Reisekosten und das papierlose Büro – Part 2

Betriebsausgabe: Einnahmen und Ausgaben

Betriebsausgabe: Einnahmen und AusgabenIm ersten Artikel über das papierlose Büro haben wir veranschaulicht, welche Kosten durch den Einsatz von Software gespart werden können. In diesem zweiten Part wird schließlich eine beispielhafte Rechnung aufgeführt, welche das Thema abschließt. Hierbei stehen jedoch nicht die Kosten im Vordergrund, sondern die Kapazitäten, welche bei der Reisekostenabrechnung gebunden werden.

Reisekostenabrechnung Vergleich – papierloses Büro vs. Zettelwirtschaft

Die moderne Technik macht das papierlose Büro zu einer echten Zeitersparnis. Anstatt auf Reisen diverse Ordner mitzunehmen, können Belege einfach mit dem Smartphone abgelichtet werden. Diese Datei wird via Mail direkt an den Arbeitsrechner geschickt.

Im Anschluss an die Geschäftsreise können die Belege schließlich in die Software eingegeben und dort auch angehängt werden. Das Sortieren und Abtippen der Daten ist damit überflüssig. Aber nicht nur der Angestellte spart Zeit. Auch die Personen in der Reisekostenabrechnung und der Vorgesetzte können die Daten schneller kontrollieren.

Sämtliche involvierten Personen benötigen für gewöhnlich ungefähr 2 Stunden für die komplette Reisekostenabrechnung eines umfangreichen Vorgangs. Diese Zeit kann durch den Einsatz des papierlosen Büros praktisch halbiert werden. Nachfolgend die Zeiten wie lange die einzelnen Instanzen für die Abrechnung benötigen:

  • Angestellter – 35 – 45 Minuten
  • Vorgesetzter – 8 – 12 Minuten
  • Steuerberater – 15 – 25 Minuten
  • Zusammen im Durchschnitt – 70 Minuten

Je nach Arbeitsgeschwindigkeit kann sich eine Entlastung einstellen, die mehr Raum für eine erhöhte Produktivität lässt.

In welcher Höhe können Kosten eingespart werden?

Der Faktor Kosten ist von weiteren Faktoren abhängig. Insbesondere die Größe des Unternehmens und die Anzahl der Mitarbeiter, welche das papierlose Büro nutzen würden, spielen hier eine Rolle. Zudem werden die Kosten nicht direkt eingespart. Die Zeiten können jedoch für die Produktion genutzt werden und sind auf diesem Weg wirtschaftlich effizienter.

Angenommen jeder Geschäftsreisende ist einmal monatlich unterwegs und das Unternehmen verfügt über 24 Außendienstmitarbeiter, die 30 Euro die Stunde verdienen. In diesem Beispiel würden monatlich knapp 840 Euro, jährlich bereits über 10.079 Euro eingespart werden.

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