Unternehmen wenden im Jahr nicht selten immense Reisekosten für ihre Angestellten auf. Ziel ist die Fortbildung, die Teilnahme an einer Tagung oder die Arbeit an einem Projekt. Wenn der Mitarbeiter für diesen Zeitrahmen aus dem Betrieb ausscheidet und dort nicht produktiv tätig werden kann, so wird doch zumindest erwartet, dass sich die Investition lohnt. Wer entsprechend beauftragt wurde eine Tagung zu planen, der sollte dabei auch immer die Unternehmen im Blick haben, die ihren Mitarbeiter als Ressource bereitstellen und dafür auch etwas geboten bekommen haben wollen.
Tagung vorbereiten – Das Wann und Wo!
Der richtige Ort ist zunächst von der Größe, aber auch von der Erreichbarkeit abhängig. Gerne werden Konferenzräume in Hotels gebucht. Diese sind, besonders in großen Städten, für solche Anlässe ausgerüstet. Dies minimiert den Planungsaufwand. Zudem können Tagungen dort im stilvollen Ambiente durchgeführt werden. Praktischer sind die eigenen Räumlichkeiten im Unternehmen ausgerichtet. Die Kosten sind geringer und falls Material oder Arbeitsergebnisse gezeigt werden sollen, sind diese vor Ort verfügbar. Für längere Treffen sollten Vorkehrungen für die Übernachtung und die Mobilität getroffen werden.
Das Wann ist mit dem Wo verknüpft. Nicht alle Tagungsräumlichkeiten stehen immer zur Verfügung. Häufig müssen solche Veranstaltungen lange im Voraus geplant werden, um diese stilvoll durchführen zu können.
Tagung bezahlen – Das Wie!
Wie hoch sind die Kosten? Dies ist ein Grundgedanke, der bei der Planung eine gewichtige Rolle spielt. Beachtet werden müssen hier die Kosten für das Anmieten des Tagungsraums, der Einkauf für Getränke und Speisen, die Beschaffung des Materials und vielleicht noch die Bezahlung des Personals, sollte die Tagung in einem Hotel stattfinden.
Tagung durchführen – Das Wer!
Werden hier Mitarbeiter oder Kunden eingeladen? Handelt es sich bei den Teilnehmern nur um Führungskräfte oder um gewöhnliche Mitarbeiter? Je nach Personengruppe muss sich die Tagung leicht anders ausrichten und sich an unterschiedlichen Maßstäben messen.
Ein weiteres Wer, beschäftigt sich mit der Frage des Programms. Wer hält eine Rede oder einen Vortrag? Eine Tagung ist von der ersten bis zur letzten Minute durchzuplanen und sollte einem geordneten Ablauf, sowie einem roten Faden, folgen.
