Reisekostenabrechnung trotz verlorener Quittung

Wenn ein Angestellter für sein Unternehmen auf Reisen geht, so lässt er sich eine Quittung ausstellen, wenn die Kosten über die Firma abgerechnet werden sollen. Nicht selten wird dieser Beleg, ist der Mitarbeiter erst wieder an seinem Arbeitsplatz, akribisch gesucht. Bleibt sie verschwunden ist dies noch kein Grund die Schultern hängen zu lassen. Eine akkurate Buchhaltung ist ohne Beleg nicht möglich. Aber unter bestimmten Bedingungen kann sich der Reisende selber eine Quittung ausstellen.

In welcher Situation darf eine Eigenquittung ausgestellt werden?

Eine Geschäftsreise ist oftmals sehr stressig. Viele Stationen müssen angelaufen werden und der Terminplan ist voll. Zudem werden auch noch Tickets für den Zug benötigt. Fehlende Ortskenntnisse und ein zeitlicher Druck lassen den Angestellten oftmals etwas vergessen. Mit einem Eigenbeleg kann ausgeholfen werden.

Bevor selber Hand angelegt wird, muss jedoch nachgefragt werden, ob ein erneuter Beleg ausgestellt werden kann. Erst wenn diese Möglichkeit ausgeschöpft und nicht wahrgenommen werden kann, wird die Quittung selbst erstellt. Der Mitarbeiter muss den Beleg anfertigen. Dieser sollte folgende Punkte beinhalten.

  • Name und Adresse des Empfängers (z.B. Gaststätte Akropolis)
  • Art der Ausgabe (z.B. Parkschein)
  • Aufgewendeter Betrag
  • Datum des Belegs
  • Unterschrift, Name und aktuelles Datum

Eine Vorlage für einen Eigenbeleg finden Sie übrigens in unserem Archiv.

Wissenswertes über den Eigenbeleg

Ein Eigenbeleg ist gerade vom Finanzamt nicht immer gerne gesehen. Diese Art von Unterlagen werden gerne einmal beschönigt und sind daher auch oft Bestandteil genauerer Überprüfungen. Um nicht in Schwierigkeiten zu geraten, sollten hier exakte Angaben gemacht werden. Auch Belege, die eigens ausgestellt wurde, müssen über eine Dauer von zehn Jahren zu den Akten gelegt werden. Vorsteuer kann bei Eigenbelegen nicht geltend gemacht werden.

Es gibt einige Ausgaben, wo ein Eigenbeleg normal und nicht die Ausnahme ist. Besonders das Trinkgeld und die Parkaufwendungen sind hier zu nennen. Denn für diese Aufwendungen gibt es häufig keinen gesonderten Beleg. Hier muss dann selber zu Stift und Zettel gegriffen werden.

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