In Deutschland herrscht die Bürokratie. Dies ist nicht unbedingt etwas Schlechtes. Für Unternehmen bedeutet es jedoch einen größeren Aufwand, erhöhte Kosten und nicht selten genervte Mitarbeiter. Erwähnenswert ist auch, dass in der Bundesrepublik und auch in Österreich im Durchschnitt mehr Papier verbraucht wird als in Amerika, Japan und China. Nicht zuletzt werden auch große Stapel von Dokumenten aus dem Bereich der Reisekostenabrechnung ausgedruckt. In unserem zweiteiligen Special wird erklärt, wie die Unterlagen zu den Reisekosten mit möglichst wenig Ausdrucken erfasst werden können.
Kosten- und Zeitersparnis durch Software
Im Unternehmen sollte eine Software für die Erfassung der Reisekosten eingeführt werden. Dadurch können die Unterlagen digital erfasst werden. Ausdrucke werden nur noch in den seltensten Fällen notwendig. Anstatt sich handschriftlich Notizen zu machen, wird gleich alles direkt in die Software eingetragen.
Die Dokumente zur Reisekostenabrechnung müssen schließlich auch nicht mehr durch die gesamte Firma getragen werden, wie dies bei Ausdrucken der Fall ist. Mit nur wenigen Klicks am Computer können diese per Mail versandt werden. Viele Hersteller von Software-Produkten stellen diese „Versenden-Funktion“ direkt in ihrem Programm zur Verfügung.
Fazit: Druckpapier, Patronen oder Toner, Verschleiß des Druckers und Zeit für die Weitergabe der Unterlagen wird gespart!
Anhänge sorgen für Übersicht in der Software
Mitarbeiter auf Reisen sind meist fleißig damit beschäftigt Belege zu sammeln. Bei der papierlosen Form der Reisekostenabrechnung ist dies nicht zwingend notwendig. Über eine Digitalkamera oder ein Fotohandy/Smartphone können die Belege abgelichtet und anschließend der Software beigefügt werden.
Dies sorgt einerseits dafür, dass die Belege auf der Reise nicht verloren gehen und schafft auf der anderen Seite eine große Übersicht. Der Angestellte ist verpflichtet diese Belege beizufügen und der Mitarbeiter welcher die Reisekosten zentral regelt, bekommt meist vollständige Unterlagen zur Verfügung gestellt.
Wenn die Unterlagen schon während der Reise aufbereitet wurden, ist die Arbeit im Anschluss schneller durchzuführen. Die Überprüfung durch Personalmitarbeiter und Führungskräfte wird vereinfacht und sogar die Buchführung verläuft reibungsloser.
