Wenn der Chef verreist – Geschäftsreise vorbereiten!

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Geschäftsreisen sind eigentlich nie Chefsache. Nicht einmal wenn der Vorgesetzte selber verreist, wird sich um die Reiseplanung gekümmert. Dies erledigen die Mitarbeiter. Häufig ist es die Sekretärin oder der Sekretär, alternativ auch ein Angestellter, der gesondert für das Ressort der Geschäftsreisen eingestellt wurde. Der Chef erfährt die Kompetenz des Angestellten bei der Planung hier am eigenen Leib. Daher sollten möglichst keine Fehler unterlaufen und auch Unabwägbarkeiten eingeplant werden.

Die Geschäftsreise für den Chef planen!

Eine Geschäftsreise besteht aus unterschiedlichen Facetten und gelegentlich auch aus mehreren Stationen. Für den Mitarbeiter, der einerseits die Planung übernimmt, andererseits aber gar nicht an der Reise teilnimmt, kann dies eine große Herausforderung sein.

  1. ReiseplanungStandortDie Reise kann mit dem Bus, der Bahn oder dem Flugzeug erfolgen. Kürzere Strecken werden gelegentlich auch mit dem PKW zurückgelegt. Bei der Bahn müssen ausreichende Pufferzeiten zum Umsteigen berücksichtigt werden. Gleichzeitig sollte die Wartezeit nicht zu lang sein. Beim Flugzeug kann ein besserer Service geboten werden, wenn Vielfliegermeilen gesammelt werden.
  2. Verzögerungen – Ein Meeting lässt sich häufig nicht auf die Sekunde genau berechnen. Daher sollten bei Bahnreisen Ausweichfahrten zur Verfügung stehen. Ein Flug muss entsprechend großzügig geplant werden.
  3. Motorisierung – Auch vor Ort muss der Chef mobil bleiben. Die Organisation eines Mietwagens erleichtert die Fortbewegung und die Reise vom Flughafen oder Bahnhof zum Hotel. Alternativ kann ein Taxi geordert oder dem Vorgesetzten die Telefonnummer eine dortigen Taxizentrale gereicht werden.
  4. Daten notieren – Wann geht der Flug oder fährt die Bahn, an welchem Tag und Ort findet die Versammlung statt und wo muss Umgestiegen werden? In welchem Hotel und welchem Zimmer wird geschlafen. Solche Fragen sollte der Chef übersichtlich auf einem Zettel beantwortet bekommen.

Vorgesetzte sind in vielen Bereichen kompetent. In anderen Aufgabenfeldern sind sie jedoch auf die gute Zuarbeit der Untergebenen angewiesen. Geschäftsreisen gehören dazu.

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