Update: 01.12.2017 Die neuen Pauschalen zum Verpflegungsmehraufwand 2018 sind da!
Update: 20.12.2015 Die neuen Pauschalen zum Verpflegungsmehraufwand 2016 sind da!
Es war bereits im Dezember 2012 absehbar, dass nach dem Vermittlungsausschuss des Bundestages auch die anderen Instanzen der geplanten Reform des Reisekostenrechts zustimmen würden. Seit dem 01. Februar 2013 liegt nun auch die Zustimmung des Bundesrates vor. Das “Gesetz zur Vereinfachung der Unternehmensbesteuerung und des steuerlichen Reisekostenrechts” wird somit ab dem 1. Januar 2014 rechtsgültig und angewendet.
Mit der Reform des Reisekostenrechts zum Januar 2014 ändern sich einige Dinge für die Arbeitnehmer. Auch für die Arbeitgeber wird die Reisekostenabrechnung zukünftig einfacher, klarer und transparenter. Im Wesentlichen hat man aber nur an drei Stellen Änderungen vorgenommen:
- Es wird zukünftig nur zwei statt drei Verpflegungspauschalen geben.
- Es wird ab Januar 2014 eine „erste Tätigkeitsstätte“ festzulegen sein, die die bisher verwendete Begrifflichkeit der „regelmäßigen Arbeitsstätte“ ablöst.
- Die Berechnung der Unterkunftskosten ändert sich zukünftig ebenso wie die Berücksichtigung einer doppelten Haushaltsführung.
Allen Neuerungen rechtlicher Art begegnet man als Arbeitnehmer gewohnheitsmäßig zunächst mit Misstrauen, aber sie können durchaus gewisse Vorteile bedeuten. Worin diese im Einzelnen liegen können und auf welche Fälle sie zutreffen, erläutern wir im Anschluss.
Neuerungen bei der Verpflegungspauschale
Verpflegungsmehraufwendungen wurden bisher in einer dreistufigen Staffelung von 6, 12 und 24 Euro je aushäusigem Arbeitstag und Dauer der Abwesenheit abgerechnet. Nun hat man eine der drei Stufen gestrichen. Es wird zukünftig also nur noch zwei Stufen geben. In den Reisekostenabrechnungen ab Januar 2014 dürfen ab 2014 nur noch folgende Unterscheidungen getroffen werden:
- Ist man aus beruflichen Gründen mindestens acht Stunden aushäusig, sind Pauschalabrechnungen von 12 Euro zulässig.
- Bei einer berufsbedingten Abwesenheit vom Arbeitsplatz, die 24 Stunden dauert, dürfen für jeden ganzen Tag der Abwesenheit zukünftig pauschal 24 Euro abgerechnet werden.
Diese Summen sind Pauschbeträge, die unabhängig von den tatsächlich anfallenden Kosten je Reisetag angerechnet werden. Die An- und Abreisetage einer Dienstreise, die sich über mehrere Tage erstreckt, werden gesondert mit 12 Euro veranschlagt. Dabei spielt es keine Rolle, wie lange die Dauer der Abwesenheit vom Arbeitsplatz im Unternehmen dauern wird. Günstiger ist die neue Regelung vor allem in der Anwendung bei dienstlichen Kurzreisen. Nicht nur werden die An- und Abreisetage zum Tagungsort besser gestellt. Im Vergleich erhält man auch bei einer kurzen Abwesenheit von minimal acht Stunden doppelt so viel Geld wie bisher erstattet. Ist man aber nur vier oder sechs Stunden nicht am eigentlichen Arbeitsort anzutreffen und kann nach einer Tagung oder Besprechung im Nachbarort wieder in die Firma kommen, entfällt eine abrechenbare Verpflegungspauschale.
Übrigens: Die Komplette Tabelle mit den Inlands- und Auslandspauschalen finden Sie im Artikel zum Verpflegungsmehraufwand für 2014
Neuerungen bei der ersten Tätigkeitsstätte
Bisher sprach man von der „regelmäßigen Arbeitsstätte“. Nun wird man umdenken müssen. In der Reisekostenabrechnung geht es nun um die “erste Tätigkeitsstätte”. Die „erste Tätigkeitsstätte“ ist in den meisten Fällen die eigene Firma. Sie kann aber auch eine Auslandsniederlassung sein, in der man mehrere Jahre verweilen wird. Festgelegt wird die Bewertung der Arbeitsstätte als erste Arbeitsstätte entweder vom Arbeitgeber selbst oder durch das zuständige Finanzamt. Dabei kommen verschiedene Bewertungskriterien zur Anwendung – beispielsweise die Frage danach, wie lange und oft man an einer Arbeitsstätte anwesend ist oder wie lange die berufsbedingte Abwesenheit regelmäßig dauert. Damit wird der zunehmenden Flexibilisierung des Arbeitsmarktes Rechnung getragen. Mobile Arbeitsplätze, mehrjährige Auslandstätigkeiten oder nur zeitweise angemietete Projektbüros sind moderne Neuerungen, die immer häufiger zur Anwendung kommen.
Nach der neuen Regelung kann man ab Januar 2014 die Fahrt zum “ersten Tätigkeitsort” mit der Pendlerpauschale abrechnen. Die gefahrenen Kilometer werden als einfache Strecke gewertet. Ist man regelmäßig an unterschiedlichen Arbeitsorten tätig, darf man zukünftig alle anderen Fahrtkosten komplett über die Kilometerpauschale abrechnen. Hier wird also die gesamte gefahrene Strecke abgerechnet. Der neu eingeführte Begriff der „ersten Tätigkeitsstätte” wirkt sich auch steuerlich aus. Der „geldwerte Vorteil“, den ein Dienstwagen bedeutet, wird anders bewertet. Steuerlich ins Gewicht fällt zukünftig lediglich die einfache Fahrt, die man zur “ersten Tätigkeitsstätte” unternimmt. Sämtliche anderen Strecken, die man zurücklegt, sind steuerfrei gestellt, die sie als geschäftlich bedingte Fahrten gewertet werden.
Neuerungen in Sachen Unterkunftskosten und doppelter Haushaltsführung
Gesetzt den Fall, man würde mehrere Jahre statt am ersten Arbeitsort in Hamburg in einer japanischen Auslandsfiliale oder bei einer längerfristigen Projektbetreuung in München eingesetzt werden, könnte man zukünftig Übernachtungskosten – egal, ob es sich um ein Hotel handelt oder man eine Wohnung anmieten muss – für 48 Monate bzw. vier Jahre lang als Werbungskosten anrechnen. Dies gilt nach der Reisekostenreform ohne jede Einschränkung. Lebt man aber sechs Jahre in einem anderen Ort als dem, der als „erste Tätigkeitsstätte“ definiert wurde, muss man für die restliche Zeit die „doppelte Haushaltsführung “ heranziehen, um die Kostenabrechnung korrekt abzuwickeln. Die tatsächlich anfallenden Unterkunftskosten bzw. die Mehraufwendungen einer doppelten Haushaltsführung können von den betroffenen Arbeitnehmern bis zu monatlichen 1000 Euro als anrechenbaren Maximalbetrag abgerechnet werden. Die Größe der angemieteten Wohnung im zeitweiligen Dienstort spielt keine Rolle. Die regional geltenden Vergleichsmieten müssen zukünftig nicht mehr nachgewiesen werden. Nachteilig wirkt sich allerdings aus, dass man die preisliche Differenz zu den gesetzlich festgesetzten Unterkunftskosten selbst tragen muss. Schlagen also die angemietete Wohnung oder die Hotelkosten mit mehr als den festgesetzten 1000 Euro monatlich zu Buche, muss man den Differenzbetrag aus eigener Tasche dazu legen. Luxushotels oder überteuerte Wohnungen müssen zumindest teilweise aus eigener Tasche bezahlt werden.
Gesamtbewertung der neuen Regelungen
Die Inhalte der Reform zum Reisekostenrecht sind insgesamt vorteilhafter – sowohl für den Arbeitnehmer als auch für die Arbeitgeber. Auf Arbeitnehmerseite können höhere Rückerstattungen der tatsächlichen Ausgaben beantragt werden. Entweder können diese am Jahresende im Nachhinein steuerlich berücksichtig werden oder der Arbeitgeber übernimmt die Erstattung per Reisekostenabrechnung, wenn die aushäusige Geschäftstätigkeit beendet wurde. Aus Sicht des Arbeitgebers sind klarere Gesetzesregelungen gegeben und die Abrechnung wird insgesamt einfacher. Das Herumgerechne mit drei verschiedenen Verpflegungspauschalen entfällt. Bei einer nur kurzen Abwesenheit während des Arbeitstages erhält man keine Verpflegungspauschale, wenn die Abwesenheit kürzer als acht Stunden ist. Besser gestellt sind aber kurze Dienstreisen. Hier bekommt man eine deutlich höhere Rückerstattung bei Auswärtsterminen, die länger als acht Stunden dauern.
Lesen Sie ergänzend auch den Artikel zur Entfernungspauschale im Lexikon auf reisekostenabrechnung.com.
Ich habe mir vor ein paar Tagen dieses Buch bei Buch.de gekauft:
Änderungen im Reisekostenrecht 2013/2014
ISBN-13: 978-3732246472
Da wird die alte Regelung mit der Neuen verglichen. Mir gefällts.