Steuerliche Betrachtung von Bahncards bei der Reisekostenabrechnung

Die von der Deutschen Bahn herausgegebenen Bahncards sind bei privaten Kunden sehr beliebt. Immer öfter stellen auch Unternehmen ihren Mitarbeitern Bahncards zur Verfügung, um die Reisekosten zu senken oder auch um gute Arbeit zu honorieren. Werden die Bahncards dann jedoch auch für private Fahrten mit der Bahn genutzt, gilt es steuerlich einige Besonderheiten zu beachten.

Die Vorteile der Bahncard

Die Deutsche Bahn bietet ihren Kunden verschiedene Bahncards an. Ihre Bezeichnung verweist gleichzeitig auf den Rabatt, der auf den Normalpreis und auf alle Sparangebote der Bahn gewährt wird. Mit der Bahncard 25 ermäßigt sich der Ticketpreis um 25 Prozent, mit der Bahncard 50 zahlen Kunden schon nur noch die Hälfte. Mit der Bahncard 100 sind alle Fahrten mit der Bahn kostenfrei. Die Bahncard ist mit ihrem gezahlten Festpreis auf die Nutzung der ersten oder zweiten Klasse limitiert. Sie werden immer personengebunden ausgestellt und gelten in Verbindung mit einem gültigen Ausweisdokument. Die Bahncard 100 wird sogar mit einem Passfoto versehen. Die Karten sind im Nah- und Fernverkehr der Bahn gültig und schließen die kostenlose Nutzung des öffentlichen Nahverkehrs am Abfahrts- und am Zielort mit ein. Kinder bis zu einem Alter von 15 Jahren fahren bei ihren Eltern oder Großeltern kostenlos mit. Außerdem ermöglichen die Bahncards den Erwerb weiterer Zusatzkarten, die deutliche Preisermäßigungen bieten. Bahncards gelten jeweils ein Jahr ab dem Tag des Erwerbs, sie verlängern sich um ein weiteres Jahr, wenn sie nicht sechs Wochen vor Laufzeitende schriftlich gekündigt werden. Genaue Informationen erhalten Interessierte im Internetportal der Deutschen Bahn.

Für Unternehmen gibt es spezielle Bahncards, bei denen der Firmenkundenrabatt (sog. Bahncard Business) mit dem der Bahncard kombiniert wird. Das senkt die Reisekosten zusätzlich.

Bahncard eines Arbeitnehmers sind Werbekosten

Erwirbt ein Arbeitnehmer eine Bahncard und setzt sie vorwiegend für Dienstfahrten und Fahrten zur Arbeitsstätte ein, dann dürfen die Kosten als Werbungskosten bei der Einkommenssteuererklärung berücksichtigt werden. Wenn private Fahrten nur einen geringen Teil einnehmen und wenn die regulären Ticketpreise für die Fahrten zur Arbeit den Preis der Bahncard übersteigen, dann kann ihre private Nutzung vernachlässigt werden. Die Kosten für die Bahncard können stets in dem Jahr abgesetzt werden, im dem sie bezahlt worden ist.

Kostenübernahme durch den Arbeitgeber

Viele Unternehmen überlassen ihren Angestellten eine Bahncard. Hier muss unterschieden werden, für welche Fahrten sie genutzt wird.

Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte werden dem privaten Bereich des Arbeitnehmers zugeordnet. Die Überlassung der Bahncard für solche Fahrten ist als Teil des Arbeitslohnes lohnsteuer- und sozialversicherungspflichtig und zwar in dem Monat, in dem die Bahncard angeschafft wird. Der Arbeitgeber kann auch die pauschale Abführung der Steuer in Höhe von 15 Prozent wählen, dann entfällt die Sozialversicherungspflicht. Allerdings darf nur der Betrag pauschaliert werden, der auch mit der Entfernungspauschale (oder siehe Artikel zur Pendlerpauschale im Lexikon) abgesetzt werden dürfte.

Wird die Bahncard vor allem für dienstliche Fahrten genutzt und nur gelegentlich auch privat, dann ist die Erstattung der Kosten durch den Arbeitgeber steuerfrei möglich. Dafür lassen sich die Finanzbehörden gern nachweisen, wie viele dienstliche Bahnfahrten mit der Bahncard absolviert wurden. Die eingesparten Ticketkosten müssen höher sein als der Preis der Bahncard. Eine Bahncard 100 kostet für die Nutzung in der zweiten Klasse aktuell 4.090 Euro. Damit können Dienstreisen ohne Ticketkauf im gesamten Gebiet der Bundesrepublik absolviert werden. Arbeitnehmer, die die Bahncard auch für private Fahrten und für Fahrten zur Arbeitsstätte nutzen, müssen aber trotzdem für jede einzelne Reise den Preis des Normaltickets ermitteln. Nur wenn ihr Arbeitgeber mehr als 4.090 Euro durch die Bahncard spart, ist auch die private Nutzung steuerfrei möglich.

Kann die oben genannte Kostenersparnis nicht nachgewiesen werden, muss der Arbeitgeber den geldwerten Vorteil der Bahncard versteuern. Ein Beispiel: Ein Angestellter führt mehrere Dienstreisen im Jahr durch, für die normalerweise Bahnkosten in Höhe von 200 Euro anfallen. Der Arbeitgeber stellt ihm eine Bahncard 50 zur Verfügung, die er auch privat nutzen darf. Die Bahncard 50 kostet aktuell 255 Euro. Damit müssen für die dienstlichen Reisen nur noch 100 Euro aufgebracht werden. Der Arbeitgeber übernimmt die Gesamtsumme in Höhe von 355 Euro (100 Euro Ticketpreise plus 255 Euro Bahncard), die damit 155 Euro höher ist als die tatsächlichen Kosten. Diese 155 Euro sind als geldwerter Vorteil Teil des Arbeitslohnes und müssen versteuert werden. Wird die Bahncard für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeit eingesetzt, kann der Arbeitgeber den geldwerten Vorteil pauschal mit 15 Prozent versteuern, allerdings wie oben schon beschrieben nur bis zur Höhe des Betrages für die Entfernungspauschale. Erfolgt die Verwendung der Bahncard außer für Dienstreisen nur für private Fahrten, so ist für den geldwerten Vorteil der Regelsteuersatz anzusetzen, der auch für die individuelle Lohnabrechnung gültig ist.

Bahncard als Betriebsausgaben

Auch Selbständige und Freiberufler können die Vorteile der Bahncard nutzen, wenn sie viele betriebliche Fahrten mit der Bahn unternehmen. Dann sind die Kosten als Betriebsausgaben absetzbar. Auch hier sollten Übersichten geführt werden, aus denen die Fahrtkosten ohne Bahncard und die tatsächlichen Ausgaben ersichtlich werden. Dann wird auch das Finanzamt an der Betriebsausgabe nichts auszusetzen haben.

Hinweise für die Praxis

Die steuerliche Behandlung von der Bahncard ist immer vom Einzelfall abhängig. Inhaber der Karte sollten auf eine genaue und lückenlose Dokumentation achten. Das kann bei der Bahncard25 oder 50 über die Reisekostenabrechnung erfolgen. Wird hier der reguläre Ticketpreis samt der Ersparnis angegeben, kann ein Finanzprüfer schnell ermitteln, in welcher Höhe sich mit der Bahncard die betrieblichen Reisekosten vermindert haben.

Bei der recht preisintensiven Bahncard100 werden keine Tickets erworben, daher empfiehlt sich eine gesonderte Dokumentation. Hier wird das Finanzamt genau hinsehen. ob das Unternehmen wirklich Kosten spart oder die private Nutzung erheblich ist. Dazu gab es 2004 ein Schreiben der Oberfinanzdirektion (OFD Berlin v. 21.12.2004 – St 157 – S 2334 – 10/03). Aufgezeichnet werden sollten also alle Dienstfahrten mit dem regulärem Fahrpreis.

Für Arbeitgeber ist es wichtig, bereits bei Überlassung einer Bahncard an den Arbeitnehmer festzuhalten, wie sie voraussichtlich genutzt wird und ob die Voraussetzungen einer Steuerfreiheit bzw. Pauschalierung vorliegen werden.