Die Erfassung der Reisekosten verursacht bei sehr vielen Unternehmen Probleme. Die Regelungen ändern sich in gewisser Regelmäßigkeit, die Mitarbeiter tragen die notwendigen Informationen mit geringer Begeisterung heran und die Reisekostenabrechnung übernimmt ein Mitarbeiter, der dafür eigentlich nicht qualifiziert ist. Mit ein wenig Verständnis für die Materie und der Anwendung Microsoft Office kann sich jedoch jeder ein Formular erstellen, wo die Reisekosten übersichtlich eingetragen werden.
Formular Reisekostenabrechnung anfertigen
Nachdem das Programm Microsoft Office oder alternativ Open Office gestartet wurde, kann die Überschrift Reisekostenabrechnung eingetragen werden. Die ersten beiden Zeilen sind für den Vor- und Nachnamen reserviert. Die Firma beziehungsweise die Organisation kommt nachfolgend in der dritten Spalte dran.
Weiterhin wird eine größere Spalte benötigt, um den Zweck der Reise im Detail darzulegen. Auch das Ziel der Reise und die genutzte Route, sowie die Art der Fortbewegung (Bus, Bahn, PKW oder Flugzeug) muss erfasst werden.
Für die korrekte Erfassung der Reisekosten, ist auch die Dauer der Reise festzuhalten. Hierbei werden insgesamt vier Spalten benötigt. Einmal wird das Datum des Reiseantritts notiert. Weiterhin muss die genaue Uhrzeit in einer eigenen Spalte hinzugefügt werden. Abschließend wird auch das Datum und die Uhrzeit der Rückkehr in jeweils einer Spalte aufgeführt.
Die Kosten der Reise werden nun mit den Einzelnachweisen abgeglichen und eingetragen. Für die Art der Fortbewegung können mehrere Spalten notwendig werden. Immerhin ist es möglich einen Teil der Strecke mit dem PKW zurückzulegen, um schließlich auf die Bahn umzusteigen und die letzten Kilometer mit dem Bus zu fahren. Mit vier Spalten für die Kosten der Fortbewegung ist das Formular gut ausgestattet.
Ein gesonderter Abschnitt erfasst die Fahrtkosten laut Kilometerpauschale. Drei unterschiedliche Spalten nehmen die zurückgelegten Kilometer, die Pauschale je Kilometer und den Betrag (brutto) auf. Für die Übernachtungskosten werden ebenfalls mehrere Spalten benötigt. Nicht selten kommt es vor, dass unterschiedliche Hotels gebucht werden. Dort müssen zudem die Kosten der Übernachtung, die Mehrwertsteuer und die Umsatzsteuer, sowie der Nettobetrag und der Hotelname aufgeschrieben werden können. Abschließend werden noch die Pauschalbeträge für die Übernachtung erfasst.
Pauschalbeträge für die Verpflegung folgen. Hierfür werden definitiv mehrere Spalten benötigt. Abschließend erfolgt eine Erfassung der Reisenebenkosten, wie Trinkgelder, Gebühren für das Telefon oder Fachzeitschriften.
Mit einer Additions-Funktion wird nun die letzte Spalte, der Gesamtbetrag, zusammengerechnet. Falls noch Subtraktionen durchgeführt werden müssen, können diese in einer weiteren Spalte erfasst werden. Der Endbetrag würde schließlich ganz rechts eingefügt.
