Gerade bei den Fahrtkosten geht es häufig um sehr viel Geld. Denn innerhalb eines Unternehmens ist es meist nicht nur ein Angestellter, der im Auftrag der Firma herumfährt. Betrachten wir nun noch die Kosten für Autos und den Sprit, so kann sich jeder ausmalen, dass Fahrtkosten zu den teuersten Reisekosten zählen. Unterschiede gibt es hier zwischen Selbstständigen und Angestellten. Häufig ist den Leuten nicht vollkommen klar, wenn es sich um Fahrtkosten als Reisekosten handelt.
Wie werden Fahrtkosten als Reisekosten im Sinne des Steuerrechts definiert?
Der Angestellte oder Selbstständige kann Fahrtkosten als Reisekosten geltend machen, wenn er sein eigenes Auto oder ein geliehenes Privatfahrzeug nutzt. Weiterhin muss die Reise gar nicht mit dem PKW angetreten werden. Auch die Nutzung von öffentlichen Verkehrsmitteln sind Fahrtkosten, die im diesem Sinne als Reisekosten geltend gemacht werden können.
Ist jedoch ein Firmenwagen vorhanden, so handelt es sich bei dessen Benutzung nicht um absetzungsfähige Reisekosten für den Angestellten. Die Belastung liegt hier einzig und allein bei dem Unternehmen. Auch für die Fahrt zu Arbeit als regelmäßige Arbeitsstätte gibt es keine Fahrtkosten erstattet. Diese Belastung wird über die sogenannte Pendlerpauschale abgegolten.
Wie können die Fahrtkosten erstattet werden?
Um sich die Fahrtkosten erstatten zu lassen, müssen diese zunächst einmal erfasst werden. Über ein Fahrtenbuch kann die Kilometerzahl für private und dienstliche Fahrten festgehalten werden. Die dienstlichen Fahrten werden prozentual erfasst. Daraus lassen sich die Kosten für den Sprit, die Versicherung und Abschreibung berechnen. Der Angestellte reicht seine Forderung beim Unternehmen ein. Hier ist oftmals sogar nur die Abrechnung der Kilometer einzureichen. Den Rest übernimmt die Buchhaltung der Firma.
Als Selbstständiger gibt es keine eigene Lohnbuchhaltung, die für die Kostenerstattung zuständig ist. Hier muss der Selbstständige selber tätig werden. Die genannten Kosten werden einfach als Betriebsausgaben in der Steuererklärung gegenüber dem Finanzamt geltend gemacht.