Die Reisekostenabrechnung als Fehlerquelle

Betriebsausgaben bei der Reisekostenabrechnung

Betriebsausgaben bei der ReisekostenabrechnungIn einem großen Unternehmen werden häufig Reisen unternommen. Fortbildungen, Geschäftstreffen, Besuche bei der Zweigstelle und sonstige Unternehmungen kosten, neben dem Aufwand der Mitarbeiter, auch Geld für die Übernachtung und Verpflegung. Dieser Posten wird bei den Unternehmen mit Reisekosten bedacht. Allerdings ist die Abrechnung nicht immer einfach und Angestellte vergessen häufig die Werte formgerecht und pünktlich einzureichen.

Die unternehmensinterne Reisekostenabrechnung verbessern

Für Unternehmer stellt sich daher die Frage, wie die Abrechnung optimiert werden kann. Die Korrektur von Fehlern und das Auftreiben der fehlenden Belege, machte die Arbeit undurchsichtig und schwierig zugleich. Folgende Tipps helfen bei der Optimierung:

1. Mitarbeiter selber korrigieren lassen: Dem Unternehmen kostet es Ressourcen und oftmals ist es von dritter Seite auch schwer nachzuvollziehen was an Reisekosten angefallen ist. Sind Fehler in der Abrechnung vorhanden, sollten die Mitarbeiter selber in die Pflicht genommen werden, diese zu korrigieren. Bei der nächsten Reise wird entsprechend besser auf die Formalitäten geachtet.

2. Unternehmensinterne Richtlinien aufstellen: Diverse Aspekte der Reisekosten sollten formal geregelt und von jedermann einzusehen sein. So gibt es weniger Missverständnisse und das Unternehmen ist rechtlich auf der sicheren Seite.

3. Fristen setzen und überwachen: Für das Einreichen der Reisekosten sollten unbedingt Fristen gesetzt werden. Schaffen die Mitarbeiter es nicht, die Unterlagen vollständig und korrekt in dem genannten Zeitrahmen einzureichen, wird eine Erstattung der Kosten konsequent verweigert. Ausnahmen sollten prinzipiell nicht zugelassen werden. Denn eine einmalige Ausnahme kann sehr schnell zur Gewohnheit werden.

4. Software verwenden: Es ist schneller, übersichtlicher und spart Kapazitäten der Mitarbeiter. Eine Software zum Thema Reisekostenabrechnung kann von jedermann im Betrieb bedient werden. Durch das Ausfüllen von Pflichtfeldern werden eigene Fehler schneller bekannt und können gleichsam korrigiert werden.

5. Schnellstmögliche Erstattung: Werden die Reisekosten über Kreditoren und nicht über die Lohnbuchhaltung erstattet, so kann das ausgelegte Geld innerhalb kürzester Zeit gutgeschrieben werden. Dies erhöht die Motivation der Mitarbeiter, die angeforderten Unterlagen so schnell wie möglich einzureichen.

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