Die Reisekostenrichtlinie schreibt den Mitarbeitern vor, was sie sich während der Geschäftsreise erlauben dürfen. Ist die Buchung eines 5-Sterne-Hotels gestattet? Sind Beförderungsmittel, wie Bahn oder Bus, zu bevorzugen? Solche und weitere Aspekte, welche oftmals die Planung betreffen, werden in der Richtlinie verbindlich festgehalten.
Aber wie verbindlich? Einer aktuellen Studie, dem Business Traveller Report 2015, zufolge, verstoßen von zehn Mitarbeitern mehr als drei gegen die Reisekostenrichtlinie. Die Studie wurde von Concur und Technonsult durchgeführt. Hierfür folgte eine Befragung von 1.520 Reisenden aus der Geschäftswelt. Die Unternehmensgrößen waren durchgehend vertreten. Ein wichtiges Kriterium war, dass zumindest einmal im Monat eine Geschäftsreise angetreten wird.
Reisende schummeln gerne bei den Finanzen
Das Unternehmen erlässt Reisekostenrichtlinien und glaubt dann oftmals blauäugig daran, dass diese auch befolgt werden. Bei der durchgeführten Befragung kam jedoch ans Licht, dass knapp 30 Prozent die gesetzten Limits überschreitet.
Dies betrifft die Art der Fortbewegung. Denn niemand ist gerne lange unterwegs. Die schnellste Verbindung wird der kostengünstigsten Reise daher oft vorgezogen. Aber auch in Sachen Komfort werten die Geschäftsreisenden ihren Ausflug oftmals auf. In diesem Sinne wird auch vermehrt auf das Taxi zurückgegriffen.
Dies macht sich auch bei den Unternehmen bemerkbar. Knapp jedes sechste Unternehmen hat sein zuvor festgelegtes Budget um 15 Prozent überzogen. Auch bei der Buchung werden Vorschriften überschritten. Im Gegensatz zu anderen Aspekten, die häufig nicht kontrolliert werden können, werden hier fällige Belege gefordert.
Aber auch die Firmen müssen nachbessern. Oftmals, sogar zu 68 Prozent, müssen Arbeitnehmer die Reise vorfinanzieren. Die Abrechnung zwischen Unternehmen und Angestelltem findet anschließend statt. Zwischen zwei und sieben Wochen vergehen, bis das Geld wieder auf dem Konto des Mitarbeiters zu finden ist.
Wegen Unzufriedenheit oder hoher Belastung haben 16 Prozent der Reisenden eingeräumt, auch mal eine private Quittung zur Buchung abzugeben. Ebenfalls 16 Prozent nehmen die Reisekosten, sowie die angebundenen Prozesse, von den gesamten unternehmerischen Ausgaben ein.
