Nie wieder Ärger mit dem Finanzamt: So vermeiden Sie Fehler bei der Reisekostenabrechnung

Nie wieder Ärger mit dem Finanzamt: So vermeiden Sie Fehler bei der Reisekostenabrechnung

Jeder kennt die Skandale: Arbeitgeber bezahlen luxuriöse Hotels sowie sündhaft teure Essen und rechnen diese anschließend als Geschäftsessen bzw. Reisekosten ab. Und das alles auf Kosten der Steuerzahler. Solche Skandalfälle kommen zwar immer wieder vor, sie sind jedoch abseits der Legalität. Tatsächlich sind Reisekosten, etwa zu Kundenterminen, Messen oder Geschäftsreisen, von der Steuer absetzbar, doch alles in einem gewissen Rahmen. Mit welchen einfachen Tricks Sie unangenehme Post vom Finanzamt fernhalten, verrät dieser Artikel.

Regel Nr. 1: Belege aufbewahren

Finanzielle Aufwendungen, die im Rahmen einer beruflichen Tätigkeit entstanden sind, werden in der Buchhaltung unter „Reisekosten“ aufgeführt. Ein Teil der Reisekosten kann von der Steuer abgesetzt werden, jedoch nur, wenn sich der Arbeitgeber oder Unternehmer an strenge Regularien hält.

Grundsätzlich können Sie folgende Kosten als Reisekosten abrechnen:

  1. Fahrtkosten
  2. Verpflegungsaufwendungen
  3. Übernachtungskosten
  4. Reisenebenkosten

Bewahren Sie alle Rechnungen für Hotel, Mahlzeiten und Fahrtkosten wie Zugtickets sorgfältig auf. Es gibt zwar gesetzlich festgelegte Pauschalen, doch gerade wenn Ihr finanzieller Aufwand höher war als die Pauschale, müssen Sie dies gegebenenfalls nachträglich beweisen.

Reichen Sie alle gesammelten Belege bei der Buchhaltung ein. Diese ist dann für die Aufbewahrung der Unterlagen verantwortlich.

Regel Nr. 2: Fahrtkosten richtig angeben

Firmenwagen ReisekostenabrechnungFahrtkosten sind jene Kosten, die Sie für öffentliche Verkehrsmittel oder das Auto aufwenden, wenn Sie sich z. B. auf eine Dienstreise begeben. Bei Geschäftsreisen mit Bus, Bahn oder Flugzeug müssen Sie lediglich die Rechnung aufbewahren, um die Kosten für die Fahrt in voller Höhe absetzen zu können. Wenn Sie jedoch mit einem Firmenwagen reisen, ist es etwas komplizierter: Hierbei müssen Sie ein ordentliches Fahrtenbuch führen, in dem die gefahrenen Kilometer festgehalten werden. Anhand der gefahrenen Kilometer können Sie anschließend die Fahrtkosten mit einem pauschalen Kilometersatz berechnen. Der Pauschbetrag liegt für Kfz bei 0,30 € pro Kilometer, bei einem Motorrad beträgt er 0,20 € pro km.

Regel Nr. 3: Plausible Kosten fürs Geschäftsessen

Beim Geschäftsessen Kaviar und Champagner zu bestellen, ist durchaus möglich, die Kosten hierfür muss der Arbeitgeber jedoch selbst bezahlen. Grundsätzlich kann ein Geschäftsessen bis zu 70 % steuerlich abgesetzt werden. Beträgt die Summe jedoch mehr als 150 €, schaut das Finanzamt genauer hin. Waren vielleicht mehr Personen anwesend? Kein Problem! Wichtig ist nur, dass Sie in so einem Fall zusätzliche Angaben machen. Dazu gehören die Namen aller Anwesenden und ihrer Funktion sowie der explizite Grund der Bewirtung.

Regel Nr. 4: Verpflegung mit Pauschale

Unabhängig vom Geschäftsessen fallen bei einer Dienstreise über mehrere Tage selbstverständlich auch Verpflegungskosten an. In welche Höhe diese erstattet werden, hängt von der Dauer der Reise sowie dem Land des Aufenthalts ab. Hierfür gibt es eine Liste mit den Pauschalbeträgen, die für die jeweiligen Länder gelten. In Deutschland werden 12 € zurückerstattet, sofern der Aufenthalt der Dienstreise zwischen 8-12 Stunden liegt. Bei einer 24-stündigen Reise sind es 24 €. Das Bundesfinanzministerium legt in regelmäßigen Abständen die Höhe dieser Verpflegungspauschale neu fest.

Regel Nr. 5: Übernachtungskosten

Hotelzimmer und Übernachtung als ReisekostenAuch die Hotelkosten sind in vollem Umfang von der Steuer absetzbar. Einziger Knackpunkt: Achten Sie darauf, dass Verpflegung wie Frühstück und die Kosten für die Übernachtung getrennt aufgeführt sind! Denn das Frühstück zählt zur Verpflegung und wird mit dem Verpflegungszuschuss abgegolten. Ist es nicht separat belegt, müssen Sie Ihre Verpflegungspauschale anteilig um 4,50 € kürzen. Bei Auslandsreisen kürzen Sie pauschal um 20 %. Fall es doch einmal vorkommen sollte, dass Sie keinen Beleg mehr vorweisen können, besteht immer noch die Möglichkeit, den Pauschalbetrag für Übernachtungen zurückerstattet zu bekommen. Dieser beträgt in Deutschland 20 €.

Regel Nr. 6: Reisenebenkosten

Nicht selten fallen bei einer Dienstreise weitere Kosten wie Maut- und Parkgebühren, Fahrtkosten am Reiseziel (Bus/Straßenbahn) oder etwa Gepäckgebühren für zusätzliches Messe-Equipment an. Auch hier gilt: Sammeln Sie alle Belege, die Ihre Kosten beweisen, dann können Sie diese in voller Höhe bei der Steuer geltend machen.

Fazit:

In größeren Betrieben, in denen Dienstreisen häufig vorkommen, ist die Reisekostenabrechnung in der Regel automatisiert. Meist ist die Buchhaltung dort mit einer professionellen Reisekosten-Software ausgestattet. Viele Selbständige und Gewerbetreiber greifen zu einem Steuerprogramm, um herauszufinden, wo sie Steuern sparen können. Diese nehmen Ihnen die leidige Steuererklärung mit nur wenigen Klicks ab, wodurch Sie erheblich Zeit sparen. Gerade für kleinere Unternehmen sowie Selbständige sind die Tücken der Buchführung nicht immer leicht zu überblicken. Auf dieser Seite finden Sie kostenlose eBooks speziell für Arbeitgeber, unter anderem zum Thema „Papierkram und Bürokratie – An was muss ein Arbeitgeber alles denken?“. In diesem können Sie sich als Arbeitgeber ausgiebig über Ihre Rechte sowie Pflichten informieren und bekommen Tipps zur Personalplanung an die Hand.

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