Die Reisekosten-Reform zum 01. Januar 2014 ist nicht mit wenigen Änderungen abgetan. Die Unternehmen müssen sich umstellen, wollen sie keine Probleme mit dem Finanzamt bekommen. Wann liegt eine Dienstreise vor? Was ist die erste Tätigkeitsstätte? Müssen Kundenbesucher künftig schriftlich festgehalten werden? Wurden die Verpflegungspauschalen geändert? Diese und weitere Fragen sollten in den Firmen derzeit geklärt werden.
Warum die Chefs sich aktiv in die Reisekosten-Debatte einmischen sollten
Innerhalb eines Unternehmens gibt es festgelegte Routinen. Bezüglich der Reisekosten betrifft dies sogar fast jede Abteilung. Wer Außendienst verrichtet, öfters auf Geschäftsreise geht, an Fortbildungen teilnimmt oder aus weiteren Gründen gelegentlich abseits des Arbeitsplatzes agiert, der ist vielleicht von der Reisekostenreform betroffen. Weder die Mitarbeiter, noch das Unternehmen möchte dabei Schwierigkeiten mit dem Finanzamt haben.
Als Vorgesetzter besteht die Möglichkeit das Unternehmen auf die Veränderung vorzubereiten. Dokumente müssen geändert werden, Mitarbeiter müssen sich mit der neuen Situation vertraut machen. Es sollte, werden häufig Dienstreisen unternommen, eine Anlaufstelle für die Mitarbeiter geben, wo sie beraten werden. Im Umkehrschluss bedeutet dies, dass zumindest ein Angestellter sich umfassend in das neue Recht einarbeiten muss. Dieser hat wiederum weniger Zeit für seine ursprüngliche Arbeit.
Geplante Mehrarbeit vs. Unerwartete Mehrarbeit
Es sind noch gut zwei Monate, bis die Änderungen im Reisekostengesetz greifen. In dieser Zeit kann viel vorbereitet werden. Mitarbeiter können sich einarbeiten, Dokumente können überarbeitet werden und dabei wird vielleicht andere Arbeit liegen bleiben. Aber dies geschieht mit dem Wissen der Angestellten und der Vorgesetzten.
Schlimmer ist es jedoch, wenn mit Beginn des neuen Reisekostengesetzes Verwirrung entsteht. Und zwar erst dann, wenn damit gearbeitet werden muss. An dieser Stelle bleibt Arbeit liegen, ohne dass Vorbereitungen getroffen wurden. Während in diesem Jahr noch so geplant werden kann, dass zumindest die wichtigen Dinge erledigt werden, wirken sich Unstimmigkeiten in 2014 schwerwiegender aus.