Reisekosten sind Bestandteil eines jeden mittelständischen oder großen Unternehmens. Die Mitarbeiter bilden sich auf Lehrgängen fort, sie knüpfen geschäftliche Kontakte auf Messen oder müssen sogar zwischen unterschiedlichen Zweigstellen der Firma oder Firmensitzen hin und her reisen. Reisekosten bedeuten für den Angestellten, der auf Geschäftsreise war und für die Personalstelle im Unternehmen, welche sich mit den Reisekosten beschäftigt, ein Mehraufwand. Dieser kann jedoch umgangen werden.
Welche Vorteile bietet eine externe Abrechnung der Reisekosten?
Um die Reisekosten richtig zu erfassen werden Mitarbeiter benötigt. Auf der anderen Seite wollen Angestellte ihre entstandenen Kosten auch ersetzt haben. Professionalität bei der Reisekostenabrechnung kann auch über einen externen Dienstleister erfolgen. Die Vorteile sind vielfältig.
Zeitersparnis – Mitarbeiter eines Unternehmens müssen, je nach Größe des Konzerns, eine lange Zeit arbeiten, um die Daten und Fakten zu den Reisekosten aller Angestellten zu erfassen. Diese Zeit kann für andere Arbeiten genutzt werden, wenn die Reisekostenabrechnung extern erstellt wird.
Professionalität – Ein externer Dienstleister, der auf die Abrechnung von Reisekosten spezialisiert ist, wird weniger Fehler bei diesen Vorgängen verbuchen. Genauigkeit und Zuverlässigkeit werden meist garantiert.
Ganzheitlichkeit – Die Reisekostenabrechnung wird mit allen Komponenten übernommen. Dazu gehören Bestellungen, Genehmigungen, Anträge und schließlich die endgültige Abrechnung der entstandenen Reisekosten.
Kontaktpflege – Per E-Mail wird das Unternehmen über die Prozesse auf dem Laufenden gehalten. Natürlich kann auch über das Telefon nachgefragt werden.
Spezielles – Es sind unternehmensspezifische Reiserichtlinien vorhanden? Kein Problem, diese werden dem Unternehmen einfach vor Beginn der Tätigkeit mitgeteilt und schon werden auch diese Vorschriften umgesetzt.
Lehrreich – Die eigenen Mitarbeiter müssen nicht im Reisekostenrecht geschult werden. Es treten regelmäßig Änderungen ein, die Mitarbeiter des Dienstleisters beherrschen.
Auswertung – Nicht zuletzt werden die entstandenen Reisekosten, häufig auch aufgeschlüsselt nach Projekten, in einem eigenen Controlling ausgewertet.
Eine ähnliche Erleichterung wie ein externer Dienstleister kann eine Software darstellen, welche die Abrechnung der Reisekosten enorm erleichtert.
