Mit Zeitmanagement die Reisekostenabrechnung optimieren!

Telefonkosten bei der Reisekostenabrechnung

Der Büroalltag ist oftmals sehr zeitaufwändig. Vielen Angestellten kommt es so vor, als ob der Stapel der zu erledigenden Aufgaben gar nicht kleiner wird. Häufig stimmt dies sogar. Eine dieser Aufgaben ist oftmals die Reisekostenabrechnung. Nicht selten liegt die geringe Abarbeitung aber am fehlenden System. Mit akkuratem Zeitmanagement können Arbeiten wesentlich schneller absolviert werden. Eine ansprechende und einfach umzusetzende Methode soll nachfolgend vorgestellt werden.

Bündelung von Aufgaben innerhalb des Zeitmanagements

Die Überschrift soll nicht nahelegen unterschiedliche Aufgaben zu bündeln, sondern die gleiche Tätigkeit am Stück zu absolvieren. Anhand der nachfolgenden Beispiele wird deutlich, wie es gemeint ist.

  • E-Mails – Die elektronischen Nachrichten kommen regelmäßig im Postfach an. Sie kündigen sich zudem meist mit einem Ton an. Dadurch wird der Adressat veranlasst, diese sofort zu lesen und zu beantworten. Dadurch lässt er jedoch andere Tätigkeiten liegen. Es ist sinnvoller die Beantwortung und teilweise auch das Lesen auf später zu verschieben. Zweimal täglich, morgens nach der Ankunft und mittags nach der Mahlzeit sich für die E-Mails Zeit zu nehmen, ist ausreichend. In eiligeren Berufen können die elektronischen Nachrichten alle zwei Stunden durchgesehen werden.
  • TelefonTelefonkosten bei der ReisekostenabrechnungFluch und Segen des Arbeitsalltags zugleich. Bevor eine Mail geschrieben wird, sollte oftmals lieber zum Telefon gegriffen werden. Es geht einfach schneller etwas zu besprechen, als sich ständig zu schreiben. Andererseits kann das ständige Klingeln auch ablenkend wirken. In einer bestimmten Zeit sollten Telefonate vermehrt geführt werden. Als Ausgleich sollte sich eine Stunde täglich gesichert werden, wo Anrufe ignoriert oder umgeleitet werden, um wichtige Aufgaben störungsfrei absolvieren zu können.
  • Besprechungen – Das letzte Beispiel zum Thema Arbeitsbündelung betrifft die Besprechungen. Bei einer Teamarbeit ist es wichtig, alle Teilnehmer an Bord zu wissen. Dies gilt nicht nur für den Beginn. Auch weitere Besprechungen sollten immer in voller Besatzung durchgeführt werden. Es geht tatsächlich schneller, als wenn der Teamchef von Büro zu Büro pilgert.

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