Die Reisekostenreform wurde zum 01.01.2014 umgesetzt. Enthalten war auch eine Begrenzung der Übernachtungskosten nach Überschreiten einer 48-monatigen Frist. Auch bei der doppelten Haushaltsführung und dem Werbekostenabzug wird diese Befristung angewandt. Da diese Beschränkung lediglich bei längerfristigen Aufenthalten zustande kommt, wird nicht so häufig davon Gebrauch gemacht.
Langfristig angesetzte Auswärtstätigkeiten
Die Definition dessen geht bereits aus der Überschrift hervor. Denn mit dem Überschreiten der 48-monatigen Frist ändern sich die Regeln in Bezug auf die Auswärtstätigkeiten. Die Erstattung wird hierbei auf 1.000 Euro begrenzt. Sollte die Auswärtstätigkeit schon dermaßen lange andauern, dass sie noch unter dem alten Reisekostenrecht gestartet ist, findet diese Regelung inzwischen ebenfalls Anwendung.
Die Begrenzung greift jedoch nicht grundsätzlich. Die 48 Monate müssen bei ein und derselben Auswärtstätigkeit überschritten sein, damit auf 1.000 Euro reduziert wird. Im Gegenzug können die Arbeitgeber ihren Mehraufwand steuerlich geltend machen. Eine Erstattung von 20 Euro bei einem Arbeitnehmer je Übernachtung ist ebenfalls pauschal geregelt.
Auch bei der doppelten Haushaltsführung gilt die 1.000 Euro Grenze beim Überschreiten der 48-monatigen Frist. Ein größerer Betrag wird steuerlich nicht angerechnet. Natürlich müssen die Kosten für die Übernachtung nachgewiesen werden können.
Beispiel anhand einer langandauernden Auswärtstätigkeit
Angenommen ein Mitarbeiter ist bereits seit dem 01.08.2011 Auswärts für sein Unternehmen tätig. Damit währt seine Auswärtstätigkeit schon 2 Jahre und 5 Monate oder auch 29 Monate. Die Tatsache, dass die Abwesenheit schon lange vor der Änderung des Reisekostengesetzes begann macht hier keinen Unterschied.
Die Rechnung berücksichtigt die vor Beginn des 01.01.2014 absolvierten Monate nicht gesondert. Dies bedeutet, dass in unserem Beispiel schon 29 Monate verstrichen sind. Bevor die 1.000 Euro Regel Anwendung findet, verbleiben damit noch 19 weitere Monate. Wir haben derzeit bereits April. Mit Ablauf dieses Monats würden noch 15 Monate übrig bleiben.
Bei den Aufwendungen für die Verpflegung muss die gesetzliche Dreimonatsfrist für Auswärtstätigkeiten angerechnet werden.