formulare: Steuerbescheide und Formulare, die von ihnen ausgefüllt wurde, werden in Kopie dort abgeheftet.
- Spenden: Wurde für wohltätige Zwecke gespendet, müssen die Quittungen hier gesammelt werden.
- Anlagen: Sparbücher und deren Kontoauszüge, Aufstellungen des Aktiendepots und weitere Geldanlagen.
- Abschlussdaten eines Jahres: Banken, Versicherungen und weitere Unternehmen senden zum Jahresende ihre Abschlussdaten, die hier abgelegt werden.
- Kontoauszüge werden nach Datum, Geldinstitut, sowie Konto sortiert. Privatkonten können ruhig im selben Ordner, aber unter der Bezeichnung „privat“ abgeheftet werden. Diese müssen dem Finanzamt nicht zugänglich gemacht werden. Es erhöht jedoch die Übersicht, wenn beide Konten im gleichen Ordner sind.
- Rechnungen werden nach Ausgang und Eingang gesondert ablegen und mit der entsprechenden Überweisung verknüpfen.
- Auch wenn es zunächst mühsam erscheint, ist es ratsam regelmäßig, bestenfalls sofort, abzuheften.
Die hier dargelegten Tipps ersetzen keine perfekte Steuerberatung für das Finanzamt. Dazu kann nur ein Steuerberater empfohlen werden. Dieser kann, aus den Ordnern (wie in unserer Übersicht beschrieben), eine herkömmliche Buchhaltung mit Einnahmen und Ausgaben erstellen.