Reisekostenabrechnung bei Krankheit im Reiseverlauf

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Es ist ein seltener Fall. Ein Mitarbeiter bricht zu einer Dienstreise auf. Zu diesem Zeitpunkt war er noch fit und fühlte sich im Stande seine ihm zugedachte Aufgabe zu verrichten. Im Laufe der Reise wird jedoch eine Erkrankung festgestellt und er muss abbrechen oder unterbrechen. Wie ist in diesem Fall zu verfahren? Und gibt es eine Sonderregelung, wenn die Dienstreise wegen einer Krankheit erst gar nicht angetreten werden kann?

Fall 1 – Dienstreise wird gar nicht angetreten

Sollte der Mitarbeiter bereits vor Abfahrt erkranken, so liegt der Fall klar auf der Hand. Steuerfreie Spesen stehen ihm nicht zu. Schließlich hat er seine Arbeitsumgebung nicht verlassen und dementsprechend auch keine Vergünstigungen erhalten. Er ist einfach nur krank und muss dies ordnungsgemäß angeben.

Fall 2 – Dienstreise wird vorzeitig abgebrochen

Tritt während der Reise eine Erkrankung auf, die ein Fortführen zu einem späteren Zeitpunkt unmöglich macht, wird sie abgebrochen. Verpflegungspauschalen und die Arbeitgebererstattung werden für die Dauer der Dienstreise gewährt. Die Tage, welche im Anschluss noch eingeplant waren, können jedoch nicht mit diesen Vorteilen bedacht werden.

Fall 3 – Dienstreise wird unterbrochen

Hotel, Schlüssel, Stadtkarte, ReisekostenJetzt haben wir gesetzlich eine leichte Grauzone erreicht. Denn wie sieht es aus, wenn die Dienstreise wegen Krankheit unterbrochen, später aber fortgeführt wird? Hier ist es vom Gesetzgeber nicht abschließend festgelegt, ob die Ausfalltage durch Krankheit während einer Dienstreise als Arbeitszeit zählen.

Es gibt jedoch eine ähnlich gelagerte Regelung bei Auslandsfahrten. Hier wird eine 183-Tage Regelung erwähnt, bei der die Anwesenheit im Tätigkeitsbereich als Arbeitszeit gewertet wird. Dementsprechend werden Kosten für die Übernachtung und Verpflegung steuerlich erstattet.

Ausnahme: Fahrtkosten

Ein wichtiger Aspekt bei einer Krankheit während einer Dienstfahrt sind die Fahrtkosten. Denn die Rückkehr zum Arbeitsplatz muss erfolgen, auch wenn die Geschäftsreise nicht erfolgreich beendet werden konnte. Dementsprechend ist eine steuerliche Erstattung von Fahrt- oder Flugkosten weiterhin ohne Probleme möglich.

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