Die Abrechnung der betriebseigenen Reisekosten nimmt einen erheblichen Anteil der Arbeitszeit bestimmter Personen in Anspruch. Wenn dieser Aufwand minimiert werden könnte, ständen dem Unternehmen weitere Kapazitäten für andere Aufgaben zur Verfügung. Nachfolgend werden vier Tipps vorgestellt, wie die Effektivität bei der Reisekostenabrechnung ganz leicht gesteigert werden kann.
Vier Tipps zur Steigerung der Effektivität ei der Reisekostenabrechnung
Die Gestaltung des Arbeitsplatzes ist nicht nur aus ästhetischen Gründen eine Notwendigkeit. Der Wohlfühlfaktor darf nicht außer Acht gelassen werden. Tatsächlich muss die Ausstattung und Gestaltung aber auch zweckdienlich sein. Motivation und Effektivität gehen mit der Strukturierung des Arbeitsalltags einher.
1. Optimale Büroausstattung
Der Ordner mit den notwendigen Unterlagen befindet sich gerade bei einem Kollegen, der Locher wird von der Person verwendet, mit der man sich das Büro teilt und bestimmte Software ist nur auf einem Rechner im Unternehmen installiert? So sollte das eigene Büro nicht ausgestattet sein. Es ist essenziell, dass sämtliche Unterlagen, die Arbeitsgeräte und Software in Reichweite des Sitzplatzes sind.
2. Strukturen schaffen
Die Arbeitsmittel dürfen jedoch nicht ohne Sinn im Büro verteilt werden. Vielmehr gilt es durch Ablageflächen oder mit Fächern und Ordnern eine gewisse Übersicht zu schaffen. Der Kampf gegen das Chaos ist der erste Schritt zu einer größeren Effektivität. Wer bei jedem Sachverhalt erst suchen muss, der vertrödelt einen Großteil des Tages ineffektiv.
3. Störfaktoren ausräumen
Viel zu häufig ist der Schreibtisch falsch aufgestellt. Fällt das Sonnenlicht auf den Bildschirm wird das Arbeiten erschwert. Ebenso wenn der Arbeiter direkt angestrahlt wird. Auf der anderen Seite wird eine zweckdienliche Lampe für dunkle Tage, den Morgen und den Abend benötigt. Ohne die optimale Arbeitsumgebung lässt die Arbeitsleistung nach und Kopfschmerzen sind die Folge.
4. Prioritäten festlegen
Ständig klingelt das Telefon und anstatt sich der Reisekostenabrechnung zu widmen, wird die Aufmerksamkeit anderweitig verlangt? Es sollten fixe Zeiten für bestimmte Aufgaben festgelegt werden, so dass diese auch termingerecht abgearbeitet werden können.