Die Abrechnung der Geschäftsreisen ist häufig eine Problemzone innerhalb des Unternehmens. Viele Vorschriften und die Komplexität der Umsetzung erschweren die Reisekostenabrechnung. Auch die Tatsache, dass mehrere Mitarbeiter Angaben machen, überprüfen, einreichen und abrechnen müssen, ist eine beliebte Fehlerquelle. Nachfolgend sollen typische Fehler bei der Reisekostenabrechnung gesammelt werden.
5 typische Fehler bei der Reisekostenabrechnung innerhalb eines Unternehmens
1. Die regelmäßige Arbeitsstätte wird nicht per Dienstfahrt erreicht
Wer vom eigentlichen Arbeitsplatz beispielsweise einmal wöchentlich zur Zweigstelle fährt, kann diese Kosten nicht über die Reisekostenabrechnung geltend machen.
2. Die Quittung muss nicht sämtliche Informationen enthalten
Sollten bei einem Restaurantbesuch nicht alle Daten (Ort, Zeit, Datum, Anlass, Anzahl der bewirteten Personen, etc.) auf der Quittung vermerkt sein, so kann der Arbeitgeber selber ein Schriftstück mit diesem Informationen anfertigen und einreichen.
3. Bei Auslandsreisen gelten auf dem Rückweg die Pauschalen des Abreiselandes
Die Auslandspauschalen sind eine häufige Fehlerquelle. Werden die Regelungen von Deutschland, dem Zielland oder den jeweiligen Durchreiseländern beachtet? Wer auf Dienstreise in Italien war und über die Schweiz zurückreist, der muss die Regelungen aus Italien anwenden.
4. Unternehmen sind nicht verpflichtet sämtliche Pauschalen zu gewähren
Unternehmen unterliegen keiner gesetzlichen Pflicht die Pauschalen für Verpflegung für die Mitarbeiter zu zahlen. Sollte keine Übernahme der Kosten gewährt werden, so kann der Mitarbeiter die entstandenen Kosten bei seiner Steuererklärung als Werbekosten angeben.
5. Reisekostenbelege ohne Unterschrift sind trotzdem gültig
Die Abrechnung in Bezug auf Reisekosten unterliegt der Formfreiheit. Dies bedeutet, dass niemand unterschreiben muss, um die Gültigkeit zu bestätigen. Die Auszahlung und Abrechnung sollte unabhängig von einer Unterschrift durchgeführt werden können. Sollte ein Beleg mal abhandengekommen oder aus sonstigen Gründen nicht mehr auffindbar sein, so kann sogar ein Eigenbeleg ausgestellt werden.
Auch weil die Umsetzung der Reisekostenabrechnung innerhalb eines Unternehmens viele Fehler aufwirft, findet im Jahr 2014 eine Reisekostenreform in Deutschland statt.
