Es gibt keine allgemeingültige Aussage bis wann die Reisekostenabrechnung erfolgen muss. Für den Arbeitnehmer ist hier wichtig, dass er zeitnah abrechnet. Zudem sollte der Geschäftsreisende über gültige Dokumente für Auslandsreisen, eine eventuelle Reise- oder Abrechnungsverordnung informiert sein.
Innerhalb dieser Dokumente können Fristen genannt sein, die dementsprechend einzuhalten sind. Bei der Reisekostenabrechnung handelt es sich ebenfalls um Arbeit, die dementsprechend auch in den Zeiten abgewickelt werden muss. Wer sich nicht an bekannte Fristen hält, der kann auf den Kosten sitzenbleiben.
Hinweise zur zeitlichen Komponente der Reisekostenabrechnung
Entsprechende Verordnungen können auf dem Mitarbeiter nur angewandt werden, wenn ihm diese bekannt waren oder sein mussten. Es ist jedoch schwer die Unkenntnis nachzuweisen. Entsprechend ist es wichtig und richtig sich vor der ersten Geschäftsreise zu informieren.
Für viele Angestellte ist es ein wichtiges Argument, dass die Abrechnung auf Grund angehäufter Arbeit nicht erledigt werden konnte. Im Zweifel kann sich der Chef dennoch auf bestehende Richtlinien berufen. Wer die Fristen kennt, der kann aber gegensteuern. Zeitnah vor Ablauf der Frist kann ein Gespräch geführt werden. Entweder die Abrechnung wird vorgezogen und geht fristgerecht ein oder es wird ein Aufschub der Reisekostenabrechnung erwirkt. Denn kann die vielleicht wichtigere Arbeit fortgesetzt werden.
Sollten Forderungen bestehen, die auf Grund einer Fristüberschreitung nicht bezahlt werden, sieht es für den Mitarbeiter schlecht aus. Entweder es wird hingenommen, dass der Arbeitnehmer das ausgelegte Geld nicht erstatten muss oder es kommt zum Bruch. Wird sogar ein Gerichtsverfahren angestrebt, kann die Kündigung die Folge sein. Denn ein Vertrauensbruch kann dazu führen, dass es beiden Seiten nicht zugemutet werden kann, das Arbeitsverhältnis fortzuführen.
Grundsätzlich ist die Fristsetzung rechtens. Dies geht auch aus einem Urteil des BAG vom 27. 02. 2002 hervor. Hier waren Fahrtkosten von Italien aus, welche für Auslandseinsätze vorgeschossen wurden, der Tatbestand. Ist eine Ausschlussfrist genannt, kann sich der Arbeitgeber auch darauf berufen.
