Wie muss eine Hotelrechnung für die Reisekostenabrechnung aussehen?

Hotel, Service, Hotelservice als Reisekosten

Hotel, Service, Hotelservice als ReisekostenGelegentlich kommt es zu Streitereien zwischen Angestellten und Arbeitgebern, weil diverse Unterlagen nicht der notwendigen Form entsprechen. Dies kann auch bei der Hotelrechnung in Bezug auf die Reisekosten der Fall sein. Unternehmen können sich frei entscheiden, ob Kosten für die Übernachtungen über die Reisekosten abgedeckt werden. Sie können ihre Ansicht hier aber nicht, je nach Mitarbeiter oder Fall ändern.

Was wird vom Unternehmen übernommen?

Sollte das Unternehmen die Übernachtungskosten tragen, so sind damit die blanken Hotelkosten gemeint. Sollte der Angestellte jedoch die Möglichkeit wahrgenommen haben und hat bei einem Freund oder Bekannten genächtigt, so kann bestenfalls eine Übernachtungspauschale gewährt werden. Stellt sich das Unternehmen jedoch grundsätzlich gegen die Zahlung von Hotelkosten, so können diese, im Gegensatz zur Übernachtungspauschale, in der Steuererklärung aufgeführt werden.

Was sollte in der Hotelrechnung aufgeführt sein?

Zunächst einmal ist es wichtig, dass die Anschrift und der Name aufgeführt werden. Übernimmt das Unternehmen die Kosten, so sind der Name der Firma und auch die entsprechende Anschrift zu wählen. Es versteht sich von selbst, dass die Frage, ob das Unternehmen zahlt, vor Reiseantritt zu klären ist.

Sollte das Unternehmen die Kosten nicht tragen, so können diese in der Steuererklärung geltend gemacht werden. Dafür muss die Rechnung aber schlussendlich auf den eigenen Namen und auf die eigene Adresse ausgestellt werden.

Zählt das Frühstück zur Hotelrechnung?

Die Hotelrechnung sollte gesondert ausgewiesen werden. Dies ist darauf zurückzuführen, dass nach aktueller Gesetzeslage auf die Kosten der Übernachtung lediglich 7 Prozent Mehrwertsteuer aufgeschlagen werden. Für sämtliche anderen Leistungen, welche innerhalb des Hotels anfallen, wird ein Mehrwertsteuersatz von 19 Prozent berechnet.

Dies gilt insbesondere auch für die Frühstückskosten. Diese werden häufig zusammen mit der Übernachtung im Hotel wahrgenommen. Es sollten hier also zwei separate Rechnungen ausgewiesen werden, die jeweils den korrekten Satz der Steuer für den Arbeitgeber aufführen.

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