Ordnung und Struktur einer Reisemappe

Reisekostenabrechnung, Unterlagen / Reisekosten

Reisekostenabrechnung, Unterlagen / ReisekostenGeschäftsreisen sind nicht immer nur auf einen oder wenige Tage begrenzt. Gerade bei großen und mittleren Unternehmen umfassen diese auch gerne einen längeren Zeitraum. Um sämtliche Punkte akribisch abzuarbeiten und dabei keine Unterlagen zu vergessen, kann die Reisemappe helfen. Dort ist alles Notwendige enthalten, was für die Reise benötigt wird. Mit Struktur und Ordnung kann die Dienstreise vielleicht sogar schneller beendet werden, was wiederum Reisekosten einspart. In vielen Unternehmen wird die Reisemappe gar nicht selber erstellt. Hochrangige Mitarbeiter überlassen diese Aufgabe einem Assistenten.

Struktur einer Reisemappe

Zunächst ist es wichtig zu erwähnen, dass eine Reisemappe in Wirklichkeit nicht unbedingt eine Mappe sein muss. Je nach Umfang kann es sich nur um wenige Flugblätter handeln, aber auch um mehrere Ordner. Der Begriff Reisemappe hat sich dennoch etabliert. Notwendige Software oder Technik sollte bei der Reisevorbereitung ebenfalls eingeplant werden.

Die Struktur einer Reisemappe ist von unterschiedlichen Faktoren abhängig. Sie kann nach den Stationen der Reise, nach den Tagesordnungspunkten einer Konferenz oder auch nach Themen geordnet sein. Hierbei ist darauf zu achten, dass sämtliche Unterlagen möglichst zeitig gefunden werden können. Ein Inhaltsverzeichnis hat sich insbesondere bei umfassenden Reiseunterlagen als wertvoll erwiesen.

Anwendung der Reisemappe

Die Reisemappe wurde in mühevoller Arbeit zusammengestellt, also sollte sie auch angewendet werden. Viele Geschäftsreisende sehen es jedoch als Schwäche an wenn während einer Besprechung in Unterlagen geblättert wird. Tatsächlich sollte eine grundsätzliche Vorbereitung auf Gesprächsthemen erfolgen, so dass auch ohne „Zettelwirtschaft“ an den Gesprächen teilgenommen werden kann. Zur Vertiefung oder damit nichts vergessen wird, lohnt es sich jedoch auf die vorbereiteten Unterlagen zurückzugreifen.

Eine Reisemappe ist aber mehr als nur die Zusammenstellung der Arbeitsunterlagen. Auch alle Ausweise und Papiere, welche für die Reise selber benötigt werden, finden in der Reisemappe platz. Vom Personalausweis, über die Flugtickets, bis hin zu den Versicherungsunterlagen ist alles dabei.

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