Einer oder mehrere der Mitarbeiter wollen eine Fortbildung besuchen. Ein einfacher Vorgang, der oftmals mehrere Mitarbeiter eines Unternehmens für längere Zeit bindet. Denn diese müssen sich durch zahlreiche Anträge kämpfen, prüfen, ob die Reise für jeden einzelnen Mitarbeiter in Frage kommt und schließlich wird die ganze Arbeit nochmals von einem weiteren Angestellten kontrolliert. Fällt hier ein Fehler auf, beginnt alles von vorne. Schließlich gibt es viele Streitereien, ob und wann eine Reise zur Fortbildung erlaubt wird. Aber muss es wirklich dermaßen kompliziert sein?
Überarbeitung der Vorschriften zur Reisekostenabrechnung
Es ist wesentlich einfacher die Vorschriften bezüglich der Reisekosten zu überarbeiten, als ständig die umständlichen Regeln umzusetzen. Hier sollte zunächst bei den simplen Reiseanträgen optimiert werden. Sind diese noch zeitgemäß? Eine Reise wird vom Arbeitnehmer nur dann durchgeführt, wenn es die Arbeit verlangt. Muss er dafür wirklich weitere Mitarbeiter beschäftigen, die den Reiseantrag kontrollieren und diesen sowieso bestätigen werden? Nein, diese Vorschrift ist überholt.
Wichtiger ist das Vorhandensein von Reiserichtlinien. Hier wird das Antragsverfahren bereits abgehandelt. Gesonderte Vorschriften diesbezüglich sind unnötig. Dort wird auch die Verhältnismäßigkeit von bestimmten Hotels und Reiseverbindungen festgesetzt. Ebenso werden Bestimmungen über die maximalen Kosten festgeschrieben. Anhand dieser Reiserichtlinien kann eine Geschäftsreise durchgeführt werden.
Große Unternehmen, große Verantwortung
Gerade in den großen Konzernen soll auf den Reiseantrag nicht verzichtet werden. Grundsätzlich wird an den gesunden Menschenverstand der Mitarbeiter appelliert. Aber immer wieder gibt es Personen, welche die Gutmütigkeit ausnutzen. Wer befürchtet, dass dies passieren könnte, der wird auch nicht auf den Reiseantrag verzichten.
Um die Vorgänge im Unternehmen möglichst wenig zu behindern, sollte schließlich über eine Reisekosten Software gearbeitet werden. Auf diese müssen entsprechende Mitarbeiter Zugriff haben. Fertiggestellte Eintragungen werden in Formularform direkt an den zuständigen Sachbearbeiter weitergeleitet. Dabei nimmt die Software schon einen Teil der Arbeit ab. Zudem werden weniger Mitarbeiter mit dieser Tätigkeit belästigt. Es gibt nur einen Angestellten, der als Kontrollorgan fungiert.
